In Abhängigkeit von der Rolle, die der Steuerberater im Unternehmen wahrnimmt (allumfassendes Mandat oder begrenzte Mandate verschiedener steuerlicher Berater – wie z. B. beim Nebeneinander verschiedener steuerlicher Berater in verschiedenen Ländern), gestaltet sich auch die Einbindung des Steuerberaters in das Tax Compliance Management System des Unternehmens unterschiedlich.
Der Steuerberater wird in der Regel in alle Grundelemente des Tax Compliance Management Systems des Unternehmens eingebunden. Er ist somit im Funktionssystem mit seiner Aufgabe und Verantwortung verankert. Im Rahmen der Definition der Prozesse des Tax Compliance Management Systems sind ihm die entsprechenden Prozessschritte zuzuweisen. Dies kann beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Jahresabschlüsse, der Steuererklärungen und -voranmeldungen der Fall sein.
Er wird ebenso Teil des Informationssystems, indem er das Unternehmen über neue Entwicklungen auf dem Gebiet der Steuern informiert oder auch über den Stand der Erstellung der Abschlüsse und Steuererklärungen, der Veranlagungen oder auch über den Fortgang von Betriebsprüfungen, Verfahren, etc. die entsprechenden Ansprechpartner auf Unternehmensseite informiert. Ebenso ist er Empfänger von Informationen.
Der Steuerberater ist auch Teil des Überwachungssystems. Er kann dies passiv als Überwachter, wie auch aktiv als Überwachender sein, wenn er beispielsweise die Fristenkontrolle übernimmt oder Voranmeldungen oder Erklärungen übernimmt.
Obwohl der Steuerberater ein unternehmensfremder Dritter ist, ist er hinsichtlich seiner Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Tax Compliance Management Systems ebenso zu erfassen wie alle anderen Mitarbeiter.[1]
Bei der Einrichtung des Tax Compliance Management Systems kommt dem Steuerberater ebenfalls eine wesentliche Rolle zu. So kann er z. B. auch die Beschreibung des Tax Compliance Managements (Darstellung aller Grundelemente) erstellen.[2]
In der Regel wird seine Rolle bei der Definition der Compliance-Ziele eher weniger wesentlich, ggf. nur beratend sein. Er ist in jedem Fall über die Tax Compliance-Ziele in Kenntnis zu setzen.[3]
Im Rahmen der Risikoanalyse kann er auf Basis seiner Kenntnisse des Unternehmens wie auch seiner steuerlichen Kenntnisse wesentlichen Input für die Erfassung und Bewertung der Risiken einbringen. Auch bei der Risikoerfassung und -bewertung sind jedoch mögliche Fehler und Fehleinschätzungen des Steuerberaters zu berücksichtigen.
Auch bei der konkreten Definition der Compliance-Organisation und des Compliance-Programms ist der Steuerberater auf der Basis seiner Aufgabe und Verantwortung mit zu berücksichtigen.
Im Rahmen der Tax Compliance-Kommunikation durch das Unternehmen müssen neben den eigenen Mitarbeitern zusätzlich auch Dritte, die in die Erfüllung steuerlicher Pflichten des Unternehmens eingebunden sind, über das Tax Compliance-Programm informiert werden.[4] Unter die angesprochenen Dritten fällt natürlich und vor allem der Steuerberater des Unternehmens.
Das beinhaltet die folgenden Aspekte:[5]
- Der Steuerberater muss vollständig über die Anforderungen an die auf ihn übertragenen Tätigkeiten aufgeklärt werden, die Erfüllung dieser muss vertraglich vereinbart werden.
- Es muss sichergestellt werden, dass dem Steuerberater für die Durchführung seiner Tätigkeit alle notwendigen Informationen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
- Das Unternehmen muss die Arbeitsergebnisse des Steuerberaters einer Plausibilitätskontrolle unterziehen und seine Tätigkeit angemessen überwachen.
Von Steuerpflichtigen, die über keine besondere steuerliche Sachkunde verfügen, wird grundsätzlich keine intensive Kontrolle der Arbeit des Steuerberaters erwartet: Sofern der Steuerberater in der Vergangenheit fehlerfrei tätig war und dem Steuerberater alle für seine Arbeit relevanten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, darf sich der Steuerpflichtige auf ihn verlassen. Handelt der Steuerberater dann in der Ausführung seiner Pflicht leichtfertig, ist das dem Steuerpflichtigen weder straf- noch steuerrechtlich zuzurechnen.[6] Besteht allerdings der Verdacht, dass der Steuerberater fehlerhaft handelt, ist seine Tätigkeit regelmäßig zu kontrollieren.[7] Daneben kann der Steuerberater auch bei der Überprüfung/Überwachung des Tax Compliance Management Systems zu Rate gezogen werden.[8] Dies allerdings nur dann, wenn er nicht in anderer Funktion bereits Bestandteil des Systems geworden ist. Der Steuerberater kann also sowohl Überwachter als auch Überwachender sein.
Und letztendlich ist er – auch als Externer – Teil der Compliance-Kultur des Unternehmens.
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