Urlaubsrückstellung

Zusammenfassung

Begriff

Urlaub ist die Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeit unter Fortzahlung der Vergütung. Er dient der Erholung. Vom Erholungsurlaub zu unterscheiden sind sonstige Freistellungen von der Arbeit, insbesondere bezahlte oder unbezahlte Freistellungen aus persönlichen Gründen.

In vielen Betrieben ist der Urlaub der Arbeitnehmer tarifvertraglich geregelt. Diese Vereinbarungen gehen den Regelungen des BUrlG vor, soweit sie nicht in die gesetzliche Mindestdauer des Urlaubs eingreifen. Während des Jahresurlaubs steht dem Arbeitnehmer Urlaubsentgelt zu – nicht jedoch Urlaubsgeld, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist. Urlaubsrückstellungen sind in der Bilanz des Arbeitgebers zu bilden, wenn am Bilanzstichtag noch Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr bestehen. Insoweit besteht ein Erfüllungsrückstand: nach dem Bilanzstichtag entstehen Personalaufwendungen, denen keine Arbeitsleistung gegenübersteht, weil der Arbeitnehmer im abgelaufenen Wirtschaftsjahr vorgeleistet hat.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetzliche Regelungen zu den Rechten und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Zusammenhang mit der Beanspruchung bzw. Gewährung von Urlaub finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

In der Handelsbilanz ist die rückständige Urlaubsverpflichtung als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten auszuweisen, da die Höhe der künftigen Ausgaben am Bilanzstichtag nicht genau bekannt ist (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Höhe der Rückstellung hängt letztlich davon ab, ob der Arbeitnehmer den gesamten aus dem Vorjahr verbliebenen Urlaub in Anspruch nimmt, er sich diesen auszahlen lässt oder wegen Beendigung des Dienstverhältnisses eine Urlaubsabgeltung zu zahlen ist (§§ 7 Abs. 4 BUrlG, § 11 BUrlG).

In der Steuerbilanz führt das Passivierungsgebot der Handelsbilanz nach dem Maßgeblichkeitsprinzip zu einer Passivierungspflicht für die Urlaubsrückstellungen. Bei der Rückstellungsbildung müssen grundsätzlich die Abzinsungsregelungen des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe e EStG beachtet werden. Durch das handelsrechtliche Abzinsungsgebot (§ 253 Abs. 2 HGB) können sich für Handels- und Steuerbilanz unterschiedliche Wertansätze ergeben.

1 Berechnungsgrundlagen

Zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen werden als Rechengrößen 3 Faktoren benötigt:

• Urlaubsentgelt;
• Zahl der Arbeitstage;
• Zahl der noch offenen Urlaubstage.

1.1 Urlaubsentgelt

Das Urlaubsentgelt ist nach § 11 BUrlG grundsätzlich aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 abgerechneten Wochen vor Antritt des Urlaubs zu berechnen. Für die Ermittlung der Urlaubsrückstellung tritt anstelle des Urlaubsbeginns der Bilanzstichtag, d. h., es sind im Allgemeinen die Verhältnisse des Zeitraums 1.10. bis 31.12. maßgeblich. Aus Vereinfachungsgründen wird allerdings häufig auch auf den Jahresverdienst zurückgegriffen. Das Urlaubsentgelt ist bei jeder Berechnungsmethode auf einen Tageswert herunterzurechnen, wozu folgende Vergütungsbestandteile heranzuziehen sind:^[1]

• Laufende Grundvergütung (Lohn oder Gehalt);
• Zulagen und Lohnzuschläge, z. B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit;
• Sachbezüge;
• Weihnachtsgeld oder 13. Monatsgehalt, soweit es sich dabei um einen festen Bestand der Bezüge handelt und nicht um eine jährlich vereinbarte Sondervergütung.^[2] Auch wenn das Weihnachtsgeld nicht vertraglich vereinbart ist, könnte jedoch ein Anspruch hierauf aufgrund betrieblicher Übung bestehen, wenn der Arbeitgeber dreimal das Weihnachtsgeld ohne Freiwilligkeitsvorbehalt auszahlt.^[3] In einem solchen Fall ist das Weihnachtsgeld als fester Bestandteil der Bezüge zu rechnen, wenn mit einer Inanspruchnahme ernsthaft zu rechnen ist;
• Urlaubsgeld (wenn nicht bereits im laufenden Jahr ausbezahlt);
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung;
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Praxis-Beispiel

Berechnung des Urlaubsentgelts

Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 35-Stunden-Woche einen Stundenlohn von 14 EUR. Die Auszahlung des Urlaubsgelds erfolgte entsprechend der tarifvertraglichen Regelungen bereits im Juli des laufenden Jahrs und ist deshalb bei der Ermittlung des Urlaubsentgelts nicht zu berücksichtigen. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt 20 %; aus den Beiträgen zur Berufsgenossenschaft entfällt auf den Arbeitnehmer für den fraglichen Zeitraum ein Betrag von 100 EUR. Es ergibt sich folgende Berechnung:

13 Wochen × 35 Stunden × 14 EUR =	6.370 EUR
+ 20 % Arbeitgeberanteil SozVers	1.274 EUR
+ Beitrag Berufsgenossenschaft	100 EUR
Summe	7.744 EUR

Die Summe von 7.744 EUR ist durch 62,5 Tage zu dividieren. Somit ergibt sich ein Tagessatz für das Urlaubsentgelt i. H. v. 123,90 EUR.

Nicht zur Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt gehören folgende Lohn- oder Gehaltsbestandteile:^[4]:

• Tantiemen;
• Weihnachtsgeld und andere Gratifikationen, bei denen es sich um jährlich vereinbarte Sondervergütungen handelt;
• vermögenswirksame Leistungen;
• Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen;
• Überstundenvergütungen.

Wichtig

Weitere Besonderheiten bei der Ermittlung des Urlaub...