Aufwandsentschädigung / Lohnsteuer

1 Steuerfreier Auslagenersatz

Zahlt der private Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwandsentschädigungen, zählen sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Handelt es sich um durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz, kommt eine Steuerfreiheit in Betracht.[1]

Pauschaler Auslagenersatz hingegen führt i. d. R. zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er

  • regelmäßig wiederkehrt und
  • der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.[2]

2 Aufwandsentschädigung im öffentlichen Bereich

2.1 Zahlung aus öffentlichen Kassen

Im öffentlichen Dienst gezahlte Aufwandsentschädigungen sind steuerfrei, wenn sie

  1. dem Grunde und der Höhe nach gesetzlich festgelegt und
  2. im Haushaltsplan des Bundes oder eines Landes ausgewiesen sind.[1]

Andere Aufwandsentschädigungen öffentlich-rechtlicher Körperschaften (z. B. Gemeinden, Landkreise) sind steuerfrei, wenn sie aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden, soweit nicht festgestellt wird, dass sie für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden oder den Aufwand offenbar übersteigen.[2] Mit der steuerfreien Dienstaufwandsentschädigung nach der Landeskommunalbesoldungsverordnung des Landes Baden-Württemberg soll der gesamte durch das Amt verursachte persönliche Aufwand abgegolten werden.[3] § 3 Nr. 12 EStG ist im Verhältnis zu § 3 Nr. 13 EStG nachrangig.[4]

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG gilt nicht für Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder eines Präsidiumsmitglieds eines privatrechtlich organisierten kommunalen Spitzenverbands.[5]

Die an ehrenamtliche Mitglieder Kommunaler Vertretungen und Ortsvorsteher gezahlten Vergütungen bzw. Entschädigungen bleiben nach besonderen Länderregelungen entsprechend der Funktion und Einwohnerzahl der Gemeinde steuerfrei.[6]

Die Tätigkeit der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten ist als öffentlicher Dienst anzusehen, soweit es sich um den normalen Programmdienst handelt.[7]

Bei der "Entschädigung" eines ehrenamtlichen Richters nach § 18 des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetzes (JVEG) für Verdienstausfall handelt es sich nicht um eine Aufwandsentschädigung bzw. Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit. Diese "Entschädigung" ist als Ersatz für den entfallenen Arbeitslohn steuerpflichtig, eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 Satz 1 und Nr. 26 EStG kommt aber nicht in Betracht. Eine an ehrenamtliche Richter gezahlte Entschädigung für Zeitversäumnis nach § 16 JVEG ist nicht steuerbar.[8]

Aufwandsentschädigungen aus der Landeskasse an eine ehrenamtliche Betreuerin aus dem Titel "Auslagen in Rechtssachen" des Staatshaushalts sind nicht nach § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei, denn die Ausweisung im Haushaltsplan als Aufwandsentschädigung ist weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 12 Satz 1 EStG.[9] Für die ehrenamtliche Betreuerin gilt aber § 3 Nr. 26b EStG, d. h. die Aufwandsentschädigungen sind steuerfrei, soweit sie nicht mit weiteren steuerfreien Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG den Freibetrag von 3.000 EUR[10] überschreiten.

An Verwaltungsratsmitglieder gezahlte Entschädigungen für Zeitaufwand gemäß § 41 Abs. 3 SGB IV sind steuerpflichtige Einnahmen aus einer sonstigen selbstständigen Tätigkeit.[11] Die Entschädigungen sind nicht steuerfrei gemäß § 3 Nr. 12 EStG. § 3 Nr. 12 Satz 1 EStG setzt die Zahlung von Aufwandsentschädigungen aus einer Bundes- oder Landeskasse voraus, was im Streitfall nicht gegeben war. Die Zahlung erfolgte vom Sozialversicherungsträger.[12]

2.2 Höhe der Steuerbefreiung

Ist für eine solche Aufwandsentschädigung ein Betrag oder Höchstbetrag durch Gesetz oder Rechtsverordnung bestimmt, so sind steuerfrei

  • bei hauptamtlich Tätigen 100 % der gewährten Aufwandsentschädigung,
  • bei ehrenamtlich Tätigen 33 % der gewährten Aufwandsentschädigung, mindestens 200 EUR monatlich.

Ist kein Betrag oder Höchstbetrag durch Gesetz oder Rechtsverordnung bestimmt, sind bei hauptamtlich und ehrenamtlich tätigen Personen Aufwandsentschädigungen bis zum Höchstbetrag von 200 EUR monatlich steuer...

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