Praxis-Beispiele: Essenszuschuss

1 Kantinenessen (Zuzahlung unter Sachbezugswert)

 

Sachverhalt

Der Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern ein arbeitstägliches Mittagessen zu verbilligten Preisen zwischen 1,50 EUR und 3,00 EUR in der eigenen Kantine an. Im Monat wurden insgesamt 2.000 Essen in der Kantine verkauft. Für diese Essen haben die Arbeitnehmer insgesamt 4.500 EUR entrichtet.

Wie müssen die verbilligten Kantinenmahlzeiten lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Lösung

Die Gestellung von verbilligten Mahlzeiten für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der arbeitstäglichen Mahlzeiten ist für lohnsteuerliche Zwecke mit dem amtlichen Sachbezugswert (2020: 3,40 EUR) anzusetzen.

Die evtl. anfallende Lohnsteuer kann für die Mahlzeiten pauschal mit 25 % erhoben werden. Dies führt gleichzeitig zur Sozialversicherungsfreiheit. Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem niedrigeren Entgelt, das die Mitarbeiter für die Mahlzeit entrichten.

Weil in der Kantine des Arbeitgebers unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, kann der Pauschalbesteuerung zur Vereinfachung ein Durchschnittswert zugrunde gelegt werden. Dabei reicht es aus, wenn die Durchschnittsberechnung für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum, also hier für den gesamten Monat Januar, durchgeführt wird.

 
Berechnung des zu versteuernden Vorteils
Sachbezugswert je Mahlzeit 3,40 EUR
Durchschnittliche Zuzahlung je Arbeitnehmer und Essen (4.500 EUR : 2.000 Essen) 2,25 EUR
Geldwerter Vorteil je Essen 1,15 EUR
Pauschal zu versteuern gesamt (1,15 EUR × 2.000 Essen) 2.300,00 EUR
Pauschalsteuer (2.300 EUR × 25 %) 575,00 EUR
Zzgl. pauschaler Solidaritätszuschlag (5,5 %) und pauschale Kirchensteuer je nach Bundesland  

Die pauschale Lohnsteuer für die Kantinenmahlzeiten von 575 EUR monatlich trägt vereinbarungsgemäß der Arbeitgeber.

Praxis-Tipp

Ist die Ermittlung des Durchschnittswertes wegen der Menge der zu erfassenden Daten besonders aufwändig, kann diese auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden.

Verfügt die Firma über eine Vielzahl von Kantinen, kann die Ermittlung des Durchschnittswerts auch auf eine repräsentative Auswahl der Kantinen beschränkt werden.

2 Kantinenessen (verpachtete Kantine)

 

Sachverhalt

Ein Unternehmen hat die Kantine an einen externen Caterer verpachtet. Die Räumlichkeiten werden der Fremdfirma mietfrei überlassen. Sie bietet dafür den Mitarbeitern täglich 3 verschiedene Essen zu verbilligten Preisen von 2,30 EUR, 3,40 EUR und 4,50 EUR an.

Im März 2020 wurden insgesamt 3.000 Essen in der Kantine verkauft:

  • 1.000-mal das Menü für 2,30 EUR,
  • 1.000-mal das Menü für 3,40 EUR und
  • 1.000-mal das Menü für 4,50 EUR.

Wie müssen die verbilligten Kantinenmahlzeiten lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Lösung

Die Gestellung von verbilligten Mahlzeiten für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der Kantinenmahlzeiten ist für lohnsteuerliche Zwecke mit dem amtlichen Sachbezugswert (2020: 3,40 EUR) anzusetzen. Dies gilt auch in diesem Fall, obwohl die Kantine nicht vom Arbeitgeber betrieben wird. Durch die mietfreie Überlassung von Räumen trägt er zur Verbilligung der Mahlzeiten bei.

Weil in der Kantine unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen an die Arbeitnehmer abgegeben werden, kann der steuerlichen Ermittlung zur Vereinfachung ein Durchschnittswert zugrunde gelegt werden. Dabei reicht es, wenn die Durchschnittsberechnung für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum durchgeführt wird, hier also für den Monat März. Andernfalls müssen für jeden Mitarbeiter die von ihm eingenommen Mahlzeiten bzw., das dafür entrichtete Entgelt einzeln erhoben werden, was gerade bei einer größeren Firma kaum durchführbar ist.

 
Ermittlung des Durchschnittspreises je Essen
1.000 Essen zum Preis von 2,30 EUR 2.300 EUR
1.000 Essen zum Preis von 3,40 EUR 3.400 EUR
1.000 Essen zum Preis von 4,50 EUR 4.500 EUR
Gesamteinnahmen der Kantine 10.200 EUR
Durchschnittspreis je Essen (10.200 EUR : 3.000 Essen) 3,40 EUR

Der Durchschnittspreis je Essen liegt genau beim steuerlichen Sachbezugswert von 3,40 EUR (2020) je Mahlzeit. Es verleibt somit kein geldwerter Vorteil. Obwohl zumindest für das preiswerteste Essen der Sachbezugswert unterschritten wird, fallen aufgrund der Durchschnittsbetrachtung keine lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtigen Vorteile an.

Die mietfreie Überlassung der Kantine und die dadurch mögliche Verbilligung des Essens haben hier also keinerlei Abgabenbelastung zur Folge.

Hinweis

Wenn der Sachbezugswert vom Durchschnittspreis unterschritten würde, wäre der Restbetrag steuerpflichtig – mit der Möglichkeit zur Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 %.

3 Essenszuschuss (digitaler Essensgutschein)

 

Sachverhalt

Ein Arbeitgeber ohne eigene Kantine hat mit dem Pächter der Nachbarkantine eine Vereinbarung getroffen, nach...

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