GRC-System einführen: Praxisbericht aus dem Mittelstand / 3.3 Schritt 3: Vorgabencheck

Das geplante GRC-System soll vor allem auf den Vorgaben des britischen Mutterkonzerns beruhen. Diese sind mit denen des beauftragten Wirtschaftsprüfers abgestimmt. Ob sie jedoch auch in die individuelle Situation des Unternehmens passen, muss jetzt geprüft werden.

Praxis-Beispiel

Anforderungen der Konzernmutter (4 von 517)

Nr.	Bereich	Unterbereich	Inhalt	Grund
158	Buchhaltung	Banken	Für eine Autorisierung gegenüber einer Bank sind immer zwei Unterschriften notwendig.	Es besteht die Gefahr der unrechtmäßigen Verfügung über das Bankkonto.
159	Buchhaltung	Banken	Alle Bewegungen auf dem Bankkonto mit einem Wert größer als 20.000 Euro werden vom Leiter Buchhaltung nachträglich geprüft.	Buchungsfehler und Missbrauch sollen erkannt werden.
217	IT	Datensicherheit	Die Datenspeicher werden in einem separaten Raum dupliziert.	Die Gefahr des vollständigen Datenverlustes bei einer Katastrophe soll verringert werden.
325	Personal	Abrechnung	Die Zuständigkeit der Personalsachbearbeiter für die Mitarbeitergruppen wechselt alle 2 Jahre.	Manipulationen der Sachbearbeiter und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern werden erschwert.

Die Vorgaben des Konzerns werden zunächst nach Unternehmensbereichen sortiert. Die Zuordnung zu Einkauf, Verkauf, Finanzbereich, Materialwirtschaft usw. ist in den meisten Fällen eindeutig und daher problemlos möglich. Schwierig wird es, wenn es um Prozesse geht, die Abteilungsgrenzen überschreiten.

Praxis-Beispiel

Teil des Ganzen

Es gibt vom Konzern Vorgaben, die sich mit der Abwicklung der Warenannahme in den Lagern beschäftigen. Diese sollen dort mögliche Manipulationen verhindern und Fehler ausschließen. Die Zuordnung der Forderungen ist eindeutig zur Warenwirtschaft.

Gleichzeitig ist die Warenannahme ein wichtiger Bestandteil der Rechnungsprüfung, die aus dem Finanzbereich kommend die Berechtigung der Eingangsrechnungen feststellt. Die Bereiche Einkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung sind betroffen. Bei Rechnungen für sonstige Leistungen oder nicht gelagerte Waren, wenn es also keinen Wareneingang gibt, ist auch die Fachabteilung einzubeziehen.

Einschätzen der Realitätsnähe

Die Vorgaben kommen aus einem international tätigen Konzern, orientieren sich an den Vorgaben der UK-Compliance und beruhen auf negativen Erfahrungen. Nicht immer passen diese Vorgaben in die Realität eines mittelständischen deutschen Unternehmens. Bereits an dieser Stelle werden unrealistische Forderungen diskutiert, um die spätere Istaufnahme, Analyse und Reaktion nicht zu behindern.

Praxis-Beispiel

Anzahl Bankkonten reduzieren?

Die Vorgabe des Konzerns verlangt, dass Unternehmen der vorliegenden Größenordnung nur ein Bankkonto für den täglichen Zahlungsverkehr führen. Diese Forderung ist nicht umsetzbar, da

• das deutsche Unternehmen eine Vielzahl von Kunden mit individuellen Zahlungsgewohnheiten hat,
• es kostenoptimiert Auslandszahlungen über eine andere Bank abwickelt als Inlandszahlungen und
• die lokalen Banken auch Kunden sind.

Sie wurde bereits vor der eigentlichen Istaufnahme durch die Forderung nach einer regelmäßigen Prüfung der Notwendigkeit jedes Kontos ersetzt.

Individuell anpassen

Vor der endgültigen Übernahme der Forderungen in das Projekt werden die Forderungen hinsichtlich der Branche, der Größe und individueller Abläufe angepasst. Dazu werden

• Größenordnungen verändert (z. B. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zusammengefasst),
• Spezialausdrücke übersetzt (z. B. Rezeptur statt Zusammensetzung) und
• große Einheiten in kleinere, bessere prüfbare Einheiten geteilt.

Durch diese individuelle Anpassung wird es für die eigenen Mitarbeiter einfacher, das eigene Unternehmen in den Vorgaben zu erkennen.

Verstehen

Die Forderungen aus der Revisionsabteilung des Konzerns haben einen einheitlichen Aufbau. Die Systematik ist aus den bisherigen Audits, die der Konzern bei allen Töchtern bereits früher durchgeführt hat, bekannt.

Jede Forderung der Revisoren aus dem Konzern ist einem Bereich zugeordnet. Sie wird detailliert beschrieben und begründet. Der Grund wird angegeben, um im Falle einer Abweichung die Suche nach Alternativen zu erleichtern.