GRC-System einführen: Praxisbericht aus dem Mittelstand / 4.2 Kosten für System und laufenden Betrieb

Die Kosten der Einführung des GRC-Systems und des laufenden Betriebs setzen sich aus den folgenden Kostenarten zusammen:

Kostenart	Auslöser bei Einführung	Auslöser im laufenden Betrieb
Beratungskosten	für die Unterstützung bei fehlendem Know-how vor allem bei Inhalt des Systems Analyse der Abweichungen Prüfung des Systems	Unterstützung bei wiederkehrenden Prüfungen
Personalkosten	für Projektmitglieder für Mitarbeiter, die Informationen liefern und Dokumente aufbereiten müssen	in den wiederkehrenden Prüfungen als interne Prüfer und als Geprüfte für zusätzliche und komplexere Abläufe, ev. sogar komplett neue Stellen
Ausbildungskosten	Schaffung von Know-how	Schulung der zusätzlichen und komplexeren Abläufe
Sachkosten	Literaturkosten, Reisekosten, IT-Nutzung	in vielen Maßnahmen unterschiedlichste Sachkosten typisch sind IT-Kosten für zusätzliche Unterstützung oder Abschreibungen für Maschinen, die zusätzliche Technik bieten

Da die Ausbildungs- und Sachkosten für die Systemeinführung als gering erkannt wurden, konzentriert sich das Controlling auf die Feststellung der Kosten der Einführung des GRC-Systems in Form von Personal und Beratung. Um die Planung zu vereinheitlichen werden keine Eurobeträge geplant und festgehalten sondern geleistete Stunden. Diese Vereinfachung ist hier vertretbar, weil die beteiligten Mitarbeiter vergleichbare Stellungen mit vergleichbaren Gehältern innehaben. Die externe Beratung stammt vom Wirtschaftsprüfer des britischen Gesellschafters. Die Abrechnung erfolgt mit Hilfe von Stundensätzen. Genau wie die Planbelastung wird auch die Istbelastung in Stunden pro Monat grafisch dargestellt (S. Abb. 3).

Abb. 3: Zeitliche Belastung der Projektbeteiligten (Ist)

Der Vergleich der kumulierten Werte zeigt, dass die Summe der aufgewendeten Stunden den geplanten fast entspricht. Die Stunden der externen Berater konnten wesentlich reduziert werden. Dafür mussten das Projektteam und die Mitarbeiter mehr Stunden leisten. Das hat nicht nur Kostenvorteile. So wurde auch Know-how im eigenen Unternehmen gebildet, das weiter genutzt werden kann.

	Arbeitsbelastung in Stunden
Projektbeteiligte	Plan	Ist
Steuerung	40	32
Projektgruppe	480	530
Interne Mitarbeiter	680	710
Externe Berater	470	400
Summe	1.670	1.672