Webbasierte Buchhaltungslösungen für Mandanten

Zusammenfassung

Webbasierte Lösungen helfen Selbstständigen und kleinen Unternehmen, ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Belege werden abfotografiert, Angebote mit wenigen Klicks erstellt und Rechnungseingänge automatisiert abgeglichen. Auch den Steuerberatern erleichtern die Lösungen die Verwaltungsarbeit. Sie können sich in die Buchhaltung ihrer Mandanten einloggen, Buchungen direkt im System kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren. Außerdem lassen sich Daten im DATEV-Format exportieren. Sie können anschließend in die Kanzleisoftware eingespielt werden. Einige Lösungen bieten sogar eine direkte Schnittstelle für die automatisierte Daten-Übertragung zwischen Mandant und Steuerberater.

Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge zuordnen: Insbesondere für Freiberufler, Selbstständige und kleine Firmen ist dies eine eher lästige Pflicht. Und es kann schnell unübersichtlich werden. Der Online-Anbieter stellt seine Rechnung auf einem Portal digital zur Verfügung, der E-Mail-Provider schickt seine Rechnungen per Mail. Gleichzeitig fallen Papierbelege an, beispielsweise für den Einkauf von Arbeitsmaterial. Auf der Einnahmeseite ist es meist ebenso unübersichtlich. Es müssen Rechnungen geschrieben, Zahlungen angemahnt und Zahlungseingänge richtig zugeordnet werden. Wer dies ohne Buchhaltungsabteilung in Eigenregie leistet, weiß, dass es harte Arbeit ist. Arbeit, die vom Kerngeschäft abhält.

1 Mit webbasierten Buchhaltungs-Tools zur Lösung

Webbasierte Buchhaltungs-Tools nehmen diesen lästigen Verwaltungsaufwand ab. Das Besondere daran: Sie funktionieren Cloud-basiert. Das bedeutet: Der Anwender muss keine Software auf seinem Rechner installieren. Er benötigt lediglich einen Internetzugang, einen Webbrowser und seine Zugangsdaten. Damit kann er sich in seine Lösung einloggen. Alle Daten und das Programm liegen in einer sicheren Internet-Cloud des Anbieters. Der Vorteil daran ist, dass der Zugang von überall und mit jedem Endgerät erfolgen kann.

2 Unterschiedlichste Angebote auf dem Markt

In Deutschland gibt es knapp zwei Dutzend Anbieter solcher Lösungen. Die Funktionsbreite der Angebote ist hoch – vom einfachen Tool zur Rechnungserstellung über klassische Buchhaltung bis hin zu umfassenden Lösungen inklusive Kassenbuch und Lagerverwaltung. Die Kosten der Lösungen richten sich in der Regel nach dem gewählten Funktionsumfang. Entsprechend sind die Preise der Anbieter meist gestaffelt. Gezahlt wird keine einmalige Lizenz, sondern eine monatliche Nutzungsgebühr. Üblich sind zwischen 5 und 20 EUR pro Monat. Einige kleine Lösungen sind sogar komplett kostenfrei. Nutzer sollten bei der Auswahl ihres Systems darauf achten, dass die angebotene Leistung zum eigenen Aufkommen passt. Die Anzahl der Dokumente, die Anzahl der Kunden, die Anzahl der Nutzer und der verfügbare Speicherplatz sind je nach Anbieter und gewähltem Paket unterschiedlich limitiert.

3 Sicherer Zugang von jedem Gerät an jedem Ort

Zu den Basisfunktionen aller Lösungen zählt das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Mit wenigen Mausklicks lassen sich individuelle Rechnungen erzeugen. Das Layout ist anpassbar. So lässt sich durch das Platzieren eines Logos beispielsweise eine Rechnung oder ein Angebot im Corporate Design erzeugen. Besonders viel Zeit kann gespart werden, wenn mit der Lösung auch wiederkehrende Posten bearbeitet werden, sog. Abo-Rechnungen. Einmal angelegt, werden sie regelmäßig automatisiert erstellt und können mit einem Mausklick oder sogar vollautomatisiert verschickt werden.

Um Zahlungseingänge den Positionen zuzuordnen, verfügen fast alle Lösungen über einen sog. Bankabgleich. Mussten früher Kontoauszüge exportiert und in die Lösung importiert werden, erfolgt dies heutzutage automatisiert über Schnittstellen. Mit wenigen Mausklicks wird das Buchhaltungstool mit dem Bankkonto verknüpft. Ist dies geschehen, werden Zahlungseingänge automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet. Offene Rechnungen können so auf einen Blick erkannt werden. Einige Buchhaltungslösungen haben auch ein Kassenbuch integriert, bzw. ist es in bestimmten Nutzungspaketen verfügbar. Diese Funktion ist z. B. für Gewerbetreibende relevant, um alle bar bezahlten Geschäftsvorfälle zu dokumentieren.

4 Das Ende der Schuhkartons und Pendelordner

Einer der größten Vorteile der Cloud-basierten Buchhaltung ist die Belegerfassung. Sie erfolgt digital – und oft sogar ortsunabhängig. Bei vielen Anbietern sind neben der webbasierten Software auch passende Smartphone-Apps Bestandteil der Lösung. Mit Hilfe dieser Apps können die Belege fotografiert und so im System abgespeichert werden. Wer beispielsweise im Großmarkt Arbeitsmaterialen gekauft hat, kann den Kassenzettel noch vor Ort mit der App fotografieren und diesen Beleg digital im System ablegen. Einige Lösungen verfügen zudem über eine nutzerspezifische E-Mail-Adresse. An diese Adresse kann der User seine Rechnungen als E-Mail-Anhang schicken. Sie werden vom System erkannt und automatisch hinterlegt. Wer also auch unter...

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