Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufbewahrungspflicht/-fristen

I. Gesetzliche Grundlagen

Tz. 1

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Aufbewahrungspflicht ist die Pflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen zu Geschäftsvorfällen für handelsrechtliche oder steuerliche Zwecke geordnet aufzubewahren, damit auf diese Unterlagen innerhalb der gesetzlichen Fristen (beispielsweise durch Betriebsprüfer) zurückgegriffen werden kann.

Die handelsrechtlichen (für Kaufleute und Formkaufleute im Sinne des HGB geltenden) und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und Fristen ergeben sich aus § 257 HGB (s. Anhang 12g) und aus § 147 AO (s. Anhang 1b). Die Aufbewahrungspflichten knüpfen an die Buchführungspflichten nach Steuerrecht (§§ 140f. AO) sowie nach Handelsbilanzrecht (§§ 238ff. HGB) an.

Die Fristen betragen sechs Jahre (für empfangene und versandte Handelsbriefe, vgl. im Einzelnen Rz. 6), ansonsten zehn Jahre, können sich bei laufenden Betriebsprüfungen oder Steuerverfahren jedoch verlängern.

Die Aufbewahrungspflichten sollten durch steuerbefreite Körperschaften jedenfalls dann erfüllt werden, wenn (vgl. § 141 Abs. 1 AO, s. Anhang 1b)

• diese handelsrechtlich als Kaufmann gelten (z. B. als GmbH oder UG strukturiert sind) oder
• die Umsatzgrenze von 600 000 EUR oder
• die Gewinngrenze von 60 000 EUR im Jahr erfüllt ist.

Unternehmer i. S. v. § 2 UStG müssen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen zudem die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (s. Anhang 5) beachten, für Nichtunternehmer gilt eine Zweijahresfrist nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (Tz. 7).

II. Beginn der Aufbewahrungspflicht

Tz. 2

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht beginnt mit Schluss des Jahres, in dem ein Abschluss aufgestellt oder ein Handelsbrief empfangen wurde, vgl. im Einzelnen § 257 Abs. 5 HGB (s. Anhang 12g).

Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung vorgenommen worden ist, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, die Handels- oder Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind (s. § 147 Abs. 4 AO, Anhang 1b).

III. Aufzubewahrende Unterlagen nach HGB und AO

1. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Tz. 3

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach dem HGB sind insbesondere:

• Handelsbücher,
• Inventare (nebst Aufzeichnungslisten, Verzeichnislisten und Inventurrichtlinien),
• Eröffnungsbilanz,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte (falls vorhanden),
• Konzernabschlüsse und -lageberichte (falls vorhanden),
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (Kontenpläne, Kontenrahmen, Inventurrichtlinien, Richtlinien über ein internes Überwachungssystem, Systemdokumentationen über die EDV-Buchführung, u.Ä.)
• empfangene Handelsbriefe,
• abgesandte Handelsbriefe,
• Buchungsbelege.

Beachte!

Mit Ausnahme der in Urschrift aufzubewahrenden Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse können die vorbenannten Unterlagen unter den Voraussetzungen des § 257 Abs. 3 HGB (s. Anhang 12g) auch als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahrt werden.

2. Nach der Abgabenordnung (AO)

Tz. 4

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Nach § 147 AO (s. Anhang 1b) sind insbesondere folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Bücher,
• Aufzeichnungen, Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte,
• die Eröffnungsbilanz einschließlich der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
• die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Sonstige Unterlagen sind insbesondere:

• Auftrags- und Bestellunterlagen,
• Aus- und Einfuhrunterlagen,
• Bewertungsunterlagen,
• Preisverzeichnisse,
• Mahnvorgänge,
• betriebliche Konto- und Depotauszüge,
• Grundbuch- und Handelsregisterauszüge,
• Registrierkassenstreifen,
• Kassenzettel und Bons,
• Lohnabrechnungsunterlagen.

Beachte!

Auch hier können mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen die aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO (s. Anhang 1b) gegeben sind, vgl. Tz. 5 nachfolgend.

IV. Aufbewahrung der Unterlagen

Tz. 5

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO (s. Anhang 1b) – Zollanmeldungen und bestimmte andere zollrelevante Unterlagen – können die in § 147 Abs. 1 AO (s. Anhang 1b) aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Zu den Bildträgern und anderen Datenträgern zählen insbesondere die dauerhaften Datenträger i. S. v. § 126b BGB. Sofern keine s...