5.1 Dokumentation der Leistungen

Sinnvoll ist im Zusammenhang mit der Abrechnung eine konsequente Aufstellung der erbrachten Leistungen durch alle Mitarbeiter, auf die bei Fragen des Mandanten verwiesen werden kann. Diese Leistungsnachweise müssen für den Mandanten nachvollziehbar dokumentiert sein.

 
Praxis-Beispiel

Exakte Bemerkungen dokumentieren

Bemerkungen wie "25.5.2023– 3 Stunden Besprechung" sind wenig geeignet, da der Mandant damit schon nach wenigen Tagen nichts mehr anfangen kann. Exakt sollte die Bemerkung lauten "25.5.2023 – Besprechung von 13.00 Uhr bis 16.00 Uhr, Teilnehmer: Name Mandant und Name Mitarbeiter – Thema: Investitionsabzugsbetrag".

Die Dokumentation hat mehrere Vorteile: Zum einen übersieht der Steuerberater bei der Abrechnung keinen "Tatbestand", für den er Gebühren verdient hat, zum anderen erspart er sich Rückfragen der Mandanten, wenn er auf die Dokumentationen hinweisen kann und für den Fall der gerichtlichen Durchsetzung hat er zumindest den "schlüssigen Sachvortrag" schon in der Akte.

5.2 Abschlagszahlungen/Vorschuss

Abschlagszahlungen für regelmäßige Arbeiten wie Lohn- und Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen etc. sollten selbstverständlich sein. Aber auch die Vereinbarung von Vorschüssen, z. B. für die Jahresabschlusserstellung, in monatlichen Raten ist empfehlenswert. Das Recht des Steuerberaters auf Vorschuss ist in § 8 StBVV ausdrücklich vorgesehen. Dazu gehört auch die Umsatzsteuer. Eine Verständigung zwischen Steuerberater und Mandant über die Höhe des Vorschusses kann dahingehend interpretiert werden, dass nicht nur der zunächst verlangte Vorschuss gemindert, sondern zudem eine Vereinbarung über die gesetzliche Vergütung des Steuerberaters getroffen wurde.[1]

Bei Rahmengebühren darf als Vorschuss nicht die Höchstgebühr verlangt werden, wenn sich der Mandatsumfang noch nicht abschätzen lässt.[2]

Verlangt der Steuerberater einen Vorschuss für Gebühren lt. StBVV, muss er diesen in einer Rechnung auch so bezeichnen (s. auch § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).

Spätestens bei Beendigung des Mandats muss eine Abrechnung über erhaltene Vorschüsse erfolgen.[3]

5.3 Lastschrifteinzugsermächtigung

Die Vereinbarung eines Lastschrifteinzugsverfahrens mit dem Mandanten ermöglicht dem Steuerberater, wenn er regelmäßig davon Gebrauch macht, sofort Kenntnis zu erlangen, wann der Mandant in Zahlungsschwierigkeiten ist (Rücklastschrift). Hier kann der Steuerberater dann sofort reagieren: Arbeiten einstellen, den Mandanten anrufen etc. Bezüglich liquider Mandanten ist dann auch eine regelmäßige eigene Liquidität beim Berater gewährleistet.

5.4 Korrekte und vollständige Abrechnung

Basis für die Abrechnungen sind die Dokumentationen bzw. Leistungserfassungen durch die Mitarbeiter und den Kanzleiinhaber.

In § 9 StBVV sind die Voraussetzungen geregelt, die erfüllt sein müssen, damit der Steuerberater seine Vergütung fordern und ggf. auch einklagen kann. Steuerberater können ab dem 1.7.2020 Rechnungen auch elektronisch, insbesondere per E-­Mail, an die Auftraggeber versenden, wenn diese der Textform (§ 126b BGB) zugestimmt haben. Die Zustimmung des jeweiligen Auftraggebers bedarf keiner besonderen Form und ist ebenfalls in Textform möglich. Die Zustimmung kann auch nachträglich erfolgen und muss gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 StBVV nur einmalig (z. B. in allgemeinen Auftragsbedingungen) erteilt werden.

In der Rechnung sind die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, die Vorschüsse sowie die angewandten Vergütungsvorschriften und bei Wertgebühren auch der Gegenstandswert anzugeben.[1]

Es versteht sich von selbst, dass der Steuerberater bei seinen eigenen Rechnungen die gesetzlichen Kriterien des § 14 UStG beachtet.[2] Falls doch ein Fehler bei der Rechnungsstellung unterlaufen ist, sollte der Steuerberater die "falsche" Rechnung im Original beim Mandanten zurückfordern und erst dann eine "korrigierte" Rechnung ausstellen unter Beachtung der Vorschrift des § 14c UStG.[3]

[1] AG Recklinghausen, Urteil v. 9.2.2016, 57 C 237/14; AG Essen, Urteil v. 18.3.2013, 13 C 8/13; AG Bochum, Urteil v. 8.7.2015, 42 C 98/14.
[2] AG Waiblingen, Urteil v. 10.11.2003, 14 C 1737/03, wonach bei fehlender Steuernummer der Rechnungsempfänger nicht bezahlen muss, weil die Rechnung nicht fällig ist.
[3] BMF, Schreiben v. 18.9.2020, III C 2 – S 7286-a/19/10001:001, BStBl 2020 I S. 976: Rückwirkung der Rechnungsberichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung und Vorsteuerabzug ohne Besitz einer ordnungsmäßigen Rechnung; FG Köln, Urteil v. 19.10.2021, 8 K 1057/20: Anforderungen an die Leistungsbeschreibung gem. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG, Revision eingelegt, Az. beim BFH: XI R 4/22.

5.5 Zeitnahe und regelmäßige Abrechnung

Je länger die Zeitspanne zwischen der erbrachten Leistung und der dazugehörigen Rechnung ist, umso schwieriger ist es für den Mandanten, die Rechnung nachzuvollziehen und sich an den Nutzen der Tätigkeit zu erinnern. Regelmäßig "kleinere" Rechnungen treffen den Mandanten in seiner eigenen Liquidität nicht so sehr. Zeitnahe Abrechnung stärkt ...

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