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Die Aufbewahrung der Unterlagen hat geordnet zu erfolgen.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist jede sich aus den Belangen des Unternehmens ergebende Systematik, sodass – folgend aus dem Grundsatz der Übersichtlichkeit[2] – ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die für die Überprüfung erforderlichen Belege und Geschäftspapiere ohne fremde Hilfe herausfinden kann.[3] Hierzu wird allerdings die laufende Nummerierung der Belege und Unterlagen i. d. R. erforderlich sein.
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