Notfallordner für Steuerberater und Mandant

Kurzbeschreibung

Damit bei Ausfall des Unternehmenslenkers das Unternehmen auf Kurs bleibt, empfiehlt es sich, einen Notfallordner, respektive ein digitales Pendant, zu erstellen. Neben dessen Inhalt werden auch die Argumente der Überzeugungsarbeit, der Umsetzungsprozess und regelmäßig notwendige Überarbeitungen dargestellt. Dafür werden dem Steuerberater Musteranschreiben und Checklisten geliefert. Gleichzeitig können Kanzleichefs einen Notfallordner auch für sich und die Kanzlei erstellen.

Vorbemerkung

In vielen Unternehmen bündeln sich die notwendigen Informationen zur Unternehmensführung auf nur eine (oder zumindest wenige) Person(en). So z. B. auch beim Steuerberater als Kanzleiinhaber.

Fällt diese Person plötzlich durch Krankheit, Unfall oder Tod aus, ist das Unternehmen führungslos. Im schlimmsten Fall führt dies dazu, dass das Unternehmen an Wert verliert. Für diese Fälle empfiehlt es sich, Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Dies gilt sowohl für den Steuerberater selbst als auch für seine Mandanten. Da gerade der Steuerberater häufig mehr ist als nur der Berater in Steuerangelegenheiten und zudem einen weitgehenden Einblick in die Unternehmen seiner Mandanten hat, bietet es sich an eine solche Dienstleistung anzubieten. Dies fördert nicht nur die Mandantenbeziehung, sondern soll ebenfalls weiteres Honorarpotenzial erschließen.

Notfallordner für Steuerberater und Mandant

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Art des "Notfallordners"

Ob es sich bei dem Notfallordner tatsächlich um einen Ordner handelt, sollte vom Einzelfall abhängig gemacht werden. Möglich ist auch, dass es sich aufgrund der Vielzahl der Unterlagen sogar um einen Koffer oder um eine Kiste handeln muss. Auf der anderen Seite ist auch nur ein großer Briefumschlag denkbar. Neben diesen bewährten Methoden der Vergangenheit sollte der "Notfallordner" der Zukunft nach Möglichkeit auch in digitaler Form bestehen. Das Brennen einer CD/DVD erscheint dabei bereits veraltet. Zeitgemäß erscheint eventuell eine zugriffsgeschützte Daten-Cloud. Sollten auch Gegenstände (wie z. B. der Zweitschlüssel für einen Tresor) mit in den Notfallordner gehören, stößt die digitale Aufbewahrung an ihre Grenzen. Eine Kombination aus digitalem und tatsächlichem Notfallaufbewahrungsort ist möglich.

Welche Art des Notfallordners schlussendlich gewählt wird, bleibt den Notwendigkeiten des Einzelfalls sowie dem Vorsorgenden überlassen und hat insbesondere keinerlei Einfluss auf den notwendigen Inhalt. Jeder sollte sich daher selbst überlegen, wie er die notwendigen Informationen nach seinem Gusto am besten und einfachsten für einen entsprechenden Notfall aufbereitet. Im Weiteren wird der Einfachheit halber nur vom Notfallordner gesprochen. Insoweit soll es sich um ein Sicherheitssystem für den geschäftlichen Bereich handeln. Dabei ist natürlich auch zu überlegen, ob der private Bereich nicht auch ein entsprechendes Sicherheitssystem benötigt. Z. B., wenn umfangreiche Vermietungseinkünfte vorhanden sind. Auch bei einem Depot bzw. einem aktiven Handeln an den Wertpapiermärkten empfiehlt sich eine Absicherung für den Notfall. Sehen Sie den Notfallordner als Ideengeber für den Individualfall, als Richtschnur für die einzelne Durchführung und als Tool für die jeweilige Umsetzung. Im Endeffekt entscheidet der Einzelfall über Sinnhaftigkeit, Umfang und Art der Durchführung. Das Motiv dahinter bleibt jedoch identisch

Warum ein Notfallordner für Steuerberater?

Der generelle Grund, warum Steuerberater einen Notfallordner erstellen sollten, ist identisch mit den Gründen bei einer Führungsperson: Es gilt Vorsorge zu treffen für den Fall, dass man an der weiteren Arbeit (gegen den Willen) gehindert ist.

Ähnlich wie bei Fragen rund um die vorweggenommene Erbfolge ist dies auch der Grund, warum das Thema so ungern angegangen wird: Man muss sich mit Sachverhalten beschäftigen, bei denen man selbst wegen Unfall, Krankheit oder gar Tod an seinem eigenen Willen und Wünschen gehindert wird.

Dennoch gilt auch (oder gerade) bei Steuerberatern, dass eine führungslose Kanzlei unter Umständen sehr schnell an Wert verlieren kann. Mandanten wandern ab, weil sie nicht mehr betreut werden oder sich auch nur nicht mehr betreut fühlen oder auf die Rückkehr der Vertrauensperson "Steuerberater" nicht warten können oder wollen. Tatsächlich kann sich eine solche Führungslosigkeit auch bei Sozietäten ergeben. Häufig sind die Zuständigkeiten hier genau aufgeteilt und diese Vorgehensweise hat sich über die Jahre so gefestigt, dass der eine Partner nicht mal eben für den anderen Partner einspringen kann. Auch hier kann ein Notfallordner helfen. Nichts anderes gilt für den nicht wünschenswerten Fall, dass alle Partner ausfallen. Je mehr Partner, desto geringer dieses Risiko, aber bei z. B. 2 bis 3 Partnern: Wie oft sitzen sie zusammen im Auto oder Flugzeug?

Mittels Vorsorge kann bei Führungslosigkeit der Kanzlei auch eine vorübergehende Abwesenheit zu Schaden führen. Nichts anderes gilt für den Todesfall des Steuerberaters, für den auch Vorsorge getroffen sein sollte. Immerhin ist der Wert der...