§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist es ohne Bedeutung, ob die Beträge bar vereinnahmt oder auf das Konto überwiesen wurden.
Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten müssen lt. BFH auch bei der Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommensteuer beachtet werden.[1]
Einnahmen-Überschussrechner haben bei allen Beträgen, die sie bar erhalten bzw. bar zahlen, die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:
Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung), das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet (es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden).
Diese Variante sollten Einnahmen-Überschussrechner nicht wählen, auch nicht bei umfangreichen Bareinnahmen! Kassenberichte zur Ermittlung der Einnahmen können hingegen sinnvoll sein.
- Sie zeichnen alle Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung) getrennt voneinander auf, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen. Die Belege über bar bezahlte Betriebsausgaben, die z. B. aus dem Portemonnaie bezahlt wurden, müssen aufbewahrt werden, wie es auch bei allen anderen Belegen erforderlich ist.
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