Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung: Anforderungen an die Belege

Zusammenfassung

 

Überblick

Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und der Datenzugriff erstmals einheitlich in einem Dokument beschrieben. Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4- S 0316/19/10003 :001, hat der BMF diese Grundsätze teilweise neu gefasst, aktualisiert und tiefergehend erläutert. Dabei wurde der "alte" Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" einmal mehr in seiner Gültigkeit bestätigt. Diese Maxime gilt auch weiterhin uneingeschränkt für moderne DV-Buchhaltungssysteme. Aus den klassischen Papierbelegen wurden Abbildungen in elektronischer Form. In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie Sie mit Belegen in papier- und elektronischer Form umgehen müssen, wie eine elektronische Ablage ordnungsgemäß geführt wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Grundlage der klassischen Ordnungsmäßigkeit basiert auf §§ 238 ff. HGB. Über die §§ 90 Abs. 3 sowie140 ff AO werden diese und auch andere wirtschaftliche Aufzeichnungsvorschriften Bestandteil der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die "reinen" steuerlichen Vorschriften sind in §§ 141-147 AO sowie in verschiedenen Einzelsteuergesetzen (§§ 4, 41 EStG sowie 14, 14a, 14b, 22 UStG oder § 33 UStDV) zu finden. Dabei können Aufzeichnungsvorschriften nicht von Aufbewahrungsvorschriften getrennt werden. Damit einhergehend sind Vorschriften über das Aussehen und die Eigenschaften von Belegen. Eine einheitliche Beschreibung erfolgte bisher durch das BMF mit Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003. Dieses wird mit Gültigkeit ab dem 1.1.2020 durch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4-S 0316/19/10003 :001 ersetzt. Eine Konkretisierung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegbuchführung für Bargeschäfte erfolgte schon durch die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017.

Ergänzend hierzu wurde mit BMF-Schreiben vom 29.5.2018 (BMF, Schreiben v. 29.5.2018, BStBl. I 2018, 699) der Anwendungserlass zu § 146b AO in Kraft gesetzt (Vorschriften über die Kassennachschau). Mit dem BMF-Schreiben vom 19.6.2018 (BMF, Schreiben v. 19.6.2018, BStBl. I 2018, 706) wurde der Anwendungserlass zu § 146 Abs. 1 AO der aktuellen Gesetzeslage angepasst (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen). Das aktuelle BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (a.o. a.O) ergänzt diese Ausführungen

Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik wurden zuletzt mit BMF, Schreiben vom 16.12.2019, IV A 4 – S 0316-a/19/10012:001, in ihrer aktuellen Fassung bekanntgegeben. Die aktuelle Fassung ist unter folgenden Links abrufbar:

  • Ergänzung der BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme
  • Amendment BSI TR-03151 Secure Element API (SE API)
  • Ergänzung der BSI TR-03116

1 Belege und deren Funktion

Nicht nur für die klassischen Papierbelege sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der alte Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Liegt kein Fremdbeleg vor, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Auch dieser so genannte Eigenbeleg weist den Zusammenhang zwischen den realen Vorgängen und der entsprechenden Buchung nach. Im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wird dieser Nachweis (Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall und Beleg) auch als Belegfunktion bezeichnet. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchhaltung. Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion und dem oder der Verfahren abhängig, z. B.:

  • Rechnungen,
  • Kontoauszüge,
  • Zahlungsnachweise,
  • Aufträge,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Verträge,
  • Lieferscheine,
  • Quittungen über Barvorgänge usw.

Auch Unterlagen im Rahmen der Geschäftskorrespondenz können Belegfunktion erlangen. Ob und wann sie als Beleg gelten, ist an der Kontierung und Verbuchung des Beleginhalts zu erkennen. Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten, sofern es sich um ein Papierdokument handelt. Liegen elektronische Belege vor, sind diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herzustellen. Ebenso können diese Informationen durch die elektronische Verknüpfung mit eindeutigen Indices oder Barcodes dargestellt werden.

 

Achtung

Was passiert, wenn Angaben auf den Belegen fehlen

Sofern keine Angaben auf den Belegen enthalten sind, muss die Belegfunktion durch anderweitige organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein. Wichtig ist, dass die Buchhaltung in angemessener Zeit progressiv oder retrograd nachprüfbar ist. Bei elektronischen Belegen muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Korrektur- oder Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbezogen werden können.

2 Zeitliche Reihenfolge und sachlicher Zugang

Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle im Rahmen einer zeitlichen und sachlichen Ordnung aufgezeic...

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