Die Rechnung als zentrales Dokument in Geschäftsprozessen

Zusammenfassung

Eine Rechnung wird in einem Fakturasystem erstellt und dort in einer Datenbank digital gespeichert, auf Papier ausgedruckt und verschickt. Der Empfänger muss aus dem Rechnungsbild für die Buchführung wieder Daten machen, die bei ihm dann wieder in einer Datenbank digital gespeichert werden. Ein zeitraubender und kostenträchtiger Medienbruch: digital – Papier – digital. Das muss nicht sein. Wie das Ziel eines medienbruchfreien Rechnungsaustauschs in der Fläche erreicht werden kann, wird nachfolgend schrittweise entwickelt.

1 Bedeutung der Rechnung

Die Rechnung ist

• das zentrale Dokument im Geschäftsprozess; eine Rechnung gibt es immer, andere Dokumente wie Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein fehlen oft;
• die wichtigste Belegart, die bei einer Auftragsbuchführung zwischen Steuerberater und Unternehmen ausgetauscht wird.

Die Rechnung hat damit eine Schlüsselfunktion bei der digitalen Transformation. Funktionieren der Austausch und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, dann ist der Durchbruch bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geschafft. Alles was für Rechnungen gilt und umgesetzt wurde, lässt sich dann leicht auf andere Dokument- und Belegarten übertragen. An der elektronischen Rechnung lassen sich exemplarisch besonders gut zeigen,

1. die Vorteile der Digitalisierung einerseits und
2. die – insbesondere fiskalischen – Pflichten, die es dabei zu erfüllen gilt, andererseits.

1.1 An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei

"Alles was sich digitalisieren lässt, wird digitalisiert werden. Dann kann ich es vernetzen. Und wenn es digitalisiert und vernetzt ist, dann kann ich es auch automatisieren". Diese Regel formuliert der sich als digitaler Darwinist und Evangelist bezeichnende Karl-Heinz Land im Interview "Was der digitale Wandel für Steuerberater bedeutet" [Link auf Beitrag Kanzlei der Zukunft: Was der digitale Wandel für Steuerberater bedeutet (Interview)].

Der Digitalisierung, Vernetzung und Automatisierung der Rechnung und der Rechnungsprozesse werden wir uns nach dieser Regel nicht entziehen können. Digitalisierung bedeutet auch immer, so Land weiter "Bist du noch im Geschäft oder schon draußen?" Hier konkret: Wie bleiben wir im Geschäft, wenn es um Rechnungs- und Buchführungsprozesse geht?

1.2 Begriff der elektronischen Rechnung und ZUGFeRD

Die analoge Rechnung ist uns seit Jahrhunderten vertraut: bildhaft repräsentiert auf Papier. Bei der elektronischen Rechnung müssen wir etwas genauer hinschauen und differenzieren, denn der Begriff wird in unterschiedlichen Bedeutungen benutzt. Einmal für eine Rechnung, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht, zum anderen als elektronisch übermittelte Rechnung. Letztere kann dann auch eine bildhaft dargestellte Rechnung auf "elektronischem Papier" (PDF) sein, ohne Rechnungsdaten. Wir verwenden hier den Begriff elektronische Rechnung in der ersten, strengeren Bedeutung, denn nur diese erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch.

Werden Rechnungen aus strukturierten Daten ausgetauscht, funktioniert das nur, wenn sich Sender und Empfänger über das Datenformat verständigt haben. Bilaterale Vereinbarungen mit allen Geschäftspartnern funktionieren in der Praxis nicht. Ein Rechnungsdatenstandard aber, auf den sich alle verständigen können, funktioniert. Diesen Standard haben wir seit 2014 mit ZUGFeRD. Unter elektronischen Rechnungen verstehen wir also im Folgenden immer ZUGFeRD-Rechnungen.

1.3 Henne-und-Ei-Problem bremst Dynamik

"Ich würde ja gerne meinen Rechnungseingangsprozess automatisieren, doch mir schickt fast keiner ZUGFeRD-Rechnungen!" klagt der Rechnungsempfänger. "Wozu ZUGFeRD-Rechnungen verschicken, wenn diese fast niemand verarbeiten kann?" fragt sich der Rechnungsversender. Ein klassisches Henne-und-Ei-Problem. Die Lösung? Große Unternehmen haben die Macht, von den von ihnen abhängigen Lieferanten ZUGFeRD-Rechnungen zu fordern. Das können KMUs nicht. Doch sie können ihre Geschäftspartner darum bitten, ZUGFeRD-Rechnungen geschickt zu bekommen. Und sie können einfach selbst ZUGFeRD-Rechnungen verschicken - angeregt durch ihren Steuerberater.

2 Steuerberater als Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung

"Steuerberater sind Unternehmenslotsen bei der Digitalisierung". So hat der Deutsche Steuerberaterverband seine Presseinformation zum Steuerberatertag im Oktober 2016 überschrieben.

Verbandspräsident Elster führte dazu aus: "Mandanten erwarten neben der steuerlichen Beratung von ihrem Steuerberater auch die betriebswirtschaftliche Expertise. In diesem Kontext sind Steuerberater die richtigen Partner, um ihren Mandanten ein Bewusstsein dafür zu vermitteln, was die fortschreitende Digitalisierung der Wirtschaft und Gesellschaft für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen bedeutet."

Wer andere lotsen will, muss selbst einen Kompass haben und klaren Kurs in tiefem Wasser steuern - also selbst Digitalisierung gemeistert haben. Was bedeutet das für den Steuerberater? Er muss in 3 Schritten vorgehen:

1. Medienbruchfreiheit bei den eigenen Prozessen: Honorarrechnungen als ZUGFeRD-Rechnungen versenden und Lieferanten bitten, ZUGFeRD-Rechnungen zu schicken,
2. Medienbruchfreiheit an der Schnittstelle zum Mandanten: rein elektronischer Beleg- und Dokumentenaustausch mit all...