Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

"Die Kasse muss klingeln" – so sagt es der Volksmund. In der Praxis ist das typische Geräusch alter Registrierkassen zwar längt aus den Läden verschwunden, doch anstelle dessen haben moderne Kassensysteme andere Fähigkeiten. Für Einzelhändler, Handwerker, Dienstleister und Gastronomen bedeutet das aber nicht nur die Einarbeitung in eine andere Technik. Vielmehr müssen sie auch neue Regelungen kennen und damit verbundene Verpflichtungen beachten. 

Meldepflicht für Registrierkassen

Ursprünglich sollte eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bereits ab 2020 gelten. Mehrfach wurde sie seitdem allerdings verschoben. Der Grund: Weder digital noch auf dem Papier gab es ein Verfahren für die Umsetzung. Dies ist seit dem 1.1.2025 jedoch anders. Dafür sorgt die ERiC-Schnittstelle im Programm "Mein ELSTER" (BMF, Schreiben v. 28.06.2024, IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, BStBl I 2024, 1063 (2)).

Hintergrund der Kassenmeldepflicht beim Finanzamt ist, dass die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme gewinnen möchte. Dabei will sie nicht nur wissen, welche Systeme eingesetzt werden. Sie interessiert sich auch für deren Alter, ihre mögliche Vernetzung und die verwendeten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Denn mit diesen müssen elektronische Kassen seit 2023 ebenfalls ausgerüstet sein.

Was Kassennutzer nun tun müssen

Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzen, müssen dies seit 2025 ihrem Finanzamt melden. Dies gilt auch für andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie z. B. Waagen mit Kassenfunktion. Bei allen Systemen, die vor dem 1.7.2025 gekauft, geleast oder gemietet werden, profitieren sie dabei von einer Übergangsfrist. Das heißt, diese Geräte sind bis zum 31.7.2025 über das "Mein ELSTER"-Portal anzumelden. Elektronische Kassen, die Unternehmen ab Juli 2025 anschaffen, müssen dann innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist dennoch jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme dabei aber keine Kassenfunktion wie dies z. B. bei Orderhandys der Fall ist, wird nur das System mit Kassenfunktion übermittelt. Zu beachten ist bei der Meldung außerdem, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst werden.

Die Meldepflicht für Registrierkassen betrifft allerdings nicht nur deren Inbetriebnahme. Wer ein elektronisches Kassensystem nicht mehr nutzt, muss dies ebenso bei seinem zuständigen Finanzamt melden. Dies gilt unabhängig davon, ob die alte Kasse durch eine neue ersetzt wird, ob sie nicht mehr funktioniert oder vielleicht gestohlen wurde. Die Meldefrist beträgt auch in diesem Fall einen Monat.

Damit Unternehmen ihrer Mitteilungspflicht fristgerecht nachkommen können, sollten sie sich  einen Überblick über die in ihrem Betrieb genutzten Geräte verschaffen. Dazu gehört auch eine Übersicht über die Daten, die sie für die Meldung benötigen. Liegen diese vor, lassen sie sich schnell und unkompliziert nach Freischaltung der Schnittstelle in "Mein ELSTER" einpflegen und übermitteln.

Erforderliche Angaben in der Mitteilung

Neben Angaben zum Steuerpflichtigen erfordert die Meldung an die Finanzbehörde einige Informationen zum eingesetzten Kassensystem. Zu übermitteln sind daher Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Hinzu kommen Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer sowie zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung. Ebenfalls anzugeben ist die Anzahl der genutzten Systeme sowie deren Anschaffungsdatum. Wird ein Gerät außer Betrieb genommen, melden Unternehmer das entsprechende Datum und den Grund.