GoBD wurden neu gefasst

Das BMF hat am 28.11.2019 die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Bereits im Juli 2019 hatte das BMF die neuen GoBD auf seine Homepage gestellt, sie später aber wieder entfernt. Nun wurden sie erneut - ohne nennenswerte Änderungen - veröffentlicht.

Im Jahr 2014 hatte das BMF umfangreiche Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht, die die bis zu diesem Zeitpunkt geltenden Grundsätze ersetzt haben.

Bei allen Schwächen in Detail wurden die GoBD begrüßt, da durch diese eine gewissen Klarheit über die Anforderungen geschaffen wurde, die Steuerpflichtige zu erfüllen haben, wenn sie ihre Buchführung – wie heute nahezu durchgängig üblich – in elektronischer Form durchführen. Zudem betrifft das Schreiben auch die immer wichtigere Aufbewahrung der Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form und verschiedene andere Aspekte einer digitalisierten Buchführung. Steuerpflichtige und ihre steuerlichen Berater müssen deshalb immer wieder prüfen, ob die Anforderungen der GoBD im Einzelfall eingehalten werden. Sonst drohen spätestens im Rahmen der nächsten steuerlichen Außenprüfung Probleme.

Neufassung ersetzt frühere GoBD

Die GoBD vom 14.11.2014 sind jetzt durch eine Neufassung ersetzt worden, die mit Datum vom 28.11.2019 veröffentlicht wurde. Das neue BMF-Schreiben gilt ab dem 1.1.2020.

Die jetzt vorgenommenen Änderungen der GoBD sind nur punktuell. Die Struktur des Schreibens und die Randziffern sind unverändert. Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert dabei die Arbeit mit den GoBD. Wünschenswert wäre es allerdings gewesen, wenn das BMF in der auf der Homepage veröffentlichten Fassung die Neuerungen kenntlich gemacht hätte, etwa durch einen Fettdruck, wie dies in manchen Fällen ja auch durchaus geschieht. Insofern ist es nicht immer leicht, die neuen Regelungen zu erkennen.

Des Weiteren hat das BMF ein weiteres Dokument mit ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, soll dieses Dokument helfen.

Vollständigkeit der Aufzeichnungen (Rz. 39)

In Rz. 39 der GoBD hat das BMF wie bereits in der vorherigen Fassung Ausführungen dazu getroffen, wann ausnahmsweise einmal von dieser Pflicht zur Einzelaufzeichnung abgewichen werden darf. Diese Ausnahmen sind jedoch jetzt enger formuliert als zuvor, insbesondere aufgrund der gesetzlichen Neuregelung in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Die Bestimmungen gelten auch für Dienstleistungen.

Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat. Durch § 146 Abs. 1 Satz 1 AO ergibt sich nunmehr, dass die Einzelaufzeichnungspflicht nicht gilt, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird. Dies ist nach wie vor zulässig. Wird allerdings ein elektronisches System verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Der Verweis auf das BMF-Schreiben vom 5.4.2004, das die Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel zum Gegenstand hat, ist gestrichen worden, da dieses keine Bedeutung mehr hat.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Rz. 48 und 50)

Nach der alten Fassung sollten gemäß Rz. 48 die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gemäß § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden, die neue Fassung der Rz 48 spricht davon, dass dieses zu erfolgen hat. Die Neuregelung ergibt sich aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO. Aus einer Soll-Formulierung ist damit eine Pflicht geworden.

Eine weitere Verschärfung findet sich in Rz. 50, der die Verbuchung von Geschäftsvorfällen nicht in laufender Weise, sondern nur periodenweise betrifft. Eine solche periodenweise Erfassung ist nunmehr nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten.
  • Es muss durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt werden, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen; dies kann durchlaufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen g...

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