Praxis-Beispiele: Auslagenersatz

1 Einkäufe durch Mitarbeiter

Sachverhalt

Eine Vertriebsmitarbeiterin kauft im Auftrag des Arbeitgebers Kundengeschenke ein. Sie hat vor dem Einkauf einen Vorschuss von 500 EUR erhalten und gibt insgesamt 590 EUR aus für:

• 20 Flaschen Rotwein für je 15 EUR,
• 20 Packungen Pralinen für je 10 EUR,
• Verpackungsmaterial für 30 EUR und
• Briefmarken für 60 EUR.

Für den Wein hat sie sich eine Rechnung auf ihr Unternehmen ausstellen lassen. Für die übrigen Gegenstände kann sie einen Kassenbon vorlegen. Sie bittet um Ersatz der restlichen Kosten i. H. v. 90 EUR.

Wie ist der Sachverhalt steuerlich zu behandeln? Ergeben sich sozialversicherungsrechtliche Folgen?

Ergebnis

Bei den Einkäufen im Gesamtwert von 590 EUR handelt es sich um Geschenke für Geschäftsfreunde des Arbeitgebers, für die ein steuerfreier Auslagenersatz möglich ist.

Weder der Vorschuss von 500 EUR noch die Erstattung von 90 EUR lösen lohnsteuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen aus.

Es spielt keine Rolle, ob die Ausgaben im Namen der Firma erfolgt sind oder die Mitarbeiterin im eigenen Namen eingekauft hat. Eine auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung ist nicht zwingend erforderlich.

Für den Vorsteuerabzug benötigt der Arbeitgeber bei Einkäufen mit einem Gesamtwert von mehr als 250 EUR allerdings eine ordnungsgemäße Rechnung.

• Für den Weineinkauf hat die Mitarbeiterin eine Rechnung vorgelegt.
• Für das Verpackungsmaterial mit einem Wert von 30 EUR reicht der Kassenbon.
• Das Porto ist nicht mit Umsatzsteuer belastet.
• Für die Umsatzsteuer aus den Pralinen mit einem Gesamtwert von 200 EUR ist ebenfalls ein Vorsteuerabzug möglich. Weil es sich um sog. Kleinbetragsrechnungen handelt, reicht hier ebenfalls der Kassenbon.

Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Gesamtwert von 35 EUR je Geschenk und Jahr als Betriebsausgaben abzugsfähig. Werden insgesamt 20 Päckchen verschickt, die Pralinen und eine Flasche Wein (Gesamtwert 25 EUR) enthalten, wird diese Grenze nicht überschritten.

2 Garagenmiete

Sachverhalt

Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen mit Verbrennungsmotor mit einem Listenpreis von 30.000 EUR zur Verfügung. Dieser wird auch für private Zwecke und für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernung 10 km) genutzt. Der Wagen wird nach der 1-%-Regelung bzw. nach der 0,03-%-Regelung versteuert. Alle für den Dienstwagen entstehenden Kosten werden vom Arbeitgeber übernommen.

Der Arbeitnehmer bittet um Erstattung der von ihm verauslagten Kosten für den letzten Monat.

Neben Benzinkosten i. H. v. 500 EUR sind in seiner Abrechnung erstmalig auch 50 EUR für eine Garage enthalten, die er zum Schutz des Dienstwagens neu angemietet hat. Dem Mitarbeiter sollen die Kosten für die Garage erstattet werden.

Ist die Erstattung steuer- und sozialversicherungspflichtig? Welche Folgen ergeben sich für die Besteuerung des Dienstwagens?

Ergebnis

Die Benzinkosten können in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Es handelt sich um steuerfreien Auslagenersatz.

Auch Zahlungen, die der Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer dafür leistet, dass diese den Dienstwagen in einer Garage unterstellen, behandelt die Rechtsprechung nicht als Arbeitslohn. Stellt der Arbeitnehmer das Fahrzeug in einer von ihm selbst angemieteten Garage unter, handelt es sich bei der vom Arbeitgeber erstatteten Garagenmiete um steuerfreien Auslagenersatz, was zugleich zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.

Die vom Arbeitgeber wirtschaftlich getragenen Garagenkosten führen bei Anwendung der 1-%-Regelung nicht dazu, dass der Arbeitnehmer zusätzlich einen geldwerten Vorteil für die Überlassung der Garage versteuern muss.

Der monatliche steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil aus dem Dienstwagen ermittelt sich wie folgt:

Privatfahrten: 30.000 EUR × 1 %	300 EUR
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte: 30.000 EUR × 0,03 % × 10 km	+ 90 EUR
Gesamt	390 EUR

Achtung

Gehört dem Arbeitnehmer die Garage selbst, führt die Erstattung von Garagenkosten zwar ebenfalls nicht zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn, aber zu Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung. Diese muss der Arbeitnehmer in der Einkommensteuererklärung angeben.

Wird der Dienstwagen nach der Fahrtenbuchmethode besteuert, gehört die Garagenmiete zu den Aufwendungen für den Wagen. Sie ist deshalb in die Ermittlung der Gesamtaufwendungen einzubeziehen und erhöht anteilig den zu versteuernden Vorteil für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Einzeln abgerechneter Auslagenersatz muss immer zusätzlich gezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist daher ausgeschlossen.

Grundstückskosten, die anteilig auf die Garage des Arbeitnehmers entfallen, dürfen nicht als Nutzungsentgelt berücksichtigt werden, da die Unterbringung in einer Garage zur Inbetriebnahme des Fahrzeugs und Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit nicht notwendig ist.

Praxis-Tipp

Eine Minderung des geldwerten Vorteils ist nach Verwaltungsauffassung zulässig, wenn der Arbeitnehmer einzelne Kosten wie Benzinkosten...