Steuerkanzleimanagement: Op... / 2.4 Eierlegende Wollmilchsau: Die echte mehrstufige Deckungsbeitragsberechnung

Im Weiteren werden die Informationen bezüglich der Aufträge, der Umsätze sowie der Kosten ergänzt, um aus der reinen Kapazitätsplanung eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen.

Schritt 3: Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen)

Kostenstellen können üblicherweise Teams sein, die entweder für die Bearbeitung von Aufträgen von bestimmten Mandantengruppen verantwortlich sind, oder für einen fachlichen Bereich wie Finanzbuchhaltung oder Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Hier ordnen Sie einfach all diejenigen Kosten zu, die direkt vom Team verursacht sind.

 
Praxis-Beispiel

Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen)

 
Kosten Team 1  
Personalkosten 1 48.000 EUR
Personalkosten 2 36.000 EUR
Personalkosten 3 36.000 EUR
Personalkosten 4 36.000 EUR
Personalkosten 5 32.000 EUR
Personalkosten 6 18.000 EUR
Technik 30.000 EUR
Fortbildung 30.000 EUR
Reisekosten 5.000 EUR
sonst. 1 15.000 EUR
sonst. 2 2.000 EUR
Summe 288.000 EUR

Schritt 4: Planung Aufträge (Kostenträger)

Die Kostenträgerplanung nehmen Sie vor, indem Sie Mandantenaufträge je Leistungsart bzw. Dienstleistung erfassen. Üblicherweise haben Sie diese Informationen auf Vergangenheitsbasis in Ihrer Kanzleisoftware, wenn Ihr Team eine Zeiterfassung durchgängig durchführt. Es erfolgt nur die Zuordnung echter variabler Kosten – d. h. Kosten die nur entstehen, wenn der Auftrag angenommen wird, also z. B. keine Personalkosten von Festangestellten. Nur so bleiben Sie konsequent in der Systematik der Deckungsbeitragsrechnung.

Je Mandant erfassen Sie die Aufträge nach Leistungsart – Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung, Beratungen und ggf. weitere Dienstleistungen, die Sie und Ihr Team in Ihrer Kanzlei erbringen.

 
Praxis-Tipp

Deckungsbeitragsrechnung zur Analyse nutzen

Nutzen Sie diese Aufstellung, um Ihr Honorarsystem zu überdenken, oder auch als Basis dafür, mit welchen Mandanten Entwicklungsgespräche oder die Trennung aus betriebswirtschaftlichen Gründen angedacht werden sollten.

 
Praxis-Beispiel

Planung Aufträge (Kostenträger)

 
Mandantenauftrag Umsatz variable Kosten DBI/Auftrag Stunden/Auftrag DBI/Stunde
M0001 FiBu 200 EUR - 200 EUR 2,75 72,73 EUR
M0001 LoBu 50 EUR - 50 EUR 1 50 EUR
M0001 JA 4.000 EUR 20 EUR 3.980 EUR 20 199 EUR
M0001 ESt 500 EUR 15 EUR 485 EUR 5 97 EUR
M0001 Berat. - - - 0  
M0002 FiBu 250 EUR - 250 EUR 4 62,50 EUR
M0002 LoBu 120 EUR - 120 EUR 1,5 80 EUR
M0002 JA 5.000 EUR 20 EUR 4.980 EUR 30 166 EUR
M0002 ESt 800 EUR 10 EUR 790 EUR 3 263,33 EUR
M0002 Berat. 3.000 EUR 200 EUR 2.800 EUR 20 140 EUR
M0003 FiBu 400 EUR - 400 EUR 6 66,67 EUR
M0004 Berat. - - - 0  
2.100.000 EUR 20.000 EUR 2.080.000 EUR 2.3000 90,43 EUR
Summe 2.094.055 EUR 2.3093,25 90,68 EUR

Schritt 5: Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung inkl. Kapazitäten

Der letzte Schritt der Planungserstellung besteht in der Konsolidierung der bisher erfassten Informationen. Sie erhalten auf der Ebene des Deckungsbeitrags I (DBI) den Überblick über die Gesamtkanzlei hinsichtlich Deckungsbeitrag und Kapazitätsnutzung sowie freie Kapazität. Je Team rechnen Sie ebenso die Kosten je Team und die Kapazität innerhalb des Teams, die für die Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung steht. Zudem erhalten Sie einen auf Deckungsbeitrag basierenden Kostensatz je Stunde Kapazität. Auf der Ebene des Deckungsbeitrags III (DBIII) erhalten Sie den verbleibenden Gewinn der Kanzlei.

 
Praxis-Beispiel

Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung inkl. Kapazitäten

 
DBIII 323.555 EUR
Kosten GF 111.000 EUR
Kapazität GF 894
Kosten allgemeine Verwaltung 45.500 EUR
DBII 480.055 EUR
Kosten Team 1 288.000 EUR
Kapazität Team 1 8.673
Kosten Team 2 442.000 EUR
Kapazität Team 2 10.040
Kosten Team 3 442.000 EUR
Kapazität Team 3 9.040
Kosten Team 4 442.000 EUR
Kapazität Team 4 11.040
Gesamtkosten 1.770.500 EUR
Gesamtkapazität 39.687

DBI

(= Summe Kostenträger/Mandantenaufträge)
2.094.055 EUR
Kapazitätsnutzung 23.093,25
freie Kapazität 16.593,75

© Ulf Hausmann CONSULTING & Hans Peter Rühl 2016

In dieser oder ähnlicher Form können Sie für sich die Auftrags- und Kapazitätsplanung sowie die Kosten und Umsatzplanung vornehmen, um so die Rentabilität Ihrer Kanzlei zu planen. Das ist die Basis, auf der dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Teams ihre wöchentliche Arbeit planen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, an einer Tafel visualisiert eine Jahresabschlussplanung in der Kanzlei zu haben. Hier geht es darum, einen Überblick über geplante und erledigte Jahresabschlüsse des Jahres herzustellen. Klares Ziel sollte es sein, im laufenden Jahr sämtliche relevante Jahresabschlüsse des Vorjahrs fertigzustellen.

Wie Sie die Methodik der vorgestellten Planung umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Auch ist es nicht wichtig, welche Software Sie nutzen. Für kleine Kanzleien reichen meist einfache Excel-Lösungen. Folgende praktische Aspekte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:

  • Beziehen Sie Ihr Personal in die Planung ein. Optimalerweise erfolgt ein Planungsvorschlag seitens der Mitarbe...

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