Zusammenfassung

 
Überblick

Für die Steuerkanzlei bedeutet Digitalisierung vor allem zunehmende Automatisierung von wiederkehrenden Verwaltungsvorgängen und mehr Bedarf an Beratung, verbunden mit neuen Dienstleistungen und Serviceangeboten. Das persönliche Gespräch, die intensive Beratung und die vertrauensbasierte Zusammenarbeit werden zunehmen und die Digitalisierung den Kontakt zwischen Ihnen und Ihren Mandanten stärken. Ihr Know-how als Steuerberater wird mehr denn je gebraucht. Wenn Sie es schaffen, mit neuem Bewusstsein, serviceorientierten Geschäftsmodellen und einer guten Technik den Wandel vom Verwalter zum Berater widerzuspiegeln, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wie Sie das souverän bewerkstelligen können, lesen Sie in dem Beitrag von Frau Weigert.

1 Kanzleimanagement: Digitalisierung in der Steuerkanzlei: elektronische Datenverarbeitung mit Nachdruck vorantreiben

In den Steuerkanzleien bestimmt die Digitalisierung bereits viele tägliche Arbeitsabläufe. Doch Digitalisierung ist noch mehr als die elektronische Weiterverarbeitung von Daten. "Echte Digitalisierung" bedeutet, dass Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe buchungsrelevanter Informationen durchgängig elektronisch und vollautomatisch erfolgen. Für die Praxis bedeutet das die Erfassung ohne Medienbruch (wie z. B. Scannen, OCR-Erkennung oder Umspeichern der Datei) und eine weitgehend elektronische Abwicklung. "Echte Digitalisierung" beginnt bereits außerhalb der Steuerkanzlei – im Unternehmen des Mandanten.

Mandanten lassen sich hinsichtlich Digitalisierung in 3 Kategorien gliedern:

  1. Die Pioniere sind der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen.
  2. Die Entwicklungsfähigen benötigen Zeit oder Überzeugungsarbeit.
  3. Die Nachzügler und Verweigerer bedürfen einer gesonderten Behandlung.

Beginnen Sie mit der Einführung digitaler Erfassung von Daten bei einem Pionier-Mandat. Die Umsetzung erfolgt in definierten Schritten:

  • Ermittlung, welche Daten digitalisierungsfähig sind
  • Prüfung der Daten auf Automatisierungswürdigkeit (Automatisierung nicht um der Automatisierung willen)
  • Prüfung bestehender Schnittstellen in der eingesetzten Software (Alternativ: Programmierung ­einer eigenen Schnittstelle)
  • Import der Daten in die Kanzlei
  • Systematische Weiterverarbeitung durch den Sachbearbeiter

Eine wesentliche Erleichterung für die Mitarbeiter ist es, wenn bei den unterschiedlichen Mandanten einheitliche Geräte, z. B. Scanner, verwendet werden. Technische Fragen können dann aufgrund von Mehrfach-Erfahrungen schnell und zufriedenstellend für beide Seiten gelöst werden.

Entwicklung des Mitarbeiters

Der Sachbearbeiter entwickelt sich durch das geänderte Aufgabengebiet im Zuge der Digitalisierung zum Spezialisten mit Überblick: Routinetätigkeiten werden automatisiert, anspruchsvolle, komplexe Arbeitsinhalte nehmen zu. Der zukünftige Mitarbeiter muss die unterschiedlichen Datenströme (Portale, Schnittstellen, Vorsysteme, E-Mail, Apps, Papier …) logistisch beherrschen und einwandfrei bedienen können.

Der Umbruch der Arbeitsweisen verursacht selbst bei guten und erfahrenen Mitarbeitern das Gefühl der Überforderung. Ihre zentralen Aufgaben als Kanzleiinhaber und Führungskraft sind deshalb:

  • Teamleitern und Mitarbeitern die Angst vor dem Wandel zu nehmen,
  • die Mitarbeiter durch Überzeugung und Begeisterung "mitzunehmen",
  • sie gezielt beim nachhaltigen Einsatz digitaler Methoden zu unterstützen,
  • den Umgang mit Fehleranalyse und -behebung zu schulen.

Kanzleiinhaber als Vorbild

Digitalisierung ist Führungsaufgabe mit höchster Priorität. Der Schlüssel für die erfolgreiche Realisierung liegt beim Kanzleiinhaber – er wirkt als Vorbild für Mitarbeiter und Mandanten. Gehen Sie schrittweise vor.

Der erste Schritt liegt im Wissen um die Möglichkeiten der Digitalisierung. Nur mit Ihrer Überzeugung und Konsequenz hat erfolgreiche Digitalisierung eine Chance. Der zweite Schritt beinhaltet die konkreten Anforderungen der Digitalisierung an die eigene Kanzlei. Schreiben Sie auf, wie und wo Sie den digitalen Stand Ihrer Kanzlei in den nächsten 5 Jahren sehen und leiten Sie daraus konkrete Maßnahmen ab. Beziehen Sie im dritten Schritt Ihre Mitarbeiter ein. Klare Zuständigkeiten, exakte Zielvorgaben, definierte Prozesse und eine konsequente Organisation ermöglichen die strukturierte Umsetzung der Digitalisierung. Im vierten Schritt heißt es dranbleiben, dranbleiben, dranbleiben.

Durch die Veränderung der Verarbeitung verschieben sich auch die Aufgabengebiete der klassischen Buchführung. Eine Auswirkung auf das Honorar hat die Verschiebung jedoch nicht. Die neuen Aufgaben von Steuerberater und Mitarbeiter sind vor allem, die gewonnenen Daten zu verproben und auf Plausibilität zu prüfen. Der "Blick in" die Daten verändert sich zu einem "Überblick über" die Daten. Dies ist die wesentliche Herausforderung der Digitalisierung. Des Weiteren werden z. B. Mandatsbetreuung, Einhaltung der GoBD oder verstärkte beratende Unterstützung an Bedeutung gewinnen.

Autorin: Sandra Weigert, MBA, Neumarkt i. d. OPf. (www.weigertfischer.de)

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