Steuerkanzleimanagement: Strategische Analyse, Planung und Steuerung der Kanzlei

Zusammenfassung

 
Überblick

Wie stellen wir unsere Kanzlei möglichst robust und krisensicher auf? Welche Entscheidungen müssen wir bezüglich der digitalen Transformation treffen, und was umsetzen? Was wollen Mandantinnen und Mandanten in Zukunft? Welche Fähigkeiten muss das Team in der Kanzlei entwickeln, um fit für die Zukunft zu sein? Wie gestalten wir den Wandel – betriebswirtschaftlich sinnvoll und für alle Beteiligten auf eine Weise, die Motivation und Energie freisetzt?

Solche Fragen wollen konkret beantwortet sein, um die Kanzlei auf einem soliden unternehmerischen Fundament führen zu können. Sie zu beantworten heißt, sich mit einer komplexen, dynamischen und unvorhersehbaren Zukunft unternehmerisch verantwortlich auseinanderzusetzen und die Entwicklung der Kanzlei auf strategischer Ebene anzugehen – nur so kann eine unternehmerisch robuste Aufstellung der Kanzlei für die Zukunft erfolgen.

Es geht zunächst darum, wie strategischer Handlungsbedarf im Vorfeld erkannt wird und wie damit umgegangen werden sollte. Dabei hilft die Strategieschleife als Methode zur Analyse des Status quo sowie zur Planung der zukünftigen Kanzleientwicklung mithilfe konkreter Prozessbeschreibungen ihrer Strategieentwicklung und der Umsetzung von Controlling und Kanzleimanagement.

Von entscheidender praktischer Bedeutung ist dann, wie strategische Themen in die Kanzleikommunikation zu integrieren sind und wie Sie das persönliche Erfolgstagebuch bei der strategischen Steuerung der Kanzlei nutzen. Mit letzterem bekommen Sie ein Tool an die Hand, das Ihnen in der Praxis zum Aufbau eines strategischen Kanzleimanagementsystems dient.

1 Strategie als professionelle unternehmerische Antwort auf eine unkalkulierbare Zukunft

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(c) Haufe Redaktion

1.1 Beschäftigung mit Strategie – Luxus oder Notwendigkeit?

Nimmt man allein die Nachfrage nach Steuerberatungsdienstleistungen als Erfolgskriterium, müsste man sagen, der Branche geht es ausgesprochen gut! Der Bedarf insbesondere nach fundierter Beratung ist gerade in Krisenzeiten seitens der Unternehmen und Selbstständigen hoch. Beispielsweise in der Corona-Krise sind die Mandantinnen und Mandanten auf Steuerkanzleien angewiesen, was die Unterstützung von Anträgen zu den diversen Corona-Hilfspaketen oder Kurzarbeitergeld angeht. Die Frage ist dabei: Ist diese Mehrarbeit eine sinnvolle Entwicklung für die Kanzlei, oder wird sie eher als zusätzliche Belastung wahrgenommen? Gibt es ausreichend Kapazitäten, das neue notwendige Know-how aufzubauen und neue Prozesse zu etablieren? Ist die Kanzlei in der Lage, ein für Mandantinnen und Mandanten verständliches und werthaltiges Angebot zu dieser Beratungsleistung zu formulieren? Denn Mandantinnen und Mandanten sind mit gutem Recht anspruchsvoll und hinterfragen die Steuerberaterhonorare aus ihrer eigenen unternehmerischen Perspektive. Das gilt natürliche insbesondere in Bereichen, in denen es gewerbliche Wettbewerber gibt wie bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Insgesamt bleibt die Nachfrage nach Steuerberatungsdienstleistungen ungebrochen hoch. Ist aus strategischer Sicht also alles gut für Steuerkanzleien?

Die akuten Gründe, aus denen viele Steuerberaterinnen und Steuerberater bezüglich der "Gesamtsituation" ihrer Kanzleien kein gutes Gefühl haben, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Die Corona-Krise verschärft die Situtation – das merken insbesondere Kanzleien, die a) nicht digital aufgestellt sind und b) schon vor der Krise überausgelastet waren
  • Der Personalmarkt ist äußerst angespannt, und die Vorteile der Digitalisierung wirken sich nicht ausreichend aus, um den Personalmangel schon merklich abzumildern, zumal der Bedarf an gut qualifiziertem, insbesondere für Beratung einsetzbarem Personal unabhängig davon ungebrochen hoch bleiben wird
  • Die fachlichen Anforderungen steigen seit Jahren permanent.
  • Die Finanzverwaltung verlagert ihre Aktivitäten von der Steuerdeklaration hin zu mehr Prüfungsaktivitäten, das heißt für Kanzleien mehr Betriebsprüfung und Sonderprüfungsaufwand.
  • Neues Personal und Auszubildende zu bekommen wird immer schwieriger.
  • Die Qualifikationsanforderungen steigen permanent, im Zweifel bedeutet das mehr Kontrollaufwand für Berufsträgerinnen und Berufsträger.
  • Investitionen in Software – sowohl finanziell wie auch vom diesbezüglichen Know-how-Aufbau her – steigen permanent.
  • Mandantinnen und Mandanten erwarten zu Recht Lösungsangebote, die noch passender auf ihre individuelle Situation und ihr Unternehmen zugeschnitten sind, sind mit dem bisherigen "Angebot von der Stange" weniger zufrieden und teilweise entsprechend preissensibel.
  • Bei vielen Kanzleien gibt es keine jährliche Routine von Honorarerhöhungen.
  • Letzteres kombiniert mit dem Nachholbedarf an Schulungen fachlicher, methodischer wie softwarebezogener Inhalte sowie dem Nachholbedarf an Gehaltssteigerungen in der Branche führt bei etlichen Kanzleien zu Kapazitätsengpässen bzw. schleichenden Rentabilitätsproblemen trotz weiterhin guter Umsatzlage.
  • Aus dieser Gemengelage wird leicht ein Teufelskreis, bei dem Kapazitätsengpässe zu geringerer Dienstleistungsqualität führen, was Unzufrieden...

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