Home-Office in der Steuerberatung aus technischer Sicht

Kurzbeschreibung

Mit der Checkliste lässt sich abprüfen, auf welche technischen Voraussetzungen eine Steuerkanzlei achten sollte, wenn Mitarbeiter im Home-Office tätig werden.

Checkliste

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Check-Point	Erläuterung	Check
Ist im Home-Office eine schnelle Breitband-Internetverbindung verfügbar?	Da die Anwendungen bei einem Cloud-Szenario nicht auf den Laptops ihrer Mitarbeiter ausgeführt werden, ist eine möglichst schnelle Internetverbindung hilfreich – auch um Online-Meetings oder Video-Calls durchzuführen.
Steht dem Mitarbeiter geeignete Hardware zur Verfügung?	Es empfiehlt sich die Ausgabe von Firmen-Laptops. Sie können sowohl im Home-Office als auch im Büro genutzt werden. Durch ihre Konfiguration kann die berufliche Nutzung sichergestellt werden.
Kann eine sichere Datenverbindung zum Home-Office hergestellt werden?	Der Zugriff auf das Firmennetzwerk sollte nur verschlüsselt erfolgen. Wird Software in der Cloud angeboten, z. B. als ASP-Lösung, sind darin meist VPN-Funktionen enthalten. Sie ermöglichen eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Anwender und dem Server mit der darauf installierten Kanzleisoftware.
Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer Zugang zum System erhalten?	Authentifizierungssysteme erhöhen den Datenschutz zusätzlich. Hier empfiehlt sich eine Zwei-Faktor-Identifizierung, bei der z. B. ein zweites Gerät für die Feststellung der Identität eines Nutzers herangezogen wird.
Ist die IT der Heimarbeiter technisch geschützt?	Virenscanner und Firewall sollten selbstverständlich sein, ebenso tragen regelmäßige Updates relevanter Systeme zur Sicherheit bei.
Sind die gespeicherten Daten sicher?	Home-Office-Worker sollten Daten keinesfalls lokal abspeichern, sondern nur zentral auf dem Server und dafür eine verschlüsselte Verbindung nutzen. Der Cloud-Anbieter sollte die Anwendungen DSGVO-konform in Deutschland hosten, entsprechende Zertifikate vorweisen können und bei Problemen gut erreichbar sein.
Ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter auf seine beruflichen E-Mails zugreifen kann?	Berufliche E-Mails dürfen nicht auf private Postfächer im Home-Office umgeleitet werden.
Benötigt der Mitarbeiter weitere Hardware oder bestimmte Tools, um seine Arbeit zu erfüllen?	Muss neben der Online-Erreichbarkeit auch eine telefonische Erreichbarkeit sichergestellt werden, wäre ein Firmenhandy und eine entsprechende Rufumleitung aus dem Büro ratsam. Für Meetings und Konferenzen kann ein Headset die Arbeit erleichtern.
Ist sichergestellt, dass die zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung nicht für private Zwecke genutzt wird?	Es sollten entsprechende Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter getroffen werden, die eine private Nutzung untersagen.
Ist sichergestellt, dass keine private Hard- und Software für das Mobile Arbeiten eingesetzt wird?	Die Zugangssoftware sollte ausschließlich auf dem beruflich genutzten Gerät installiert sein. Treffen Sie zusätzlich Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter, die eine berufliche Nutzung von privater Hard- und Software untersagen.