Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufbewahrungspflich ... / V. Aufbewahrungsfristen

Tz. 6

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen (s. § 257 Abs. 4 HGB, Anhang 12g und s. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, Anhang 1b):

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanzen,
• Jahresabschlüsse,
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB,
• Lageberichte,
• Konzernabschlüsse,
• Konzernlageberichte,
• Arbeitsanweisungen sowie Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen (s. § 257 Abs. 4 HGB, Anhang 12g und s. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, Anhang 1b):

• empfangene Handelsbriefe,
• abgesandte Handelsbriefe,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Tz. 7

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Beachte!

• Steuerrechtlich läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind und die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
• Mit der Neuregelung in § 147 Abs. 6 Satz 6 AO ist das Recht der Finanzbehörde auf einen Datenzugriff fünf Jahre nach einem Wechsel eines Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung auf die Möglichkeit beschränkt, einen Datenträger (sog. Z3-Datenzugriff) zu erhalten.
• Unternehmer i. S. d. Umsatzsteuergesetzes müssen alle Eingangsrechnungen sowie ein Doppel ihrer gestellten Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Leistungsempfänger, die keine Unternehmer sind (rein ideell tätige Vereine, Privatleute) müssen Rechnungen für Arbeiten an einer Immobilie (Haus, Wohnung, usw.) zwei Jahre aufbewahren.