Rz. 420
Die Voraussetzungen der Steuerbefreiung müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein (§ 13 Abs. 1 S. 2 UStDV). Daraus ergibt sich, dass die erforderlichen Aufzeichnungen laufend und unmittelbar nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes vorgenommen werden müssen. Ist für die Buchungen z. B. eine Steuerkanzlei beauftragt, muss gewährleistet sein, dass dieser die Buchungsunterlagen unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden und diese die Buchungen zeitgerecht vornimmt.[1] Der Unternehmer muss den buchmäßigen Nachweis bis zu dem Zeitpunkt führen, zu dem er die USt-Voranmeldung für die Ausfuhrlieferung abzugeben hat.[2] Der buchmäßige Nachweis darf jedoch durch Belege (z. B. Ausfuhrnachweis) vervollständigt werden, wenn diese erst später eingehen.[3] Der Buchnachweis bezweckt, der Finanzverwaltung die Nachprüfung der Voraussetzungen der Steuerbefreiung zu ermöglichen. Es genügt daher grundsätzlich nicht, wenn der Buchnachweis lediglich am Ende des Veranlagungszeitraums oder bei der Abgabe der Steuererklärung vorlag. Denn es kann der Finanzverwaltung bei der von ihr geforderten Massenarbeit nicht zugemutet werden, den Buchnachweis schon vor der Veranlagung zu prüfen. Deshalb bestimmt § 147 Abs. 3 AO, dass die Aufzeichnungen bis zu zehn Jahren aufzubewahren sind.[4] Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Festsetzungsfrist für die USt endet, zu laufen.[5] Der Buchnachweis muss daher noch bei einer späteren Prüfung vorliegen. Die in den Belegen und buchmäßigen Aufzeichnungen beurkundeten Tatsachen können mit allen dafür geeigneten Beweismitteln widerlegt oder in Zweifel gezogen werden.[6] Hat ein Steuerpflichtiger seine Bücher, Aufzeichnungen und Belege vorzeitig vernichtet und kann er infolgedessen bei einer Betriebsprüfung den Buchnachweis nicht erbringen, so kann ihm die Steuerbefreiung nicht gewährt werden[7], es sei denn, die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung sind nach objektiver Rechtslage erfüllt Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist eine Schätzung oder eine repräsentative Feststellung der Ausfuhrlieferungen nicht zulässig.[8] Gehen die Unterlagen, die dem Buchnachweis dienen, durch höhere Gewalt verloren und sind keine Anhaltspunkte gegen die Ordnungsmäßigkeit dieser Unterlagen gegeben, so ist der Steuerpflichtige so zu stellen, als sei der Buchnachweis erbracht. Als höhere Gewalt sind Ereignisse anzusehen, die zu verhüten oder abzuwehren der Steuerpflichtige unter den gegebenen Verhältnissen auch durch die äußerste nach Lage der Sache von ihm zu erwartende Sorgfalt nicht imstande war (z. B. Einbruch).[9]
Rz. 421
Eine eindeutige und leichte Nachprüfbarkeit des Buchnachweises ist dann gegeben, wenn die Buchführung ohne erheblichen Zeitverlust ein zweifelsfreies Auffinden der einzelnen Geschäftsvorfälle gewährleistet.[10] Die Frage, wann ein "erheblicher Zeitverlust" vorliegt, bereitet in der Praxis oft Schwierigkeiten. Da der Tatsachenwürdigung weitgehend freier Spielraum gelassen ist, wird die Entscheidung bis zu einem gewissen Grade Ausdruck der persönlichen Auffassung des Prüfers sein. Sie wird "der Beurteilung eines Sachverständigen" überlassen bleiben müssen, der durch häufige Prüfungen dieser Art eine besondere Gewandtheit hierfür erworben hat. Der Umstand allein, dass für einen nicht geübten Beamten eine solche Prüfung sehr zeitraubend ist, beweist nicht unter allen Umständen die Unzulässigkeit der Buchführung. In Anlehnung an § 63 Abs. 1 UStDV müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick über die Ausfuhrumsätze des Unternehmers zu erhalten und die Grundlagen für die Steuerbefreiung festzustellen. Je umfangreicher und vielschichtiger sich die Auslandsumsätze gestalten, umso mehr Zeit wird für die Gewinnung eines Überblickes aufzuwenden sein. In diesen Fällen muss jedoch die Buchführung deutliche Hinweise auf die Ausfuhrlieferungen enthalten bzw. diese gesondert zusammenfassen. Hingegen genügen Unternehmer, die nur eine oder zwei Ausfuhrlieferungen im Kj. durchführen und u. U. nicht einmal buchführungspflichtig sind, der Aufzeichnungspflicht im allgemeinen, wenn aus anderen Aufzeichnungen (Verkaufslisten, Kassenbüchern) eindeutig entnommen werden kann, dass es sich um Ausfuhrlieferungen handelt.[11]
Rz. 422
Der Unternehmer hat in seiner Buchführung alle in den Vorschriften über die Steuerbefreiung genannten Voraussetzungen aufzuzeichnen, sodass der Betriebsprüfer schon durch kurzes Überlesen einen Einblick darüber gewinnen kann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Die Buchführung ist für sich ein geschlossenes Ganzes. Die Rechnungsdurchschriften und sonstigen Belege sind Teil der Buchführung. Eine leichte Nachprüfbarkeit ist i. d. R. nur dann möglich, wenn entsprechende Verweisungen innerhalb der korrespondierenden Bucheintragungen und in Ergänzung dazu noch bei den einzelnen Buchungen Hinweise auf di...
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