Ulf Hausmann

Das entscheidende für Ihre Auftrags- und Kapazitätsplanung sind nicht technische Details, sondern dass Sie damit in der Lage sind, sich effektiv einen Überblick zu verschaffen. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter leicht einen Zugriff auf die Planung haben. In der Praxis haben sich zur Visualisierung Whiteboards oder wöchentlich in DIN A3 ausgedruckte Arbeitspläne als hilfreich erwiesen. Entscheidend ist, dass mithilfe der Planung eine möglichst genaue, aber vor allen Dingen effektive Kommunikation im Team stattfinden kann, um z. B. montagmorgens die Arbeitswoche zu planen.

Im Folgenden wird ein Beispiel dargestellt, wie Sie in einer Kanzlei mit Teamstruktur eine solche Planung erstellen und aufbauen können. Diese Struktur der Kanzlei besteht aus einem Bereich für Geschäftsführung, allgemeine Verwaltung und Sekretariat sowie 4 Teams, in denen Aufträge für Mandanten abgearbeitet werden.

Schritt 1: Stundenkapazität pro Person

Ausgehend von der wöchentlichen Arbeitszeit – z. B. 40 Stunden – erfassen Sie je Person die Stundenkapazitäten pro Tag, Woche, Monat und Jahr. Davon ziehen Sie Feiertage, Krankheitstage sowie Urlaubstage ab und erhalten im Ergebnis die Sollstunden, d. h. die komplette Jahresarbeitszeit des Mitarbeiters pro Jahr. Davon ziehen sie strukturiert nach inhaltlichen Themen Zeitbudgets pro Jahr für Tätigkeiten ab, die dem Mandanten nicht weiterberechnet werden können.

Die Themen variieren je nach Funktion und unterscheiden sich von Führungskräften und Sachbearbeitern. Beispiele für solche Zeiten:

  • sämtliche Organisations-, Führungs- und Managementaufgaben
  • Fortbildung
  • Beziehungsmanagement und Marketing
  • Qualitätsmanagement
  • interne Kommunikation, Teamsitzungen
  • Projekte (z. B. Einführungen oder Entwicklung digitaler Dienstleistungen oder neuer Beratungsprodukte)
  • interner Wissenstransfer
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ausbildung dieser

Im Ergebnis haben Sie so die Zeit des Mitarbeiters ermittelt, die tatsächlich für die Umsatzgenerierung durch die Abarbeitung von Mandanten verbleibt.

 
Praxis-Beispiel

Stundenkapazität pro Person

 
Kapazitätsberechnung Mitarbeiter 1 Tage Stunden
Stunden/Woche   40
Stunden/Monat   173,33
Stunden/Tag   8
Stunden/Jahr   2.080
Feiertage 10 80
Krankheit 7 56
Urlaub 30 240
Sollstunden/Jahr   1.704
nicht berechenbar eigene Fortbildung   56
nicht berechenbar QM-Beauftragter   200
nicht berechenbar Internes   80
nicht berechenbar Projekt 1   20
nicht berechenbar Projekt 2   45
nicht berechenbar Projekt 3   60
Summe nicht berechenbarer Stunden   461
Kapazität für Aufträge/Jahr in Stunden   1.243

Schritt 2: Stundenkapazität pro Team

Diese Prozedur wiederholen sie für jeden Mitarbeiter im Team. Wichtig ist selbstverständlich, dass die Zeiten sowohl die Inhalte der nicht abrechenbaren Zeiten sowie der damit verbundenen Projekt- oder Qualitäts- oder Fortbildungsziele mit dem Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch einzeln besprochen werden. Dann besteht das Einvernehmen bezüglich der Verantwortung des Mitarbeiters, diese Planung mit Verantwortung einzuhalten und die damit verbundenen Ziele umzusetzen.

Als Ergebnis erhalten Sie die Gesamtkapazität des Teams, die für das Jahr zur Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung steht. So können Sie auch eine plausible Umsatzplanung erstellen, insbesondere wenn Sie aus der Zeiterfassung der Vergangenheit die entsprechende Zeit und die entsprechenden Umsatzinformationen haben.

 
Praxis-Beispiel

Stundenkapazität pro Team

 
Kapazitätsberechnung Team A Tage MA 1 MA 2 MA 3 MA 4 MA 5 MA 6
Stunden/Woche   40 40 40 40 40 40
Stunden/Monat   173,33 173,33 173,33 173,33 173,33 173,33
Stunden/Tag   8 8 8 8 8 8
Stunden/Jahr   2.080 2.080 2080 2.080 2.080 2.080
Feiertage 10 80 80 80 80 80 80
Krankheit 7 56 56 56 56 56 56
Urlaub 30 240 240 240 240 240 240
Sollstunden/Jahr   1.704 1.704 1.704 1.704 1.704 1.704
nicht berechenbar eigene Fortbildung   56 56 56 56 56 56
nicht berechenbar QM   200 20 20 40 40 20
nicht berechenbar Internes   80 80 80 80 80 80
nicht berechenbar Projekt 1   20 60 25 25    
nicht berechenbar Projekt 2   45       40 80
nicht berechenbar Projekt 3   60   20 20    
Summe nicht berechenbarer Stunden   461 216 201 221 216 236
Kapazität für Aufträge/Jahr in Stunden   1.243 1.488 1.503 1.483 1.488 1.468
               
Teamkapazität/Jahr in Stunden   8.673          

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