Ein mögliches Verschulden eines Vertreters ist dem Steuerpflichtigen zuzurechnen.[1]
Wirksame Vertretung setzt entweder (gesetzliche) Vertretungsmacht oder (rechtsgeschäftlich erteilte) Vollmacht voraus.[2] Vom Vertreter zu unterscheiden ist der (im Gesetz nicht eigens geregelte) Bote.
Während der Vertreter eine eigene Willenserklärung im Namen des Vertretenen abgibt, überbringt der Bote lediglich eine fertige fremde Willenserklärung. Der Vertreter muss wenigstens beschränkt geschäftsfähig[3], der Bote kann auch geschäftsunfähig sein.
Ein typischer Fall der Vertretung ist das Rechtsberatungs- oder Steuerberatungsmandat. Hierbei ist ein Bevollmächtigter verpflichtet, seinen Bürobetrieb so zu organisieren, dass Fristversäumnisse ausgeschlossen sind. Zu dieser Organisationspflicht gehört es, eine Ausgangskontrolle zu schaffen, die ausreichende Gewähr dafür bietet, dass fristwahrende Schriftstücke nicht über den Fristablauf hinaus im Büro liegen bleiben.[4]
Dazu ist es grundsätzlich unerlässlich, dass ein Fristenkontrollbuch (Fristenkalender oder eine vergleichbare Einrichtung) geführt wird. Im Fristenkalender muss der Fristablauf für jede einzelne Sache vermerkt sein. Die Einhaltung der Frist muss durch tägliche Einsichtnahme in den Fristenkalender gesichert werden.[5]
Die Eintragung im Kontrollbuch gewährleistet eine Überwachung der Fristensache bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Absendung des fristwahrenden Schriftstücks in einem Postausgangsbuch festgehalten wird und die Frist auf der Grundlage letzterer Eintragung gelöscht wird.[6]
Im Fall des Falles hat der Antragsteller (i. d. R. wiederum über seinen steuerlichen Vertreter) schlüssig darzulegen, welche Vorkehrungen im Büro des Prozessbevollmächtigten zur Wahrung von Rechtsmittelfristen getroffen worden sind.
Zum Ausschluss eines dem Prozessbevollmächtigten anzulastenden Organisationsmangels fordern die obersten Gerichtshöfe des Bundes übereinstimmend, dass neben der Führung eines Fristenkontrollbuchs sichergestellt ist, dass die Absendung der entsprechenden Schreiben in einem besonderen Vorgang überwacht wird (Ausgangskontrolle).[7]
Wenn im Büro des Prozessbevollmächtigten nicht sichergestellt ist, dass die Absendung fristwahrender Schriftsätze in einem besonderen Vorgang überwacht wird, liegt regelmäßig allein schon darin ein die Wiedereinsetzung ausschließender Organisationsmangel.[8]
Die Ausgangskontrolle muss deshalb einer Person übertragen sein, die den gesamten Vorgang überwacht, z. B. derjenigen Person, die den Fristenkalender führt oder die den Vorgang bearbeitet hat.[9] Die Erledigung des fristwahrenden Schriftsatzes muss jedenfalls bis zu seiner Absendung überwacht werden.[10] Dabei darf die Fristnotierung frühestens dann gelöscht werden, wenn die Rechtsmittelschrift unterzeichnet und postfertig gemacht worden ist.[11]
Soll ein fristwahrender Schriftsatz per Telefax übermittelt werden, ist eine zuverlässige Endkontrolle nur gewährleistet, wenn die Frist im Fristenkontrollbuch erst gelöscht wird, nachdem ein von dem Telefaxgerät des Absenders ausgedruckter Einzelnachweis vorliegt, der die ordnungsgemäße Übermittlung belegt.
Bedient sich daher ein Prozessbevollmächtigter zur Übermittlung fristwahrender Schriftsätze eines Telefaxgeräts, genügt er seiner Verpflichtung, für eine wirksame Ausgangskontrolle zu sorgen, nur dann, wenn er die Weisung erteilt, dass Notfristen erst nach Kontrolle des – die Anzahl der übermittelten Seiten anzeigenden – Sendeberichts im Fristenkalender gelöscht werden dürfen.[12]
Ein Prozessbevollmächtigter braucht sich aber andererseits nicht durch Rückfrage bei der beauftragten Anwaltssekretärin oder durch persönliche Einsichtnahme in die Sendeberichte zu vergewissern, ob seine Anweisung zur fristwahrenden Übermittlung eines Schriftsatzes per Telefax befolgt worden ist.[13]
Wenn ein Prozessvertreter über das rechtlich gebotene Maß hinaus weitere organisatorische Sicherungen – z. B. eine doppelte Fristenkontrolle – anordnet, führt dies allerdings nicht zu einer Verschärfung seiner Sorgfaltspflichten.[14]
Mechanische Tätigkeiten untergeordneter Art darf ein Prozessvertreter einer zuverlässigen Bürokraft überlassen; hierzu gehören auch die Berechnung einfacher und in dem jeweiligen Büro geläufiger Fristen[15], aber auch die Eintragung in das Fristenkontrollbuch und die weitere Kontrolle der Fristen. Allerdings muss für die Fristnotierung im Kalender und die Überwachung der Fristen eine bestimmte Fachkraft verantwortlich sein. Unterläuft dieser dann hierbei ein Versehen, braucht der Prozessvertreter dieses nicht als eigenes Verschulden zu vertreten. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass er alle Vorkehrungen dafür getroffen hat, die nach vernünftigem Ermessen geeignet sind, eine Fristversäumnis auszuschließen, und dass er durch regelmäßige Belehrung und Überwachung seiner Bürokräfte für das Befolgen seiner Anordnung Sorge trägt.[16]
Dabei obliegt dem Prozessbevollmächtigten bei Fertigung der Rechtsmittelschrift neben der Kontrolle der Frist zu...
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