Der Steuerberater nimmt ständig Informationen des Mandanten auf, während des persönlichen Beratungsgesprächs oder in Telefonaten bzw. über seine Mitarbeiter.
Der Steuerberater muss grundsätzlich alle relevanten Unterlagen und Informationen vor der jeweiligen konkreten Beratung beim Mandanten (und beim Finanzamt) anfordern, um die Sachlage zu klären und die Rechtslage richtig und umfassend beurteilen zu können.[1]
Um Missverständnissen und damit einer wesentlichen Fehlerquelle vorzubeugen, empfiehlt es sich, grundsätzlich von allen steuerlich relevanten Gesprächen/Anfragen schriftliche Aktennotizen zu fertigen. Dies muss für jeden gelten und für (fast) jedes Telefonat (auch mit dem Finanzbeamten). Es gehört zur ordnungsgemäßen Bearbeitung eines steuerlichen Mandats, Maßnahmen gegenüber der Steuerbehörde, die zur Interessenwahrung des Mandanten erforderlich sind, beweiskräftig zu dokumentieren.
Fehlen Unterlagen, sollten diese schriftlich beim Mandanten angefordert werden. Hier können vorgefertigte Musterschreiben verwendet werden, die dann individuell abgeändert werden.
Der Steuerberater ist verpflichtet, bei seinem Mandanten die für die Abgabe einer steuerlichen Erklärung erforderlichen Unterlagen substanziiert anzufordern. Dies gilt v. a., wenn ihm bekannt ist, dass die Finanzbehörde einen Schätzungsbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) erlassen hat. In einem solchen Fall muss der Steuerberater seinen Mandanten über den zu erwartenden, weiteren Verfahrensablauf ebenso aufklären wie über den Eintritt einer etwaigen Bestandskraft des Schätzungsbescheids nach dem Wegfall des Vorbehalts des Widerrufs. Der Auftraggeber muss nachweisen, dass er dem beauftragten Steuerberater sämtliche steuerlich relevante Unterlagen und dem Auftraggeber persönlich zugegangene Bescheide der Finanzbehörde (Aufhebungsbescheid bez. des Vorbehalts der Nachprüfung) vorgelegt hat.[2]
Nach der Rechtsprechung des BGH muss der steuerliche Berater zwar nach besten Kräften mit Rat und Tat im Rahmen des Zumutbaren daran mitwirken, dass der steuerpflichtige Mandant die festgesetzten Fristen für die Abgabe der Steuererklärung einhalten kann und sowohl rechtzeitig als auch klar und unmissverständlich darauf hinweisen, welche bestimmten einzelnen Unterlagen für die ordnungsgemäße Geschäftsbesorgung nötig sind. Die wesentlichen tatsächlichen Voraussetzungen muss er dafür durch Rückfragen und Erörterung mit dem Mandanten zu klären versuchen. Fehlen dem Steuerberater zur fristgerechten Erledigung der Erstellung der Steuererklärung bestimmte Unterlagen, genügt er dieser Aufklärungs- und Belehrungspflicht, wenn er den Mandanten auf die Notwendigkeit der Unterlagen hinweist. Sache des Mandanten ist es, diese Unterlagen zu beschaffen. Der Steuerberater muss weder gleichzeitig eine Mandatskündigung androhen noch eine ins Einzelne gehende Aufklärung über die etwaigen Folgen vornehmen.[3]
Über jedes steuerliche Thema, zu dem der Mandant aufgrund der erfolgten Beratung (s)eine Entscheidung zu treffen hat, sollte der Steuerberater eine zusammenfassende Darstellung schriftlich übermitteln, mit
- dem wesentlichen Lebenssachverhalt,
- den steuerlichen Möglichkeiten,
- den Vor- und Nachteilen der Varianten und
- den steuerlichen Auswirkungen.
Wenn ein Steuerberater eine schriftliche Fixierung des Gesprächsinhalts für seinen Mandanten für erforderlich hält, dann muss diese Niederschrift ebenso vollständig sein wie der mündlich gegebene Rat, insbesondere dann, wenn dem Rat in Schriftform der Charakter einer Handlungsanweisung an den Mandanten zukommt.[4]
Der Steuerberater muss dabei einen Weitblick entwickeln (d. h. steuerliche Gesetzesvorhaben kennen und darauf hinweisen).
Aktennotizen und Schreiben an den Mandanten, in dem die erteilten Auskünfte und die daraus resultierende Entscheidung des Mandanten nochmals kurz schriftlich zusammengefasst werden, dienen im Fall der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen als "Entlastungsbeweis" für eine mögliche Haftung des Beraters. Der Steuerberater muss v. a. vom Mandanten nicht befolgte Ratschläge dokumentieren, unter Hinweis auf die erklärten möglichen Folgen. In Fällen, in denen strafrechtlich relevante Dinge zur Sprache kommen, sich Aktennotizen naturgemäß nicht unbedingt eignen (v. a. wenn der Mandant Empfehlungen zur Selbstanzeige nicht befolgt), sollte der Steuerberater einen Mitarbeiter bei der Besprechung als "Zeugen" hinzuziehen.
Im eigenen Interesse sollte der Steuerberater bei widersprüchlichen Aussagen des Mandanten hellhörig werden und nachfragen. Offensichtlich gefälschte oder manipulierte Unterlagen dürfen nicht verbucht werden.
Leitet ein Steuerberater eine an ihn zugestellte Einspruchsentscheidung nicht unmittelbar an seinen Mandanten weiter, muss er diesen an den Ablauf der Klagefrist erinnern. Erhebt der Mandant aufgrund eines solchen Versäumnisses verspätet Klage beim Finanzgericht, kommt eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht in Betracht.[5]
Es besteht auch Hinweispflicht eines Steuerber...
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