Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / VI. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Zwecke der Sozialversicherung

Tz. 60

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Der Verein/Verband als Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten folgende Entgeltsunterlagen getrennt nach Kalenderjahren in deutscher Sprache so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen vermitteln können (s. § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV, § 8 Beitragsverfahrensverordnung – BVV).

1. Grundsatz

Tz. 61

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Der Verband/Verein hat gem. § 8 Abs. 1 BVV in den Entgeltsunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:

• Beitragsnachweise und Belege über erstattete Meldungen zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung);
• die Personalien des Beschäftigten, ggf. auch das betriebliche Ordnungsmerkmal. Bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel;
• die Beschäftigungsart (ggf. verschlüsselt);
• die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben (ggf. verschlüsselt);
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen;
• Beginn und Ende der Beschäftigung;
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung; ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht;
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung;
• Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit;
• die Aufstockungsbeträge bei Altersteilzeitbeschäftigungen (s. § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b Altersteilzeitgesetzes);
• den Beitragsgruppenschlüssel sowie die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (ggf. verschlüsselt);
• das gezahlte Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen;
• den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt;
• bei Entsendung des Beschäftigten ins Ausland, Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung;
• weitere für die Erstattung von Meldungen erforderliche Daten z. B. der Familienstand, die Staatsangehörigkeit des Beschäftigten etc., soweit diese nicht aus anderen Unterlagen ersichtlich sind.

Tz. 62

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Folgende Unterlagen sind nach § 8 Abs. 2 BVV vom Verband/Verein zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

• Unterlagen, aus denen die nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, 9, und 17 BVV erforderlichen Angaben ersichtlich sind;
• die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung nach § 175 Abs. 2 SGB V;
• die Daten der erstattenden Meldungen;
• die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben;
• die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird;
• der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist;
• die Erklärung des Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet wird;
• die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber, dass die Gleitzonenregelung in der gesetzlichen Rentenversicherung nach § 276b Abs. 2 SGB VI Anwendung finden soll;
• die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes;
• die Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen, sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind;
• eine Kopie des Antrags nach § 7a Abs. 1 SGB IV mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen sowie deren Bescheid nach § 7a Abs. 2 SGB IV;
• den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 SGB IV;
• die Aufzeichnung nach § 19 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendungsgesetz und nach § 17 Abs. 1 MiLoG;
• den Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 SGB XI;
• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen;
• die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich Arbeitslohn sind;
• die Bescheinigung nach § 44 Abs. 5 SGB XI, wenn die Beschäftigung wegen Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird;
• die Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit i. S. d. § 3 Pflegegesetz.

Hinweis

Diese U...