Ziele
Der Prozess Entgelt- und Reisekostenabrechnung zielt auf den Ausgleich von Verbindlichkeiten gegenüber eigenen Mitarbeitern sowie externen Unternehmen und deren Mitarbeitern ab. Die Schwerpunkte des Prozesses liegen dabei auf der Erstellung der Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts sowie die Erstattung von Auslagen, die durch Reisetätigkeit außerhalb der regulären Tätigkeitsstätte erfolgt sind. Hierunter fallen z. B. Ausgaben für Übernachtung, Mietwagen, Flug oder Bahnfahrt.
Inhalte
Der Ausgleich von Verbindlichkeiten gegenüber eigenen Mitarbeitern sowie externen Unternehmen und deren Mitarbeitern erfolgt im Rahmen der Bearbeitung der Entgelt- und Reisekostenabrechnung sowohl über die Kontierung, Simulation und Buchung der Entgeltabrechnung als auch über die Prüfung der genehmigten Reisekostenabrechnung inklusive der dazugehörigen Reisebelege (vgl. Abb. 6). Neben der Prüfung auf steuerliche, rechnerische und sachliche Richtigkeit müssen auch die Besonderheiten bei Überschreiten der Dreimonatsfrist für den Abzug von Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden. Zusätzlich zur Veranlassung der tatsächlichen Auszahlung der Auslagen und sonstigen Komponenten an den Mitarbeiter stellt die Kontenabstimmung im Zusammenspiel mit der Personalabteilung ein weiteres Tätigkeitsfeld des Prozesses Entgelt- und Reisekostenabrechnung dar.
Abb. 6: Gestaltung der Entgelt- und Reisekostenabrechnung
Die organisatorische Verortung des Prozesses Entgelt- und Reisekostenabrechnung wird in Theorie und Praxis wiederkehrend diskutiert. Neben der Zuordnung zum Finance-Bereich kann der Prozess auch im Bereich Personal angesiedelt werden. Beide Varianten zeigen verschiedene Vor- und Nachteile und müssen unternehmensindividuell betrachtet werden. Die folgende Beschreibung beschränkt sich auf die aus Sicht von Finance relevanten Abläufe.
Mitarbeiterstammdaten
Basis der Entgelt- und Reisekostenabrechnung sind aktuelle und überschneidungsfreie Mitarbeiterstammdaten. Diese werden im Idealfall über eine Schnittstelle aus dem HR-System übernommen und inkl. verschiedener Attribute (z. B. Personalnummer, Name etc.) zur Verwendung im Finance-Bereich angelegt. Diese Stammdaten müssen in einem wiederkehrenden Prozess laufend gepflegt und archiviert werden. In Best Practice-Unternehmen können Änderungen der Stammdaten direkt durch den Mitarbeiter über einen sog. Employee Self Service (ESS) erfasst werden.
Reisekostenabrechnung
Für die Erstattung der im Vorfeld ausgelegten Reisekosten müssen der bearbeitenden Abteilung die freigegebenen Reisekostenabrechnungen sowie die dazugehörigen Belege vorliegen. Diese sind auf sachliche, formale und rechnerische Richtigkeit zu prüfen und schlussendlich zu buchen. Um die Anforderungen der internen Revision oder möglicher Betriebsprüfungen erfüllen zu können, müssen sowohl die Abrechnung als auch die Belege archiviert werden. Zur besseren Nachverfolgung der bearbeiteten Abrechnungen und zur papierlosen Weiterverarbeitung wird in diesem Fall – analog zu den Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung – zu einer Digitalisierung und elektronischen Archivierung geraten.
Entgeltabrechnung
Im Rahmen der Entgeltabrechnung gilt es zunächst zu prüfen, wer, also welche Empfänger zum Erhalt eines Entgelts berichtigt sind. Dabei sind etwaige Vorauszahlungen oder andere Sondersachverhalte zu berücksichtigen. Anschließend wird die Entgeltabrechnung simuliert, Prüfroutinen werden durchgeführt und aufgetretene Fehler entsprechend analysiert. Ist dieser Schritt erfolgreich durchlaufen, wird der Echtzeitlauf durchgeführt und die finale Entgeltabrechnung gebucht. Nach der erfolgten Buchung der Entgeltabrechnungen wird das interne und externe Reporting, z. B. an Krankenkassen, Rentenversicherungen etc., angestoßen.
Zahllauf und Kontenabstimmung
Bei der tatsächlichen Zahlung an den Mitarbeiter muss die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips respektive die Funktionstrennung sichergestellt werden. Oftmals wird die Zahlung daher durch eine andere Instanz im Unternehmen (z. B. Shared Service Center Accounting, Treasury etc.) ausgeführt. Für die Erstattung des Entgelts wird i. d. R. ein monatlicher Turnus gewählt, wohingegen die Erstattung der Auslagen, die durch Reisetätigkeit entstanden sind, häufig wöchentlich erfolgt. Für die monetäre Erstattung der gebuchten Auslagen an den Mitarbeiter ist zunächst eine fachliche Freigabe der zu erstattenden Auslagen durch die bearbeitende Abteilung notwendig. Im Zusammenhang mit der Auszahlung an den Mitarbeiter muss – im Zusammenspiel mit der Personalabteilung – die Abstimmung bzw. der Ausgleich der betroffenen Personalkonten erfolgen. Weitere Folgeaktivitäten, wie der Versand der Entgelt- und Reisekostenabrechnung bzw. die Bereitstellung der Druckdatei an einen Druckdienstleister können – je nach individueller Ausgestaltung – zum finalen Abschluss des Prozesses erforderlich sein.
Prozessleistungsmessung, KPIs
Eine effiziente und effektive Entgelt- und Reisekostenabrechnung zeichnet sich vor allem...
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