Stand: EL 122 – ET: 07/2021

Das Vereinsleben in Deutschland wäre ohne den Einsatz von ehrenamtlich tätigen Personen gar nicht vorstellbar. Neben den vielen ehrenamtlichen Helfern üben auch die Präsidiums-/Vorstandsmitglieder von gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Zwecken dienenden Körperschaften ihre Tätigkeit im Regelfall ehrenamtlich aus. Erhalten die ehrenamtlich tätigen Kräfte für ihre Leistungen Vergütungen, ist für die steuerliche Beurteilung zu unterscheiden, ob die Vergütung lediglich die tatsächlich entstandenen Aufwendungen (Aufwandsersatz) abdecken sollen, oder ob mit der Vergütung auch eine Tätigkeitkeitsvergütung verbunden ist. Bei einem bloßem Ersatz von tatsächlich entstandenen Aufwendungen erzielt der Ehrenamtler noch keine steuerlich relevanten Einkünfte. Insbesondere erhält er insoweit keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bei einer Erstattung der tatsächlich entstandenen und angemessenen Aufwendungen, die zudem im Interesse der Vereins getätigt wurden, bewirkt der Verein zudem auch keine schädliche Mittelfehlverwendung (§ 55 Abs. 1 AO, Anhang 1b), welche die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet.

Regelmäßig entstehen den ehrenamtlichen Kräften folgende Aufwendungen, die durch die steuerbegünstigten Vereine ersetzt werden können:

  • Fahrtkosten,
  • Reisekosten,
  • Portokosten,
  • Auslagen für Büromaterial,
  • Telefongebühren,
  • Aufwendungen für Heizung und Beleuchtung, ggf. auch die anteilige Miete/Kosten für einen Raum, der dem Verein zur Verfügung gestellt wird.

Grundvoraussetzung für die Erstattung von Aufwendungen ist jedoch, dass diese dem Ehrenamtler auch tatsächlich in der erstatteten Höhe entstanden sind. Daher muss der ehrenamtlich Tätige gegenüber dem Verband/Verein die ihm entstandenen Aufwendungen durch Vorlage von Belegen nachweisen bzw. glaubhaft machen. Ein Einzelnachweis der getätigten Ausgaben ist dann nicht erforderlich, wenn die pauschalen Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht überschreiten und nicht unangemessen hoch sind. Bei den oben aufgeführten erstattungsfähigen Kosten handelt es sich m. E. um Auslagenersatz i. S. v. § 3 Nr. 50 EStG (Anhang 10), der – bei dem Empfänger – steuerfrei gestellt wird. S. auch BMF vom 26.11.1984, BStBl I 1984, 591.

Für die Zulässigkeit einer Erstattung von Aufwendungen bedarf es – anders als für Tätigkeitsvergütungen! – keiner entsprechenden Regelung in der Satzung (BMF vom 21.11.2014, BStBl I 2014, 1581).

Wird eine Vergütung gewährt, die die Höhe des Auslagenersatzes übersteigt oder erfolgt eine pauschale Vergütung, die höher ist als der tatsächliche Aufwand, handelt es sich beim übersteigenden Betrag entweder um Arbeitslohn (§ 19 EStG, Anhang 10) oder um sonstige Einkünfte (§ 23 EStG, Anhang 10). Die Zahlung von allgemeinen Kostenpauschalen, ohne dass diesen erkennbar tatsächlich entstandene Aufwendungen entgegenstehen, wird von der Finanzverwaltung nicht anerkannt. Selbst dann nicht, wenn es sich um geringfügige Beträge handelt.

Aufgrund des BFH-Urteils vom 23.10.1992 (VI R 59/91, BStBl II 1993, 303) in dem der BFH eine geringfüge Überschreitung der Vergütungen über die tatsächlich entstandenen Aufwendungen noch nicht als Arbeitslohn eingestuft hat, wäre es von Seiten der Verwaltung m. E. sinnvoll, eine Kostenpauschale von 25 EUR monatlich zum Abzug zuzulassen.

Erfolgt jedoch nicht nur eine Erstattung der tatsächlich angefallenen Aufwendungen, sondern wird auch der Arbeitseinsatz (Arbeits- und Zeitaufwand) vergütet, ist Arbeitslohn im Rahmen eines Dienstverhältnisses anzunehmen, der auch Steuerpflicht auslösen kann (BFH vom 02.10.1968, VI R 25/68, BStBl II 1969, 158).

Soweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt, können die Vorstandsmitglieder ihre tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten nach § 9 EStG (Anhang 10) bei ihrer Einkommensteuer geltend machen, wenn die Aufwendungen nicht durch den Verein ersetzt werden. Übersteigen die Aufwendungen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1 000 EUR (§ 9a Nr. 1 Buchst. a EStG, Anhang 10), würden sie sich steuerlich auswirken.

Erzielen die ehrenamtlich Tätigen keine Einnahmen, können die mit der ehrenamtlichen Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Kosten – mangels Einkunftsquelle – nicht als Werbungskosten abgezogen werden.

Arbeiten Verbands-/Vereinsmitglieder bei Veranstaltungen (Festivitäten) ehrenamtlich mit, wird insoweit kein Dienstverhältnis zum Verein begründet. Dies gilt auch dann, wenn das Vereinsmitglied für seine Tätigkeit Auslagenersatz erhält.

Einnahmen eines Verbands-/Vereinsmitglieds für seine ehrenamtliche Tätigkeit können ggf. auch Einkünfte aus Leistungen i. S. d. § 22 Nr. 3 EStG (Anhang 10) begründen, wenn die Tätigkeit nicht zu einer anderen Einkunftsart gehört. Auch eine ehrenamtliche Tätigkeit wird von dem Tatbestand des § 22 Nr. 3 EStG (Anhang 10) erfasst, wenn die Zahlung der Vergütung, wie beispielsweise ein Tagegeld für die Teilnahme an Vorstandsitzungen, durch die ehrenamtliche Tätigkeit des Mitglieds ausgelöst ist und die Tätigkeit nach dem Gesamtbild der Verhältniss...

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