Rz. 20

Abs. 3 regelt die Mindestanforderungen, die an einen schriftlich oder elektronisch erlassenen Verwaltungsakt zu stellen sind; durch Gesetz können weitergehende Anforderungen gestellt werden[1]. Zu schriftlichen Verwaltungsakten vgl. Rz. 15, zu elektronisch erlassenen Verwaltungsakten Rz. 16.

Schriftlich und elektronisch erlassene Verwaltungsakte müssen die erlassende Behörde erkennen lassen. Bei elektronisch erlassenen Verwaltungsakten gilt dies sowohl für einfache als auch für qualifizierte elektronische Verwaltungsakte.

Außerdem müssen diese Verwaltungsakte Unterschrift oder Namenswiedergabe enthalten; insoweit gelten für formularmäßige oder mithilfe elektronischer Anlagen erlassene Verwaltungsakte Sonderregelungen (Rz. 24).

 

Rz. 21

Die erlassende Behörde muss identifizierbar in der Urkunde selbst, die den Verwaltungsakt enthält, enthalten sein (z. B. Kopfleiste, Siegel usw., nicht nur z. B. auf dem Briefumschlag). Diese Angabe ist für den Rechtsschutz des Betroffenen wichtig; ihr Fehlen macht den Verwaltungsakt nach § 125 Abs. 2 Nr. 1 AO nichtig.

Bei dieser Voraussetzung handelt es sich um eine Wirksamkeitsvoraussetzung, nicht um eine bloße Formvorschrift (vgl. Rz. 14ff.).

 

Rz. 22

Die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des erlassenden Beamten dient der Zuständigkeitskontrolle; ihr Fehlen führt nicht zur Nichtigkeit, sondern nur zur Anfechtbarkeit[2]. Es brauchen nur Unterschrift oder Namenswiedergabe vorhanden sein; die Namenswiedergabe ersetzt also die Unterschrift.

Zum Begriff der Unterschrift (eigenhändige Unterzeichnung mit dem Familiennamen), die nicht unbedingt lesbar, aber individuell sein muss, vgl. Heinrichs, in ­Palandt, BGB, 70. Aufl. 2011, § 126 Rz. 5.

Nicht zur Wahrung der Form gehört es, dass ein Siegelabdruck beigefügt ist; ein solcher Siegelabdruck kann (z. B. zur Angabe der Behörde), muss aber nicht angebracht werden.

Namenswiedergabe ist die maschinengeschriebene, faksimilierte oder gedruckte, nicht notwendig auch beglaubigte Wiedergabe des Namens; erfolgt eine Beglaubigung, muss der Beglaubigungsvermerk selbst von dem beglaubigenden Amtsträger unterschrieben sein.

Die Namenswiedergabe erfordert nicht, dass auch auf dem bei den Akten verbleibenden Exemplar der Name des Beamten angebracht sein muss[3]. Das bei den Akten verbleibende Exemplar ist nach § 124 Abs. 1 im Außenverhältnis ohne Bedeutung; was dort angebracht wird, hat auf die Rechtmäßigkeit des Verwaltungsakts keinen Einfluss.

Eine Paraphe ersetzt Unterschrift und Namenswiedergabe nicht[4].

Fehlen die Namenswiedergabe und die Unterschrift, ist der Verwaltungsakt fehlerhaft. Heilung dieses Fehlers ist nach § 126 nicht möglich, wohl aber kann der Fehler nach § 127 AO unbeachtlich sein. A. A. FG Rheinland-Pfalz v. 12.11.1980, V 50/79, EFG 1981, 322, das zu Unrecht (unheilbare) Nichtigkeit annimmt.

 

Rz. 23

Die Angabe des Datums des Erlasses des Verwaltungsakts ist nicht vorgeschrieben, da rechtlich von Bedeutung nur der Tag der Bekanntgabe, nicht der des Erlasses ist.

[1] Vgl. § 157 AO.
[3] So zu Unrecht Rößler, DStZ 1981, 70.
[4] Seer, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 119 AO Rz. 8.

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