Steuerkanzleimanagement: Strategische Analyse, Planung und Steuerung

Zusammenfassung

 

Überblick

Wo führt die Digitalisierung hin? Was wollen Mandantinnen und Mandanten in Zukunft? Welche Fähigkeiten muss das Team in der Kanzlei entwickeln, um fit für die Zukunft zu sein? Wie gestalten wir den Wandel – betriebswirtschaftlich sinnvoll und für alle Beteiligten auf eine Weise, die Motivation und Energie freisetzt?

Solche Fragen beschäftigen aktuell alle Steuerberatungskanzleien. Sie zu beantworten heißt, sich mit einer komplexen, dynamischen und im Detail unvorhersehbaren Zukunft unternehmerisch verantwortlich auseinanderzusetzen und die Entwicklung der Kanzlei auf strategischer Ebene anzugehen – nur so kann eine unternehmerisch robuste Aufstellung der Kanzlei für die Zukunft erfolgen.

Es geht zunächst darum, wie strategischer Handlungsbedarf im Vorfeld erkannt wird und wie damit umgegangen werden sollte. Dabei hilft die Strategieschleife als Methode zur Analyse des Status quo sowie zur Planung der zukünftigen Kanzleientwicklung mithilfe konkreter Prozessbeschreibungen ihrer Strategieentwicklung und der Umsetzung von Controlling und Kanzleimanagement.

Abschließend erfahren Sie, wie strategische Themen in die Kanzleikommunikation zu integrieren sind und wie Sie das persönliche Erfolgstagebuch bei der strategischen Steuerung der Kanzlei nutzen. Mit letzterem bekommen Sie ein Tool an die Hand, das Ihnen in der Praxis zum Aufbau eines strategischen Kanzleimanagementsystems dient.

1 Strategie als professionelle unternehmerische Antwort auf eine unkalkulierbare Zukunft

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(c) Haufe Redaktion

1.1 Beschäftigung mit Strategie – Luxus oder Notwendigkeit?

Nimmt man allein die Nachfrage nach Steuerberatungsdienstleistungen als Erfolgskriterium, müsste man sagen, der Branche geht es ausgesprochen gut! Auch wenn Mandantinnen und Mandanten anspruchsvoller werden und die Höhe von Honoraren hinterfragt wird – insbesondere in Bereichen, in denen es gewerbliche Wettbewerber gibt wie bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung –, bleibt insgesamt betrachtet die Nachfrage nach Steuerberatungsdienstleistungen ungebrochen hoch. Ist aus strategischer Sicht also alles gut für Steuerkanzleien?

Die akuten Gründe, aus denen viele Steuerberaterinnen und Steuerberater bezüglich der "Gesamtsituation" ihrer Kanzleien kein gutes Gefühl haben, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Die fachlichen Anforderungen steigen seit Jahren permanent,
  • die Finanzverwaltung verlagert ihre Aktivitäten von der Steuerdeklaration hin zu mehr Prüfungsaktivitäten, das heißt für Kanzleien mehr Betriebsprüfung und Sonderprüfungsaufwand,
  • neues Personal und Auszubildende zu bekommen, wird immer schwieriger,
  • die Qualifikationsanforderungen steigen permanent, im Zweifel bedeutet das mehr Kontrollaufwand für Berufsträgerinnen und Berufsträger,
  • Investitionen in Software – sowohl finanziell wie auch vom diesbezüglichen Know-how-Aufbau her – steigen permanent,
  • Mandantinnen und Mandanten erwarten zu Recht Lösungsangebote, die noch passender auf ihre individuelle Situation und ihr Unternehmen zugeschnitten sind, sind mit dem bisherigen "Angebot von der Stange" weniger zufrieden und teilweise entsprechend preissensibel,
  • bei vielen Kanzleien gibt es keine jährliche Routine von Honorarerhöhungen.
  • Letzteres kombiniert mit dem Nachholbedarf an Schulungen fachlicher, methodischer wie softwarebezogener Inhalte sowie dem Nachholbedarf an Gehaltssteigerungen in der Branche führt bei etlichen Kanzleien zu Kapazitätsengpässen bzw. schleichenden Rentabilitätsproblemen trotz weiterhin guter Umsatzlage.
  • Aus dieser Gemengelage wird leicht ein Teufelskreis, bei dem Kapazitätsengpässe zu geringerer Dienstleistungsqualität führen, was Unzufriedenheit bei Mandantinnen und Mandanten hervorruft, die sich entsprechend in einer schlechten Honorarlage auswirkt.

Doch sind das nicht alles operative Fragen und Dinge, die sich im Tagesgeschäft abspielen? So sehen das viele Steuerberaterinnen und Steuerberater, die sich selbst gern als "Praktiker" bezeichnen. Aus einer anderen Perspektive könnte man sagen, dass die oben aufgezählten Punkte Symptome einer strategischen Schieflage sind, die sich auf der operativen Ebene eben in diesen oder ähnlichen Punkten äußert.

Weitet man den Blick und begibt sich auf eine strategische Ebene, dann wird klar, dass die Ursache für die aktuellen Problemsymptome in Steuerkanzleien die mittlerweile allgemein geläufigen Trends sind, die sich jetzt eben auch in Steuerkanzleien auswirken:

  • Der demografische Wandel verschärft weiterhin den Personalengpass und treibt die Personalkosten noch weiter in die Höhe,
  • die Finanzverwaltung setzt künftig auf möglichst vollständig automatisierte Steuererhebung und ist auf die Mitwirkung von Steuerkanzleien zur Steuererhebung künftig deutlich weniger angewiesen als in der Vergangenheit,
  • die Digitalisierung birgt Chancen wie auch Risiken: Beides bedeutet dringenden grundsätzlichen Veränderungsbedarf in Steuerkanzleien:

    1. Das Dienstleistungsangebot muss digitaler werden sowie gleichzeitig individueller auf unterschiedliche Mandantenbedürfnisse eingehen.
    2. Professionelles Qualitätsmanagement im Sinne eines Prozessmanagements für die Ker...

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