Steuerkanzleimanagement: Talente effektiv einsetzen / 4 Steuerberater als Führungskräfte: Flaschenhals vorprogrammiert bei falschem Delegieren

Nur wer gut führt, kann langfristig immer wieder den täglichen Kampf für sich entscheiden, ausreichend Aufgaben zu delegieren. Führen heißt, die Fähigkeit zu besitzen, dass andere Menschen einem folgen. Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere führen – es ist also ein gewisses Maß an Selbstmanagement Voraussetzung.

Praxis-Beispiel

Selbstmanagement und delegieren

Für Millionen von Unternehmer, Führungskräfte und in allen Bereichen der Gesellschaft verantwortlich tätige Menschen ist der Ansatz von Stephen Covey's "Die 7 Wege zur Effektivität" der Masterplan auf dem Weg zum effektiven persönlichen Selbstmanagement. Wenn Sie an Ihrer Selbstmanagementfähigkeit arbeiten wollen, ist die Beschäftigung mit diesem Ansatz dringend empfohlen.

Ein weiteres Erfolgsbuch, das anekdotisch die Erlebnisse eines "Fachexperten, der plötzlich Führungskraft wird" mit dem Thema delegieren und Führungskraft sein beschreibt, ist Kenneth Blanchards "Der Minuten Manager und der Klammeraffe". Es eignet sich vor allem für all diejenigen, die häufig meinen, "am besten tue ich das selbst, dann stimmt es und geht auch schneller, als wenn ich die Aufgabe weitergebe".

Unterdelegation ist das typischste und verbreitetste Führungsproblem – nicht nur in Steuerkanzleien. Im Folgenden konzentrieren wir uns deshalb auf die Frage, mit welchen Methoden und welchem Verständnis man delegieren kann.

Delegieren erfüllt u. a. folgende Funktionen für Inhaber einer Steuerkanzlei:

• Klarheit für Ihre Mitarbeiter schaffen, was diese leisten und verantworten sollen
• Operative Arbeit wie auch Strategieumsetzung auf mehrere Schultern verteilen
• Ihre persönliche Arbeitsbelastung auf ein gewünschtes Maß regeln
• Rentabilität der Kanzlei erhöhen
• Motivation der Mitarbeiter durch spannendere, anspruchsvollere oder abwechslungsreichere Arbeit ermöglichen
• Lernen und Wissensentwicklung in der Kanzlei ermöglichen
• Engpässe (für bestimmte Fähigkeiten) strukturiert beseitigen
• Kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements etablieren

Praxis-Beispiel

Chef als "Unterstützer", Mitarbeiter als "verantwortliche Umsetzer"

Mit der Frage, welche fachlichen Aufgaben delegiert werden, tun sich viele Steuerberater schwer – da sie als Berufsträger die fachliche Verantwortung haben und dieser nachkommen wollen. Das bleibt auch bei Delegation so. Klar ist, dass die Option "alles selbst tun" mit etlichen negativen Konsequenzen behaftet ist (z. B. eigene Arbeitsbelastung, Mitarbeiter haben weniger Möglichkeiten, sich selbst zu beweisen und zu entwickeln, Zeitverzögerungen gegenüber Mandanten wegen "Flaschenhals Chef"). Und das alles, um die vermeintlich bestmögliche fachliche Qualität vermeintlich effizient selbst zu gewährleisten: Entscheiden Sie, welche Seite für Sie mehr wiegt.

Aktuell besteht wegen der Veränderungen in der Branche die Notwendigkeit, insbesondere neue Fähigkeiten und Dienstleistungen zu entwickeln. Schon aus diesem Grund wird Delegieren immer wichtiger, da Sie durch mehr Delegation Lernen und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter effektiv durch die tägliche Arbeit ermöglichen. Das setzt voraus, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung schwieriger Aufgaben unterstützen – ohne dass Sie sich selbst die Verantwortung für diese Aufgaben wieder "zurückdelegieren" lassen. Belassen Sie die Umsetzungsverantwortung für Aufgabenerledigung, Prozesse oder Projekte bei den Mitarbeitern.

Wichtig: Seien Sie dabei gleichzeitig als Fachexperte und Coach präsent, und als Kontrollinstanz. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit regelmäßigem Feedback und Fragen wie:

• Wissen Sie genau, was zu tun ist?
• Was sind die nächsten Schritte, die Sie umsetzen werden?
• Wozu brauchen Sie von mir Rückmeldung?
• Was brauchen Sie von mir, um Ihre Aufgabe zu erfüllen?
• Was kann ich tun, dass Sie Ihre Ziele besser erreichen können?

Mit dieser Herangehensweise ist sichergestellt, dass die Aufgabenverantwortung beim Personal verbleibt und der Kanzleiinhaber selbst gleichzeitig als Führungskraft unterstützen sowie die fachliche Kontrolle im Blick behalten kann. Selbstverständlich kann nicht jede Aufgabe jedem übertragen werden – man sollte dabei Erfahrung, Wissensstand und aufgabenbezogene Fähigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters genau berücksichtigen! Und dabei bedenken, wie lange man selbst gebraucht hat, um seine Fähigkeiten für solch eine Aufgabe zu erlangen und weiterzuentwickeln.

Als Modell für das Ausmaß, mit dem delegiert werden kann, kann man sich an Bernd Geropps 5 Stufen der Delegation orientieren:

1. "Setzen Sie um"

   Halten Sie sich genau an meine Vorgaben! Ich habe bereits alles für Sie recherchiert, abgewägt und entschieden!

2. "Arbeiten Sie sich ein"

   Schauen Sie sich das Thema an, erarbeiten Sie Optionen und halten Sie Rücksprache mit mir!

3. "Erarbeiten Sie Vorschläge"

   Sehen Sie sich das Thema an, entwickeln Sie Alternativen und arbeiten Sie einen Vorschlag aus!

4. "Entscheiden Sie und informieren Sie mich"

   • Treffen Sie selbst eine Entscheidung und sagen Sie mir später, was Sie getan haben!

5. "Entscheiden Sie ohne...