Erstberatungsbrief: Rechnungsberichtigung

Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an den Mandanten und unterstützt den steuerlichen Berater für den Fall der Erstberatung oder bei einem Mandantenwechsel. Er zeigt Beratungspotenzial bei der Pflicht zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung in der Umsatzsteuer und erläutert, unter welcher Voraussetzung aus einer Rechnung Vorsteuer gezogen werden kann.

Vorbemerkung

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

Anschreiben

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	[Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …
	[Datum]
Unser Termin/unser Telefonat am/vom …

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

als Unternehmer, der im Rahmen seiner Tätigkeit Rechnungen schreibt, müssen Sie strenge Formalien beachten. Sonst kann es passieren, dass Sie diese Rechnungen später korrigieren müssen. Denn um aus einer Rechnung den sich daraus ergebenden Vorsteuerabzug geltend zu machen, muss die Rechnung ordnungsgemäß sein. Ist sie das nicht, muss sie berichtigt werden. Hierfür gelten besondere Spielregeln, insbesondere darf keine Gefährdung des Steueraufkommens vorliegen.

Grundsystematik in der Umsatzsteuer

Wenn Sie als Unternehmer steuerpflichtige Ausgangsumsätze tätigen und für die Umsätze Rechnungen schreiben, entsteht Umsatzsteuer, die Sie ans Finanzamt abführen müssen. Kaufen Sie kurze Zeit später für das Unternehmen Ware ein, stellt die vom anderen Unternehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer für Sie Vorsteuer dar. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden miteinander saldiert, was eine Umsatzsteuernachzahlung oder ein Vorsteuerguthaben ergibt.

Grundsätzlich dürfen Sie nur die Vorsteuer ziehen, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wurde.

Möchten Sie aus einer Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen und sich vom Finanzamt erstatten lassen, muss die Rechnung ordnungsgemäß sein. Denn ansonsten besteht die Gefahr, dass der Betriebsprüfer die fehlerhafte Rechnung beanstandet und den Vorsteuerabzug rückgängig macht. Für Sie bedeutet das, dass Sie die Vorsteuer ans Finanzamt zurückerstatten müssen, sofern der Aussteller der Rechnung diese nicht korrigiert. Für den Aussteller bedeutet das, dass er unter Umständen einen zu hohen Steuerbetrag abführen muss.

Es muss also unterschieden werden zwischen einer Rechnung mit unrichtigem Steuerausweis und einer Rechnung mit unberechtigtem Steuerausweis.

Beispiel: Unternehmer U betreibt in Bonn ein Elektrogeschäft. Am 15.5.2019 kauft er bei Elektrogroßhändler M in Köln eine Kiste Verlängerungskabel zum Preis von 145 EUR zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. M stellt U folgende Rechnung (Auszug):
1 Kiste Verlängerungskabel	145,00 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	20,55 EUR
Bruttorechnungsbetrag	165,55 EUR

Betrachtet man den obigen Rechnungsauszug genauer, fällt auf, dass der Steuerbetrag von 19 % falsch berechnet wurde. Dieser müsste richtigerweise 27,55 EUR betragen. Aus dieser falschen Rechnung ergibt sich ein Korrekturbedarf. Der falsche Umsatzsteuerbetrag muss vom ursprünglichen Rechnungsaussteller M korrigiert werden.

Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne vorliegt?

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt und im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
• Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in bestimmten Fällen
• Angabe "Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt
• Hinweis über eine ggf. vorliegende Steuerbefreiung von der Umsatzsteuer
• Hinweis auf das Vorliegen einer Kleinunternehmerschaft, sofern ein Kleinunternehmer eine Rechnung schreibt

Der Rechnungsempfänger muss auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen, insbesondere die Anschrift des Rechnungsausstellers sollte geprüft werden, um im Rahmen von Warenlieferungen in andere EU-Länder muss zudem überprüft werden, ob der Aussteller und der Empfänger der Rechnung über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer verfügen.

Rechnung mit unrichtigem Steuerausweis

Es kann passieren, dass ein Unternehmer auf einer Rechnung einen zu niedrigen oder zu hohen Steuersatz ausweist. Hat er einen zu hohen Steuersatz ausgewiesen, schuldet er den Mehrbetrag.

Beispiel: Unternehmer U liefert an Einzelhändler W in Köln Lebensmittel im Nettowert von 2.000 EU...