Erstberatungsbrief: Rechnungen richtig erstellen und Vor ... / Rechnungen richtig erstellen und Vorsteuerabzug sichern

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

das Umsatzsteuergesetz fordert für zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen bestimmte Mindestangaben. Darüber hinaus gibt es Wichtiges bei der Ausstellung von Rechnungen über Bauleistungen zu beachten. Nachfolgend will ich/wollen wir Sie über die Pflichtinhalte von Rechnungen informieren und Ihnen aufzeigen, was Sie beachten müssen, wenn Sie Rechnungsaussteller bzw. zum Vorsteuerabzug berechtigter Rechnungsempfänger sind.

Ausstellen von Rechnungen

Haben Sie als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind Sie in bestimmten Fällen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Eine Ausstellungspflicht für Rechnungen besteht u. a. bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder bei Lieferungen und Leistungen an Unternehmer oder Nichtunternehmer. Die wohl wichtigsten Bestandteile einer Rechnung sind der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Verfügt Ihr Kunde (der Leistungsempfänger) über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, können Sie jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angeben. Bitte prüfen Sie die Adressangaben des Rechnungsausstellers für jene Rechnungen genau, für die Sie den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen wollen. Denn die Feststellungslast für die postalische Erreichbarkeit trifft den Vorsteuerabzug begehrenden Leistungsempfänger.

Des Weiteren haben Sie als leistender Unternehmer Ihre Steuernummer oder wahlweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben.

Außerdem müssen Sie jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Dies wird meiner/unserer Erfahrung nach von der Betriebsprüfung penibel genau untersucht. Durch die Vergabe solcher Nummern soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden. Bei Dauerverträgen reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte fortlaufende Nummer.

In jeder Rechnung müssen Sie außerdem den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben. Das gilt auch dann, wenn Sie ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmen, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Schließlich darf in jeder Rechnung, die Sie ausstellen, das Entgelt nicht fehlen. Dieses müssen Sie nach Steuersätzen und eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufschlüsseln. Welche von Ihnen ausgeführten Umsätze eventuell steuerbefreit und extra auszuweisen sind, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne. Vergessen Sie auch nicht, jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti, anzugeben, sofern Sie die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt haben. Ich sage/Wir sagen Ihnen, welche Formulierung sich hierzu am besten eignet.

Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, müssen in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

In den Fällen, in denen der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Vorauszahlungen oder Anzahlungen, müssen Sie keinen Lieferungs-/Leistungszeitpunkt angeben. Ersatzweise müssen Sie allerdings auf der Rechnung kenntlich machen, dass Sie über eine noch nicht erbrachte Leistung abrechnen. Bei periodisch wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird. Damit Ihre Kunden sich bereits bei Anzahlungen die Vorsteuer erstatten lassen können, müssen Sie auf Anzahlungsrechnungen die Umsatzsteuer ebenfalls ausweisen. Stellen Sie dann über die gesamten erbrachten Leistungen eine Endabrechnung, müssen Sie die während der Leistungserbringung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abziehen. Ich biete/Wir bieten Ihnen meinen/unseren Rechnungsprüfungsservice an.

Abrechnung per Gu...