Steuerberaterhaftung und Verjährung von Schadensersatzan ... / 3.3 Organisation der Kanzlei

Der Steuerberater kann mit einer guten Organisation seiner Kanzlei (vgl. § 4 Abs. 1 BOStB) und entsprechend zuverlässigem Personal die Haftungsrisiken minimieren. Zur ordnungsgemäßen Organisation gehört es, Vorsorgemaßnahmen für den Fall der Verhinderung des Steuerberaters zu treffen, v. a. wenn er "Einzelkämpfer" ist. Die dauerhafte wechselseitige Zusammenarbeit für solche Fälle mit einem "benachbarten" Kollegen sollte angestrebt werden (Stichwort: Urlaubsvertretung). § 69 StBerG konkretisiert diese Pflicht im Fall der Verhinderung.

Wird der Steuerberater unvorhergesehen krank, muss er nur das, aber auch alles, was ihm dann noch möglich und zumutbar ist, zur Fristwahrung unternehmen.^[1] Eine krankheitsbedingte Fristversäumung des Rechtsanwalts kann nur unter besonderen Voraussetzungen, insbesondere bei einer plötzlich auftretenden Erkrankung, für die der Rechtsanwalt keine Vorsorge treffen konnte, eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand rechtfertigen.^[2]

Steuerbescheide und sonstige Verwaltungsakte bergen ein großes Haftungspotenzial, weil diese bei Versäumung der gesetzlichen Einspruchs- und Klagefristen fast immer unanfechtbar werden.^[3]

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand kann nicht gewährt werden, wenn bei Verwendung eines elektronischen Fristenkalenders in der Kanzlei des Prozessvertreters nicht dargetan wird, dass ausreichende Vorkehrungen zur Fristenkontrolle für den Fall eines Totalausfalls der Computeranlage getroffen worden sind.^[4]

Praxis-Tipp

Jeden einzelnen Fristablauf notieren

Der Fristeneintrag und die Fristenkontrolle dürfen niemals einem Auszubildenden überlassen werden, sondern sind ausschließlich vom Kanzleiinhaber bzw. einem gut ausgebildeten Mitarbeiter zu übernehmen. Der Mitarbeiter muss Kenntnisse über die Arten der Fristen – gesetzliche und behördliche/richterliche – haben sowie die Berechnung der Fristen beherrschen mit Beginn und Ablauf unter Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen.

In einem Fristenkontrollbuch^[5] muss jeder einzelne Fristablauf notiert werden mit einer ausreichenden Vorfrist (besondere Vorsicht bei Fristenbüchern mittels EDV, wenn die Datensicherung nicht täglich erfolgt).^[6] Ein anwaltliches Organisationsverschulden liegt vor, wenn ein Rechtsanwalt einen EDV-gestützten Fristenkalender verwendet, aber nicht anordnet, dass die Eingaben in diesen Kalender jeweils durch Ausgabe der eingegebenen Einzelvorgänge über einen Drucker oder durch Ausgabe eines Fehlerprotokolls kontrolliert werden.^[7]

Spätestens am Tag der Vorfrist muss der zuständige Mitarbeiter^[8] schriftlich durch Aushändigung eines (ausgedruckten) Fristenkontrollblatts auf den drohenden Fristablauf hingewiesen werden. Einsprüche können bei Überlastung des Sachbearbeiters ohne nachteilige Folgen erst einmal ohne Begründung zur Fristwahrung eingelegt werden. "Erledigte" Fristen müssen aus der Fristenkontrolle gelöscht und etwaige versandte Schriftstücke (Einspruch an das Finanzamt) mandantenbezogen ins Postausgangsbuch eingetragen werden.^[9]

Zu einer wirksamen Fristenkontrolle gehört auch eine bürointerne Anordnung, durch die gewährleistet wird, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft nochmals abschließend selbstständig geprüft wird. Dabei ist auch zu prüfen, ob die im Fristenkalender als erledigt gekennzeichneten Schriftsätze tatsächlich abgesandt worden sind.^[10]

Nutzt ein Berater bei der Fristenkontrolle ein automatisiertes bzw. programmgesteuertes Verfahren, muss sichergestellt sein, dass diese Programme ebenso verlässlich sind und dieselbe Überprüfungssicherheit bieten wie herkömmliche Prüfungsverfahren.^[11]

Möglichkeiten bei drohendem Fristablauf (gilt für alle Fristen):

• Post muss persönlich per Bote am Finanzamt in den Fristenkasten eingeworfen werden.

• Rechtsbehelfsschreiben oder Klageschriften müssen vorab per Fax übermittelt (Unterschrift des Steuerberaters, korrekte Fax-Nummer prüfen^[12] und Sendebericht aufheben^[13]) und dann anschließend sofort im Original per Post versandt werden.

  Praxis-Tipp

  Steuerberater muss Einhaltung von Weisungen prüfen

  Wird dem Steuerberater die Sache im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Verfahrenshandlung zur Bearbeitung vorgelegt, muss er die Einhaltung seiner Anweisungen zur Berechnung und Notierung laufender Rechtsmittelfristen einschließlich deren Eintragung in den Fristenkalender eigenverantwortlich prüfen.^[14]

  Rechtzeitige Postbearbeitung bzw. Versendung per Fax

  Der Steuerberater muss mit der Übermittlung eines Telefaxes so rechtzeitig beginnen, dass er unter gewöhnlichen Umständen mit dem Abschluss der Übermittlung noch vor Fristablauf rechnen kann. Die Belegung des Empfängergeräts durch andere eingehende Sendungen muss einkalkuliert werden.^[15]

  Rechtsmittel und andere bestimmende Schriftsätze können beim BFH elektronisch eingereicht werden, aber nur mit qualifizierter elektronischer Signatur.^[16] Nach § 52a Abs. 3 FGO wird dem Schriftformerfordernis bei elektronis...