Die so nach dem tatsächlichen Erscheinungsbild bestimmte Bürogemeinschaft kann aus sehr unterschiedlichen Rechtsbeziehungen der in einer solchen Gemeinschaft vereinigten Personen herrühren. Mit der bürgerlich-rechtlichen Gemeinschaft[1] verbindet sie nur, dass die faktischen Verhältnisse, nicht ein Rechtsgeschäft zur Entstehung erforderlich sind. Aber die Voraussetzung, dass die zivilrechtlichen Gemeinschafter gemeinsame Rechte an einem Gegenstand besitzen, ist für die Bürogemeinschaft nicht erforderlich, und wenn gemeinsame Rechte vorhanden sind, dürfte es regelmäßig auch Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung dieser Rechte geben und damit ein gemeinsames Ziel des Zusammenschlusses, was die Gemeinschaft dann zur bürgerlich-rechtlichen Gesellschaft[2] macht. Dies dürfte der Regelfall der Bürogemeinschaft sein.[3]
Aber auch die Gleichsetzung einer Bürogemeinschaft ausschließlich mit einer bürgerlich-rechtlichen Gesellschaft wäre zu eng. Auch kommt es häufig vor, dass der Inhaber der Alleinnutzungsrechte an einem Büro anderen gegen Entgelt die Möglichkeit zur Mitbenutzung einräumt, in dem er einzelne Räume überlässt und die Mitbenutzung von gemeinsamen Räumen und technischen Anlagen gestattet, ggf. auch sein Personal in bestimmtem Umfang zur Verfügung stellt. Diese Vereinbarungen über die Mitbenutzung (nicht gemeinschaftliche Nutzung) sollen hier vereinfachend mit dem Begriff "Untermiete" umschrieben werden, auch wenn sie i. d. R. ein Bündel gegenseitiger Absprachen unterschiedlicher vertraglicher Natur enthalten.[4] Untermietverträge sind zweiseitige und keine Gesellschaftsverträge, und zwar auch dann, wenn sie für das gleiche Büro mit mehreren Untermietern geschlossen werden.
Untermietverträge
Da ein Untermieter im Allgemeinen keinen Einfluss auf Vertragsschlüsse mit anderen Untermietern hat, ist für Lohnsteuerhilfevereine ein entsprechender Vorbehalt in dem Untermietvertrag angebracht, soweit die Bürogemeinschaft mit anderen dem Verbot der Ausübung anderer wirtschaftlicher Betätigungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Lohnsteuerhilfevereins entgegensteht.
Wird die Bürogemeinschaft in Form einer bürgerlich-rechtlichen Gesellschaft betrieben, wird zwischen einer Innen- und Außengesellschaft unterschieden. Während bei einer Innengesellschaft[5] die in der Bürogemeinschaft zusammengeschlossenen Personen auf gleicher Ebene untereinander Regelungen zur gemeinsamen Nutzung des Büros vereinbart haben, gegenüber Dritten aber nur einer der Gesellschafter im eigenen Namen auftritt, treten in einer Außengesellschaft die zusammengeschlossenen Personen gegenüber Dritten gemeinsam als Vertragspartner auf. Die Außengesellschaft wird von manchen als eine unzulässige Form der Bürogemeinschaft gesehen, weil sie in einer solchen die Kooperationsform einer Sozietät erblicken. Zutreffend ist zwar, dass die Außengesellschaft nicht die gemeinsame Beratung der Hilfesuchenden umfassen darf, aber eine solche Absprache wäre auch für eine Innengesellschaft unzulässig. Zweck der Bürogemeinschaft ist allein die gemeinsame Nutzung der Ressourcen des Büros und Verträge mit Dritten, mit denen diese Ressourcen geschaffen werden (z. B. Mietverträge, Teledienstleistungen, Zeitschriftenabonnements)[6], können auch von der Gesellschaft als Gesamthand aller Beteiligter der Bürogemeinschaft abgeschlossen werden. Für Bürogemeinschaften, deren Partner ausschließlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringen, ist die Form des Zusammenschlusses bei zutreffender Verrechnung ohne Belang.[7]
Welche der vertraglichen Möglichkeiten gewählt wird, wird in 1. Linie von den tatsächlichen Gegebenheiten abhängen. Alle diese Formen haben Vorteile und Nachteile. Die Außengesellschaft verschafft den Gesellschaftern gleiche Rechte gegenüber den Vertragspartnern, begründet aber auch ihre gesamtschuldnerische Haftung im Falle, dass einer der Gesellschafter zahlungsunfähig wird. Die Innengesellschaft gewährt allen Gesellschaftern gleiches Mitspracherecht, bewahrt sie aber nicht davor, dass sie im Falle des Wegfalls des nach außen auftretenden Gesellschafters plötzlich ohne Vertragspartner dastehen. Der Untermietvertrag bringt es mit sich, dass die Konditionen der Zusammenarbeit nicht einvernehmlich, sondern einseitig vorgegeben werden, ist aber – wenn die Bürogemeinschaft ohnehin nicht auf Dauer angelegt sein soll – vom Untermieter i. d. R. leichter aufzulösen. Auch der Vermieter kann i. d. R. leichter Ersatz finden.
Die Frage, wer mit wem Verträge schließt, spielt insbesondere bei der gemeinsamen Beschäftigung des Personals eine Rolle. Scheidet ein Partner aus der Bürogemeinschaft aus, enden damit nicht die mit der Bürogemeinschaft geschlossenen Arbeitsverträge, auch wenn die Arbeitnehmer überwiegend oder ausschließlich für einen Partner der Bürogemeinschaft tätig waren. Sie haben daher grundsätzlich Anspruch auf Weiterbeschäftigung, auch wenn das Tätigkeitsfeld zwischenzeitlich weggefallen ist.
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