Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 6 Besonderheiten bei der ...

Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig

Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch in den Steuergesetzen enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die

Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und
die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden sollen.

6.1 Einnahmen-Überschussrechner müssen kein Kassenbuch führen

6.1.1 Geordnete Ablage der Belege erforderlich

Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen,^{^[1]} wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können, z. B. indem

die Belege chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt werden und
in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen, eingetragen werden.

[1] § 146 Abs. 5 AO.

6.1.2 Bei Vermerken auf Ausgangsrechnungen reicht eine Liste

Wenn der Unternehmer auf seinen Ausgangsrechnungen vermerkt, ob der Betrag auf sein Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten aus den Konten einer EDV-Buchführung ergeben.

6.1.3 Belegnachweis erforderlich

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht also für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen.^{^[1]} Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschussrechnung unterschiedliche Reglungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Leitsatz im BFH-Beschluss vom 16.2.2006^{^[2]} lautet: "Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet."

Begründung des BFH: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden. Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.

Dass Einnahmen-Überschussrechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass sie darauf verzichten können, ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, also auch für Barumsätze. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt, oder die Bareinnahmen geringfügig sind.

[1] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02.

[2] BFH, Beschluss v. 16.2.2006, XB 57/05.

6.2 Was Einnahmen-Überschussrechner unbedingt tun sollten

6.2.1 Rechnungskopien empfehlenswert

Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
Der Einnahmen-Überschussrechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.

6.2.2 Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist es ohne Bedeutung, ob die Beträge bar vereinnahmt oder auf das Konto überwiesen wurden.

Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten müssen lt. BFH auch bei der Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommensteuer beachtet werden.^{^[1]}

Einnahmen-Überschussrechner haben bei allen Beträgen, die sie bar erhalten bzw. bar zahlen, die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:

Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung), das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet (es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden).
Diese Variante sollten Einnahmen-Überschussrechner nicht wählen, auch nicht bei umfangreichen Bareinnahmen! Kassenberichte zur Ermittlung der Einnahmen können hingegen sinnvoll sein.
Sie zeichnen alle Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung) getrennt voneinander auf, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen. Die Belege über bar bezahlte Betriebsausgaben, die z. B. aus dem Portemonnaie bezahlt wurden, müssen aufbewahrt werden, wie es auch bei allen anderen Belegen erforderlich ist.

[1] BFH, Beschluss v. 2.9.2008, V B 4/08.