Lieferanten, laufende Prüfung

Kurzbeschreibung

Im Einkauf liegt der Gewinn. Ein Kernpunkt ist die richtige Auswahl der Lieferanten. Um diese sicherzustellen, sollten Sie Ihre aktuellen Lieferer 1-2-mal pro Jahr überprüfen und bei den ersten Anzeichen für Probleme sofort reagieren. Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Überprüfung der wichtigsten Faktoren.

Vorbemerkung

Lieferanten sind ein zentrales Element in der Wertschöpfungskette nahezu aller Betriebe. Fallen wichtige Anbieter aus, drohen nicht nur unmittelbare Folgen wie Produktionsstillstand und Umsatzausfälle. Auch mittel- und langfristig können erhebliche Schäden entstehen, etwa Imageverluste oder Haftungsschäden auf Grund von Klagen.

Daher müssen Sie sich auch mit der Frage befassen, wie zuverlässig Ihre Lieferanten auch künftig voraussichtlich sein werden. Überprüfen Sie Ihre Lieferanten regelmäßig, z. B. 1 – 2-mal pro Jahr. Dabei hilft Ihnen die folgende Checkliste.

Checkliste: Zuverlässigkeit von Lieferanten laufend prüfen

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Kriterium	Ja/Nein	Bemerkung
Hält ein Lieferer seine Zusagen ein, z. B. in Sachen Liefertermine, Konditionen, Qualität oder Kulanzverhalten?	Ja [ ] Nein [ ]
Stellen Sie Veränderungen im Verhalten fest, etwa Qualitäts- oder Lieferprobleme?	Ja [ ] Nein [ ]
Lassen Sie sich von Ihren Lieferanten (durchaus wechselnde) Referenzen nennen, und befragen Sie diese nach der Zufriedenheit mit dem Anbieter:
Gibt es Probleme? Gibt es Veränderungen im Verhalten des Anbieters?	Ja [ ] Nein [ ]
Haben diese ähnliche Probleme wie Sie oder beschränken sich diese nur auf Ihren Betrieb (möglicher Hinweis für nachlassende Attraktivität Ihres Betriebes für den Lieferer, weil sich z. B. Ihr Bestellvolumen verringert)?	Ja [ ] Nein [ ]
Sprechen Sie den Lieferanten auf Veränderungen an:
Wie verhält er sich? Sind seine Aussagen glaubwürdig? Oder haben Sie den Eindruck, dass er versucht, Sie hinzuhalten und Sie noch so lange es geht zu "melken"?	Ja [ ] Nein [ ]
Ist damit zu rechnen, dass es künftig weiter Probleme geben wird?	Ja [ ] Nein [ ]
Verändert sich die Bonität Ihrer Lieferanten oder verschlechtert sich das Zahlungsverhalten gegenüber deren Zulieferer (festzustellen etwa über Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform oder Bürgel)?	Ja [ ] Nein [ ]
Wechseln bei einem Lieferanten häufig Ansprechpartner oder Führungskräfte (möglicher Indikator für gravierende interne Probleme)?	Ja [ ] Nein [ ]
Besuchen Sie Ihre wichtigsten Anbieter 1–2 Mal pro Jahr:
Lassen Sie sich die Produktions- und sonstigen zentralen Abläufe zeigen und erläutern. Läuft alles optimal?	Ja [ ] Nein [ ]
Sprechen Sie mit den Beschäftigten des Anbieters, und versuchen Sie, so viel wie möglich über die Verhältnisse beim Lieferanten in Erfahrung zu bringen. Erhalten Sie negative Informationen?	Ja [ ] Nein [ ]
Kündigen Ihre Lieferanten Preis- oder Konditionenänderungen frühzeitig an und begründen Sie diese schlüssig und nachvollziehbar?	Ja [ ] Nein [ ]
Oder haben Sie den Eindruck, dass Ihre Lieferer lediglich versuchen, Ihre Einnahmen zu Ihren Lasten zu steigern?	Ja [ ] Nein [ ]

Auswertungs- und Handlungshinweise

Wenn Sie sich die Antworten auf die Fragen ansehen und mehr als 2 negative Ergebnisse erhalten, sollten Sie sofort hellhörig werden. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird es mit einem Lieferanten in der Zukunft zu größeren Problemen kommen. Sie sollten sich dann für den Fall eines Falles vorbereiten und nach Alternativen suchen, etwa, indem Sie die Beziehungen zu Ihrem Zweitanbieter intensivieren und beginnen, mit den anderen geeigneten Firmen Kontakt aufzunehmen und die Bedingungen für eine mögliche Zusammenarbeit zu klären.

Tipp: Die Beantwortung der Fragen kann lediglich der Einstieg in das Thema Lieferantenbewertung sein. Um Ihre Lieferer regelmäßig und vollständig bewerten und so unnötige Risiken vermeiden zu können, sollten Sie überlegen, jährlich eine umfassende Lieferantenbewertung einschließlich Audit durchzuführen.