Notfallordner für Steuerberater und Mandant

Kurzbeschreibung

Damit bei Ausfall des Unternehmenslenkers das Unternehmen auf Kurs bleibt, empfiehlt es sich, einen Notfallordner zu erstellen. Neben dessen Inhalt werden auch die Argumente der Überzeugungsarbeit, der Umsetzungsprozess und regelmäßig notwendige Überarbeitungen dargestellt. Dafür werden dem Steuerberater Musteranschreiben und Checklisten geliefert, die die Beratung erleichtern. Gleichzeitig können Kanzleichefs anhand der Checkliste einen Notfallordner auch für sich und die Kanzlei erstellen.

Vorbemerkung

In vielen Unternehmen bündeln sich die notwendigen Informationen zur Unternehmensführung auf nur eine (oder zumindest wenige) Person(en). So z. B. auch beim Steuerberater als Kanzleiinhaber.

Fällt diese Person plötzlich durch Krankheit, Unfall oder Tod aus, ist das Unternehmen führungslos. Im schlimmsten Fall führt dies dazu, dass das Unternehmen an Wert verliert. Für diese Fälle empfiehlt es sich, Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Dies gilt sowohl für den Steuerberater selbst, als auch für seine Mandanten. Da gerade der Steuerberater häufig mehr ist als nur der Berater in Steuerangelegenheiten und zudem einen weitgehenden Einblick in die Unternehmen seiner Mandanten hat, bietet es sich an eine solche Dienstleistung anzubieten.

Notfallordner für Steuerberater und Mandant

Art des "Notfallordners"

Ob es sich bei dem Notfallordner tatsächlich um einen Ordner handelt, sollte vom Einzelfall abhängig gemacht werden. Möglich ist auch, dass es sich aufgrund der Vielzahl der Unterlagen sogar um einen Koffer oder um eine Kiste handeln muss. Auf der anderen Seite ist auch nur ein großer Briefumschlag denkbar. Ebenso ist es möglich, die relevanten Daten in digitaler Form durch Einscannen auf eine CD/DVD zu brennen. Auch eine zugriffsgeschützte Daten-Cloud wäre denkbar. Sollten auch Gegenstände (wie z. B. der Zweitschlüssel für einen Tresor) mit in den Notfallordner gehören, stößt die digitale Aufbewahrung an ihre Grenzen. Eine Kombination aus digitalem und tatsächlichem Notfallordner ist möglich.

Welche Art des Notfallordners schlussendlich gewählt wird, bleibt den Notwendigkeiten des Einzelfalls sowie dem Vorsorgenden überlassen. Im Weiteren wird der Einfachheit halber nur vom Notfallordner gesprochen. Insoweit soll es sich um eine Sicherheitssystem für den geschäftlichen (und je nach Wunsch auch für den privaten) Bereich handeln.

Warum ein Notfallordner für Steuerberater?

Der generelle Grund, warum Steuerberater einen Notfallordner erstellen sollten, ist identisch mit den Gründen bei einer Führungsperson: Es gilt Vorsorge zu treffen für den Fall, dass man an der weiteren Arbeit (gegen den Willen) gehindert ist.

Ähnlich wie bei Fragen rund um die vorweggenommene Erbfolge ist dies auch der Grund, warum das Thema so ungern angegangen wird: Man muss sich mit Sachverhalten beschäftigen, bei denen man selber wegen Unfall, Krankheit oder gar Tod an seinem eigenen Willen und Wünschen gehindert wird.

Dennoch gilt auch (oder gerade) bei Steuerberatern, dass eine führungslose Kanzlei unter Umständen sehr schnell an Wert verlieren kann. Mandanten wandern ab, weil sie nicht mehr betreut werden oder sich auch nur nicht mehr betreut fühlen oder auf die Rückkehr der Vertrauensperson "Steuerberater" nicht warten können oder wollen.

So kann bei Führungslosigkeit der Kanzlei auch eine vorübergehende Abwesenheit zu Schaden führen. Nichts anderes gilt für den Todesfall des Steuerberaters, für den auch Vorsorge getroffen sein sollte. Immerhin ist der Wert der Kanzlei in zahlreichen Fällen auch Bestandteil der Altersvorsorge des Steuerberaters und seinen Hinterbliebenen. Insoweit kann ein Notfallordner auch helfen, den Kanzleiwert bis zum Verkauf durch die Hinterbliebenen aufrechtzuerhalten.

Neben diesen, quasi für alle Unternehmer geltenden, Gründen kann über den Notfallordner gerade bei Steuerberatern erreicht werden, dass sich bei vorübergehendem Ausfall oder Tod die Steuerberaterkammer nicht einschalten muss, weil bereits ein Praxisvertreter oder Praxisabwickler des Vertrauens bestimmt ist.

Die Maxime, warum ein Notfallordner erstellt werden sollte, lautet daher auf ganzer Linie: Vorsorge ist besser als Nachsorge!

Für Steuerberater kann daher die Checkliste Notfallordner mit Hintergrundinformationen für den Steuerberater herangezogen werden.

Warum sollte der Steuerberater seine Mandanten auf die Sinnhaftigkeit eines Notfallordners hinweisen?

Gerade bei Unternehmensmandanten geht es nicht nur um die steuerliche Beratung. Regelmäßig obliegen dem Steuerberater auch die betriebswirtschaftliche Beratung und die ganzheitliche Betreuung des Unternehmens. Dazu gehört auch die Installation eines Sicherheitssystems für das Unternehmen.

Als externe "Unternehmensperson" genießt der Steuerberater hohes Ansehen und Vertrauen. Dies wird umso mehr gestärkt, als dass der Unternehmer sieht, dass über den Tellerrand hinaus gedacht wird und Anstoß für die Vorsorgemaßnahme des Notfallordners gegeben wird. Der Steuerberater macht sich so als ganzheitlicher Berater unentbehrlicher und bindet de...

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