Reisekosten: Steuerfreie Er... / 1.2 Kürzung der Werbungskosten

Das gesetzliche Abzugsverbot des § 3c EStG verhindert nach der Zielsetzung des Gesetzgebers eine Doppelvergünstigung durch steuerfreie Einnahmen und abzugsfähige Ausgaben. Soweit Ausgaben mit steuerfreien Einnahmen im Zusammenhang stehen, wird ihre steuermindernde Berücksichtigung bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens gesetzlich ausgeschlossen.[1]

Der steuerfreie Arbeitgeberersatz mindert die als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abzugsfähigen Reisekosten, auch wenn die Erstattungsleistung dem Arbeitnehmer erst im Folgejahr zufließt.[2] Die Kürzung ist bereits im Jahr des Werbungskostenabzugs vorzunehmen.[3] Der Arbeitgeber muss aus diesem Grund bei der jährlichen Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung auch steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei beruflichen Auswärtstätigkeiten eintragen (Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung 2013). Die gesetzliche Bescheinigungspflicht für steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei beruflichen Auswärtstätigkeiten ist durch das BMF auf solche Fälle beschränkt worden, in denen die Reisekostenabrechnung Gegenstand der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und deshalb über das Lohnkonto vorgenommen wird.[4] Insbesondere Arbeitgeber mit separater Reisekostenabrechnungsstelle sind daher nach wie vor von der Bescheinigungspflicht ausgenommen und brauchen diese Angaben lediglich freiwillig zu bescheinigen. Wenn keine entsprechenden Eintragungen in der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind, der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungsleistungen von seiner Firma hierfür aber erhalten hat, empfiehlt es sich, vor Abgabe der Einkommensteuererklärung eine entsprechende schriftliche Bescheinigung über den Umfang der steuerfreien Reisekostenleistungen vom Arbeitgeber einzufordern. Insbesondere bei Arbeitnehmern mit hohen Werbungskosten lassen sich dadurch unnötige Rückfragen durch das Finanzamt und damit verbundene zeitliche Verzögerungen bei der Bearbeitung der Steuererklärung vermeiden.

 

Wichtig

Keine Kürzung bei Einbehalt von Tagegeldern

Die Kürzung der abziehbaren Reisekosten um den steuerfreien Arbeitgeberersatz ist daran geknüpft, dass dem Arbeitnehmer Barbezüge tatsächlich zufließen. Macht der Arbeitgeber in Fällen der amtlichen Verpflegung von seiner arbeitsrechtlichen Möglichkeit auf Kürzung der Barvergütung Gebrauch, findet die nach § 3c EStG vorgesehene Anrechnung auf den Werbungskostenabzug keine Anwendung.[5] Der ungekürzte Werbungskostenabzug ist stattdessen durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils für die unentgeltlich gewährte Verpflegung auszugleichen. Die Urteile finden in allen noch offenen Fällen uneingeschränkt Anwendung. Allerdings gewährt die Finanzverwaltung ein Wahlrecht.[6] Der Arbeitgeber kann weiterhin nach den bisherigen Grundsätzen verfahren und den Ansatz eines geldwerten Vorteils durch Verrechnung von einbehaltenen steuerfreien Spesen vermeiden.[7] Neu ist, dass bei Anwendung der bisherigen Verrechnungsmethode dem Arbeitnehmer bei der Einkommensteuer gleichwohl die Möglichkeit des Werbungskostenabzugs zusteht. Die Höhe des Abzugs berechnet sich zunächst nach dem einbehaltenen, also nicht steuerfrei ausbezahlten Spesenersatz, der maximal die Höhe der jeweils maßgebenden Verpflegungspauschalen erreichen kann. Die abziehbaren Werbungskosten ergeben sich durch anschließende Kürzung dieses Ausgangsbetrags um die nicht versteuerten Sachbezugswerte.

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