Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Reisekosten seit 2014

I. Allgemeines

1. Reisekostenrecht – Neuregelung seit 2014

 

Rz. 1

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Das steuerliche Reisekostenrecht wurde mit Wirkung vom 01.01.2014 umgestaltet, teilweise mit gravierenden Auswirkungen. Davon abweichende Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien 2013 sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr anzuwenden. Das BMF hat mit Schreiben vom 24.10.2014 ausführlich zu den Neuregelungen Stellung genommen (BMF vom 24.10.2014, AZ: IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl I 2014, 1412). Vereine/Verbände sollten Arbeitsverträge, die lohnsteuerliche Handhabung und ihre Regelungen zum Reiskostenrecht auf entsprechende Anpassungen überprüfen.

2. Im Einkommensteuergesetz geänderte Vorschriften

 

Rz. 2

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Die wichtigsten Änderungen im Zusammenhang mit dem neuen Reisekostenrecht betreffen folgende Vorschriften des EStG:

Bei weiteren Änderungen im EStG handelt es sich i. d. R. um redaktionelle Folgeänderungen.

3. Die wichtigsten Änderungen im Überblick

 

Rz. 3

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Zusammenfassend sind folgende wichtige Neuregelungen seit 01.01.2014für Vereine/Verbände zu beachten:

  • Der bis 2013 maßgebende Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird ersetzt durch die Definition der "ersten Tätigkeitsstätte" (s. § 9 Abs. 4 EStG, Anhang 10).
  • Die Höhe und die Anerkennung der Entfernungspauschale (einfache Fahrt anstelle von Reisekosten, also Hin- und Rückfahrt) richtet sich nunmehr nach der "ersten Tätigkeitsstätte".
  • Seit 2014 gibt es nur noch zwei Verpflegungspauschalen anstatt bisher drei.
  • Für eine bei einer Auswärtstätigkeit gestellte Verpflegung gibt es eine neue Pauschalierungsmöglichkeit.

Diese Änderungen haben Auswirkungen beim (lohn-)steuerfreien Arbeitgeberersatz sowie beim Ansatz von Werbungskosten (Einkommensteuererklärung).

II. Abzugsfähigkeit von Reisekosten

1. Definition der Reisekosten

 

Rz. 4

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Als Reisekosten bezeichnet man alle Kosten, die durch eine so gut wie ausschließlich beruflich/betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers oder Unternehmers entstehen (s. R 9.4 Abs. 1 LStR, Anhang 8a).

2. Umfang der Reisekosten

 

Rz. 5

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Zu den Reisekosten gehören

  • Fahrtkosten,
  • Mehraufwendungen für Verpflegung,
  • Übernachtungskosten,
  • Reisenebenkosten (z. B. Telefon-, Portokosten, Telefax, Schriftverkehr betrieblichen Inhalts, Parkgebühren, Garagenmiete, Parkplatz- und Straßenbenutzungsgebühren).

Nicht zu den Reisekosten gehören die nicht beruflich/betrieblich veranlassten Aufwendungen sowie die Aufwendungen, die für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte/Betriebsstätte entstehen. Sämtliche danach verbleibenden Reisekosten sind als Kosten einer Auswärtstätigkeit grundsätzlich unbeschränkt abzugsfähig, sei es als Betriebsausgaben beim Unternehmer oder Arbeitgeber, sei es als Werbungskosten beim Arbeitnehmer.

 

Rz. 6

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Entsprechende Aufzeichnungen für Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg sowie Nachweise durch geeignete Unterlagen (z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr usw.) sind erforderlich. Hierzu s. Tz. 25 ff.

 

Rz. 7

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

Nur mittelbar mit der beruflich/betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit im Zusammenhang stehende Kosten (z. B. Kosten für die Anschaffung von Bekleidung etc.) sind keine Reisekosten.

3. Steuerfreier Kostenersatz und Abzug als Werbungskosten

 

Rz. 8

Stand: EL 104 – ET: 09/2017

In der Praxis erstatten steuerbegünstigte Körperschaften ihren Arbeitnehmern i. d. R. die entstandenen Reisekosten in Anlehnung an die steuerlichen Bestimmungen lohnsteuerfrei (s. § 3 Nr. 16 EStG, Anhang 10).

Die Folgen sind:

  • Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers in voller Höhe, entfällt beim Arbeitnehmer insoweit der Abzug der Kosten als Werbungskosten, denn die Erstattungen mindern die entstandenen Reisekosten.
  • Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge als die steuerfreien Pauschalen oder Kostenübernahmen, sind die übersteigenden Beträge als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
  • Liegen die steuerfreien Erstattungen des Vereins/Verbands unter den steuerlichen Höchstbeträgen oder unter den tatsächlichen Kosten, so kann der Arbeitnehmer den Unterschiedsbetrag als Werbungskoste...

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