Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 5.2.3 Kassenfehlbeträge und -mehrbeträge: So gehen Sie richtig vor

Ergibt die Kassendifferenz einen Fehlbetrag, ein Manko, buchen Sie diesen auf das Konto "Sonstige Aufwendungen unregelmäßig" 2309 (SKR 03) bzw. 6969 (SKR 04).

Buchungssatz:

Sonstige Aufwendungen unregelmäßig

an Kasse

Haben Sie allerdings mehr Geld in der Kasse, als nach der Abrechnung sein dürfte, also ein Plus, buchen Sie diesen Plusbetrag auf das Konto "Sonstige Erträge unregelmäßig" 2709 (SKR 03) bzw. 4839 (SKR 04).

Buchungssatz:

Kasse

an Sonstige Erträge unregelmäßig

Praxis-Beispiel

So wird ein Kassenfehlbetrag gebucht

Nach Überprüfung aller Geschäftsvorfälle ergibt sich ein Fehlbetrag von 500 EUR.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
2309/6969	Sonstige Aufwendungen unregelmäßig	500	1000/1600	Kasse	500

Abwandlung:

Es ergibt sich kein Fehlbetrag, sondern ein Kassenplus von 500 EUR.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1000/1600	Kasse	500	2709/4839	Sonstige Erträge unregelmäßig	500

Übernommene Kassenfehlbeträge gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn

Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber zur Übernahme des Kassenmankos verpflichtet ist. So das Finanzgericht Münster in seinem Urteil vom 25.2.2000.^[1]

Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber z. B. die 25 % übernimmt, die nach vertraglicher Vereinbarung der Arbeitnehmer zu tragen hätte.

Praxis-Tipp

In der Kasse darf sich kein negativer Betrag ergeben

Ein Kassenbuch ist fehleranfällig. Wenn ein Kassenbuch geführt wird, kontrolliert der Betriebsprüfer immer, ob Kassenfehlbeträge entstanden sind. Da der Unternehmer aber maximal nur das vorhandene Geld aus der Kasse herausnehmen kann, darf sich kein negativer Betrag (= Kassenfehlbetrag) ergeben. Die Finanzverwaltung zieht daraus den Schluss, dass nicht alle Einnahmen erfasst wurden, und erhöht den Gewinn um einen geschätzten Betrag.

Konsequenz: Wenn jemand kein Kassenbuch führen muss, dann sollte er es auch nicht tun. Es reicht dann aus, wenn alle Bareinnahmen vollständig aufgezeichnet werden!

[1] FG Münster, Urteil v. 25.2.2000, 11 K 5209/98 L.