Littmann/Bitz/Pust, Das Ein... / a) Die eigentliche Buchführung
 

Rn. 383

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

Zu den Vorschriften u GoB über die Form der laufenden Buchungen u des JA u die Frist, innerhalb der sie zu fertigen sind, gehören Vorschriften über die Grundaufzeichnungen, die Belegsicherung, die Einrichtung von Sachkonten in Büchern, die Inventur u den JA. Sie werden durch rein steuerrechtliche Vorschriften der §§ 140ff AO ergänzt, insb durch § 145 (vgl § 238 Abs 1 S 2 HGB) u § 146 AO (vgl § 239 HGB).

 

Rn. 384

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

Die Anforderungen an die Form der Buchführung haben ausschließlich dienenden Charakter. Sie sollen garantieren, dass die Darstellung nicht im Nachhinein manipuliert werden kann und einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle u die Vermögenslage des Unternehmens vermittelt (§ 145 AO). Frühere BFH-Rspr zum Systemfehler uÄ ist im Ergebnis überholt, weil seit 1975 Steuerbegünstigungsvorschriften nicht mehr von der formalen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung abhängig gemacht werden.

 

Rn. 385

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

Die praktisch ausschließliche Verwendung von EDV-Systemen iRd kaufmännischen Finanzbuchführung haben frühere Ordnungsmäßigkeitskriterien – zB den Journalzwang zur Garantie der Vollständigkeit – technisch obsolet gemacht. Um so mehr haben die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) an Gewicht gewonnen.

Die herkömmliche Finanzbuchführung, die in erster Linie für Zwecke der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen herangezogen wird, stellt nur ein Baustein im gesamten Rechnungslegungswerk eines Unternehmens dar. So werden Betriebsdaten außerhalb der Finanzbuchhaltung erfasst und von dort in andere Bereiche des Rechnungswesens weitertransportiert. Es werden dabei auch vom System Belege generiert, denen eine Belegfunktion nicht abgesprochen werden kann. IRd unternehmensinternen Datenverarbeitung kommt dem internen Kontrollsystem besondere Bedeutung zu. Solche organisationsgebundenen Kontrollmechanismen bestimmen in weitem Umfang die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

 

Rn. 386–387

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

vorläufig frei

 

Rn. 388

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

Auch im Rahmen eines solchen DV-gestützten Buchführungssystems müssen die Erfordernisse der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion erfüllt sein. Ein sachlicher und zeitlicher Nachweis über sämtliche buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle muss erbracht werden, und diese Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein. Dazu bedarf es einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation, die nachweisbar auch ordnungsgemäß angewandt wird.

 

Rn. 389

Stand: EL 134 – ET: 02/2019

Wegen weiterer Einzelheiten wird auf BMF v 14.11.2014, BStBl I 2014 1450 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)) verwiesen. Mit § 146 Abs 2a AO wird den Unternehmen die Möglichkeit eingräumt, elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen im Ausland zu führen und aufzubewahren. Parallel wurde mit § 146 Abs 2b AO die Möglichkeit geschaffen, mangelnde Mitwirkung im Rahmen der Außenprüfung, eine Buchführungsverlagerung ohne Bewilligung sowie ein Unterlassen der Rückverlagerung durch Verhängung eines Verzögerungsgeldes iH von 2 500 EUR bis 250 000 EUR zu sanktionieren. Die Möglichkeiten der Verlagerung sind auf elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen beschränkt. Die papierbasierte Buchführung, wie insbesondere in Papierform vorliegende Rechnungen iSd § 14 UStG, hat im Inland zu verbleiben (LfSt Bayern v 20.01.2017, S 0316.1.1–3/5 St 42, DB 2017, 279 Rz 1), insbesondere damit eine Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG) weiterhin möglich bleibt.

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