Pflichtendelegation: Prüfun... / Pflichtendelegation: Checkliste für beauftragte Mitarbeiter

Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiterer Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag "Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation".

Dokumentationshinweis

Alle Vorgaben, die Mitarbeiter betreffen, sollten so dokumentiert sein, dass jeder Mitarbeiter sie bei Bedarf jederzeit nachlesen kann. Zusätzlich sollte für jeden Mitarbeiter bekannt sein, wen er fragen kann, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen.

Für Mitarbeiter ist im Allgemeinen nur wichtig, dass sie neben ihren Vorgesetzten die Beauftragten des Unternehmens kennen, um ggf. dort Informationen zu erhalten bzw. Verbesserungen vorzuschlagen.

Anders sieht es bei den per Delegationsschreiben ermächtigten Beauftragten aus. Für sie gelten die nachfolgenden Anmerkungen, Checks im Besonderen.

Alle Fragen, die nicht mit "ja" beantwortet werden, deuten auf Handlungsbedarf hin! Bei Fragen, die mit "unklar" beantwortet werden, ergänzend den Grund dafür angeben.

Nr. Frage / Sachverhalt ja nein unklar / Gründe
1 Gibt es ein eindeutiges, gültiges Delegationsschreiben, in dem alle Aspekte klar geregelt sind? Sind die Dokumente, auf die sich das Delegationsschreiben bezieht, im Unternehmen verfügbar oder kann sich der Beauftragte diese beschaffen?[1]      
2 Wenn die Beauftragten-Tätigkeit keine Vollzeittätigkeit ist: Gibt es für "meinen" Arbeitsplatz spezielle Vorgaben, die sicherstellen, dass die Tätigkeit als Beauftragter die nötige Priorität (Aufwand) bekommen kann?[2]      
3 Wenn es Unklarheiten gibt: ist bekannt, wen ich fragen kann, wo ich Informationen über meine Beauftragten-Tätigkeit erhalte?      
4 Wenn nötig: ist klar geregelt, wo es ggf. die speziellen Hilfsmittel/Ausrüstung (Schutzkleidung, Mundschutz, säurefeste Handschuhe, Verbandszeug, …) gibt? Ist eine regelmäßige Weiterbildung als Beauftragter geregelt, da sich entsprechende Richtlinien etc. ändern können?[3]      
5 Wo ist die Dokumentation über Pflichtendelegation verfügbar?[4]      
6 Ist bekannt, wer wann über was zu informieren ist? Regelmäßig, in Notfällen, Eskalationswege? Kann man über diesen Informationsweg auch Verbesserungsvorschläge machen?[5]      
7 Falls erforderlich: Hat der Beauftragte die Kompetenz andere Mitarbeiter in seinem Themenbereich zu unterweisen?[6]      
8

Habe ich als MA (Beauftragter) die nötigen Kenntnisse und Befugnisse, um die Aufgabe durchzuführen?[7]

[8]
     

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