Rechtliche Verhältnisse der Lohnsteuerhilfevereine / 7.3.2 Gewissenhafte Ausübung

Gewissenhafte Ausübung erfordert insbesondere eine vollständige Auswertung der von den Mitgliedern erhaltenen Informationen nach steuerlichen Kriterien und eine hinreichend vollständige Dokumentation des Arbeitsergebnisses. Deshalb besteht die Pflicht, Handakten zu führen.^[1] Dies erfolgt auch im eigenen Interesse des Vereins, um sich gegen zivil-, straf- und aufsichtsrechtliche Vorwürfe verteidigen zu können.^[2] Zu den Handakten gehören alle Schriftstücke, die der Lohnsteuerhilfeverein vom Mitglied oder für ihn bekommen hat.^[3]

Nicht zur Handakte gehören insbesondere die internen Arbeitspapiere sowie der Schriftwechsel mit dem Mitglied. Intern sollte deshalb im eigenen Interesse (Schadenersatz, Beschwerden etc.) eine "Mitgliedsakte" mit wesentlich umfangreicherem Umfang geführt werden.^[4]

Die Handakten sind mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Tätigkeit für das Mitglied aufzubewahren.^[5] Zieht sich ein Verfahren über mehrere Jahre hinweg, ist die letzte durch den Verein vorgenommene Handlung für den Beginn dieses Zeitraums maßgeblich. Die Aufbewahrungspflicht erlischt mit Übergabe der Handakten an das Mitglied, spätestens jedoch 6 Monate, nachdem der Verein das Mitglied aufgefordert hat, die Handakten in Empfang zu nehmen.^[6] Danach können sie vernichtet werden.^[7] Allerdings hat das Mitglied auch einen Anspruch auf Herausgabe der Handakten i. S. v. § 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG.^[8] Der Herausgabeanspruch verjährt nach den bürgerlich-rechtlichen Vorschriften regelmäßig nach 3 Jahren zum Jahresende.^[9]

Dem Lohnsteuerhilfeverein steht ein Zurückbehaltungsrecht zu, wenn gegenüber dem Mitglied noch Beitragsforderungen bestehen, es sei denn, die Vorenthaltung ist nach den Umständen des Einzelfalls unangemessen.^[10] Die Handakten können in digitaler Form geführt werden; es muss aber sichergestellt sein, dass sie innerhalb der Aufbewahrungszeit lesbar gemacht werden können.^[11]

[1] Goez, in Kuhls/Meurers/Maxl/Schäfer/Goez, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 4. Aufl. 2020, § 66 Rz. 9; Koslowski, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 8. Aufl. 2022, § 66 Rz. 2.

[2] Goez, in Kuhls/Meurers/Maxl/Schäfer/Goez, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 4. Aufl. 2020, § 66 Rz. 1.

[3] § 26 Abs. 4 Satz 2 i. V. m. § 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG.

[4] Goez in Kuhls/Meurers/Maxl/Schäfer/Goez, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 4. Aufl. 2020, § 66 StBerG Rz. 6.

[5] § 26 Abs. 4 Satz 1 StBerG i. V. m. § 66 Abs. 1 StBerG.

[6] § 26 Abs. 4 Satz 2 i. V. m. § 66 Abs. 2 Satz 3 StBerG.

[7] Koslowski, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 8. Aufl. 2022, § 66 Rz. 5-6.

[8] Goez, in Kuhls/Meurers/Maxl/Schäfer/Goez, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 4. Aufl. 2020, § 66 Rz. 25; Koslowski, Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 8. Aufl. 2022, § 66 Rz. 7.

[9] BGH, Urteil v. 15.10.2020, IX ZR 243/19, NJW 2020 S. 3725,

Goez in NWB, 8/2021, S. 570.

[10] § 26 Abs. 4 Satz 2 i. V. m. § 66 Abs. 3 StBerG.

[11] § 147 Abs. 5 AO.