Reisekosten

Zusammenfassung

Begriff

Reisekosten gehören zu den Betriebsausgaben, wenn sie durch den Betrieb eines Unternehmers veranlasst sind. Sind die Kosten durch ein Arbeitsverhältnis bedingt, kommt ein Abzug als Werbungskosten in Betracht. Ersetzt der Arbeitgeber Reisekosten, sind die Leistungen in bestimmten Grenzen steuerfrei. Reisen zur Betreuung von Immobilien stellen Werbungskosten bei den Vermietungseinkünften dar. Zu den Reisekosten gehören die Aufwendungen für Fahrten, für Verpflegung und für Übernachtung sowie die Reisenebenkosten.

Das Reisekostenrecht wurde ab 2014 neu geregelt. Im Mittelpunkt steht für Arbeitnehmer die Neuausrichtung des Reisekostenrechts an der "ersten Tätigkeitsstätte", die den bisherigen Anknüpfungspunkt "regelmäßige Arbeitsstätte" ersetzt. Außerdem wurde der Abzug von Verpflegungspauschalen neu geregelt und die Höhe der abzugsfähigen Fahrtkosten gesetzlich verankert.

Aus Rechnungen über betriebliche Reisekosten ist grundsätzlich der Vorsteuerabzug zulässig, sofern der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigende Ausgangsumsätze tätigt. Voraussetzung ist jedoch, dass die Eingangsrechnungen auf den Unternehmer lauten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die maßgeblichen steuerlichen Reisekostenvorschriften sind im EStG in § 3 Nr. 13 und Nr. 16, § 4 Abs. 5 Nrn. 5-6a, § 8 Abs. 2, § 9 Abs. 1 Nrn. 4-5a, § 9 Abs. 2-4a und in § 12 Nr. 1 geregelt.

Verwaltungsseitige Erläuterungen zur Abgrenzung von Reisen mit betrieblichem und privatem Hintergrund (sog. gemischte Aufwendungen) enthält das BMF-Schreiben v. 6.7.2010, BStBl 2010 I S. 614. Einzelheiten zum neuen Reisekostenrecht mit vielen Beispielen erläutert das umfangreiche BMF-Anwendungsschreiben v. 30.9.2013, IV C 5 - S 2353/13/10004, BStBl 2013 I S. 1279.

Die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs sind in § 15 Abs. 1 Nr. 1 bzw. Abs. 2-3 UStG sowie Abschn. 15.1 bis 15.22 UStAE enthalten. Die (eingeschränkte) Abzugsfähigkeit von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen (anlässlich einer Reise) regelt Abschn. 15.6 UStAE.

Einkommensteuer

1 Berufliche/betriebliche Veranlassung von Reisen

Die Aufwendungen für Reisen sind Werbungskosten/Betriebsausgaben, wenn die Reise geschäftlich (betrieblich, beruflich) veranlasst ist. Liegt der Reise offensichtlich ein unmittelbarer einkünftebezogener Anlass zugrunde, sind die Reisekosten insgesamt der betrieblichen/beruflichen Sphäre zuzuordnen und steuerlich abziehbar.

Beispiele für betriebliche Reiseanlässe eines Unternehmers sind

• der Besuch einer Fachmesse,
• der Besuch von Geschäftsfreunden zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder Vertragsverhandlungen sowie
• die aktive Teilnahme an einer Berufstagung.

Eine Geschäftsreise unternimmt auch ein selbstständiger Handelsvertreter, der Kunden besucht oder ein Freiberufler, der auswärts Mandanten berät sowie Gerichts- und andere Termine wahrnimmt.

Die Tatsache, dass eine Geschäftsreise unternommen wurde, muss dokumentiert werden, z. B. durch ein Fahrtenbuch, die Hotelrechnung, eine Tankstellenquittung oder durch Korrespondenz. Dem Steuerpflichtigen obliegt es, die objektiven Umstände für die betriebliche Veranlassung der Reise nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.

Bei einem Arbeitnehmer wird eine berufliche Veranlassung u. a. bejaht, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt, sei es der Besuch eines Kunden oder die Teilnahme an einer Fachmesse. Weitere Beispiele für einen beruflichen Anlass eines Arbeitnehmers sind

• Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder
• zu einer angeordneten Studienveranstaltung.^[1]

Ein Vollabzug der Kosten ist auch dann noch möglich, wenn eine private Mitveranlassung der Reise besteht, die jedoch nur untergeordnete Bedeutung hat (10-%-Grenze). Andererseits scheidet bei einer untergeordneten betrieblichen oder beruflichen Mitveranlassung ein Abzug der Aufwendungen in vollem Umfang aus. Dies schließt jedoch nicht aus, dass zusätzliche und ausschließlich erwerbsbezogen veranlasste Aufwendungen für sich genommen abzugsfähig sein können.^[2]

Praxis-Beispiel

Private Reise mit betrieblichen Einzeltagen

Ein Steuerberater nimmt während seiner 2-wöchigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar in der Nähe des Urlaubsorts teil.

Weil der berufliche Anteil nur untergeordnete Bedeutung hat, scheidet der Abzug von Reisekosten grundsätzlich aus. Die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängenden Aufwendungen (Seminargebühr, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, Verpflegungspauschale für den Seminartag) sind eindeutig abgrenzbar und deshalb steuerlich abzugsfähig.

Praxis-Beispiel

Gemischt veranlasste Reise

Ein niedergelassener Arzt besucht einen Fachkongress in Hamburg. Er reist Sonntagfrüh mit dem Flugzeug an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Samstagabend reist er nach Hause zurück.

Die Kosten der 3 Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag sowie die Kongressgebühren gehören zu den Betriebsausgaben. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und im Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufzuteilen. Von den 7 Reisetagen sind 3 Tage betrieblich, also 3/7 de...