LSt-Anmeldungen, USt-Voranmeldungen, Verpflichtung zur authentifizierten Übermittlung

OFD Koblenz, 19.8.2013, S 0321 A - St 35 2/Z 14 2

Umgang mit Papieranmeldungen nach dem 31.8.2013 (nach Ablauf der Kulanzregelung)

Die Verfügung regelt für die Arbeitgeber- und Umsatzsteuerstellen den verfahrensrechtlichen Umgang mit Steueranmeldungen, die nach dem 31.8.2013 auf Papier abgegeben werden.

1. Schließung des freien elektronischen Zugangs ab dem 1.9.2013

Ab dem 1.1.2013 müssen Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen zwingend authentifiziert übermittelt werden. Dies ergibt sich aus § 41a Abs. 1 Satz 2 EStG bzw. § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Steuerdaten-Übermittlungsverordnung. Aus Kulanzgründen werden bis zum 31.8.2013 auch Übermittlungen ohne Authentifizierung akzeptiert. Ab dem 1.9.2013 ist eine elektronische Übermittlung dieser Anmeldungen ohne Authentifizierung nicht mehr möglich. Die Arbeitgeber und Unternehmer wurden hierauf wiederholt hingewiesen (vgl. Kurzinfo vom 2.7.2013, ZD_2013K054 – O 2258/2298-ZD 12 24). Es ist dennoch mit einem Anstieg von Papieranmeldungen nach dem 31.8.2013 zu rechnen.

2. Rechtliche Stellung einer Papieranmeldung

Ich bitte ab dem 1.9.2013 folgende verfahrensrechtliche Position zu vertreten:

Eine Anmeldung, die entgegen der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung weiterhin auf Papier eingereicht wird und die von dem FA nicht aufgrund der Härtefallregelung akzeptiert wird (siehe unter Tz. 4), gilt als nicht abgegeben. Sie kann folglich nicht die Wirkung einer Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 168 AO) entfalten, die Festsetzungsverjährung (§ 170 AO) nicht in Gang setzen und auch keine Aufrechnungslage herstellen. Das FA hat in diesen Fällen die Abgabe der Anmeldung in der gesetzlich vorgeschriebenen Form zu erzwingen und/oder die Steuer im Wege der Schätzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung festzusetzen (§ 167 Abs. 1 Satz 1 zweite Alternative AO).

3. Schätzung im Falle einer Papieranmeldung

Bei der Schätzung sind alle Umstände zu berücksichtigen, die von Bedeutung sind (§ 162 Abs. 1 Satz 2 AO). Sie ist jedoch kein Ersatz für wirkungslose Sanktionsmittel. Sie hat vielmehr den tatsächlichen Besteuerungsgrundlagen so nahe wie möglich zu kommen. Das gilt ganz gleich, ob die Schätzung zu einer Nachzahlung oder Erstattung führt. Von einer Abweichung der vom Steuerpflichtigen erklärten Werte, allein nur weil diese auf Papier erklärt wurden, besteht daher kein Raum. Die mit einer Schätzung üblicherweise verbundene Unsicherheit bei der Bestimmung der Besteuerungsgrundlagen ist hier nicht gegeben.

3.1 Schätzung in Erstattungsfällen

Das FA ist allerdings nicht verpflichtet, umgehend zu schätzen. Erst recht nicht, wenn dem Steuerpflichtigen, der seine Erklärungspflichten verletzt, ein Vorteil hieraus erwächst. Der Steuerpflichtige ist daher mit Eingang seiner Papieranmeldung beim FA unverzüglich zu unterrichten, dass seine Anmeldung wegen Verstoß gegen die Formvorschriften nicht akzeptiert wurde und dass seine Erklärungspflicht weiterhin besteht. Dazu können die UNIFA-Vorlagen „Beanstandung UStVA” im Ordner Zentral\USt bzw. „Unterr Arbeitg fehlerhafte LohnsteuerAnmeldung” im Ordner Zentral\LSt verwendet werden.

Der Fall ist für diesen Anmeldungszeitraum im Grundinformationsdienst unter „Aussetzung der Überwachung” von der maschinellen Überwachung herauszunehmen und statt dessen personell zu überwachen. Die Schätzung muss spätestens vor Eintritt der Festsetzungsverjährung erfolgen.

Das UVV-Verfahren wird sich aber zu diesem Zeitpunkt in aller Regel durch die Jahresfestsetzung erledigt haben (vgl. BFH-Urteil vom 15.6.1999, VII R 3/97).

3.2 Schätzung in Nachzahlungsfällen

Die Schätzung ist mit Eingang der Papieranmeldung umgehend durchzuführen (UFA 54 für die Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. UFA 60 für die Lohnsteuer-Anmeldung). Eine vorherige Ankündigung ist nicht erforderlich, da die Schätzung zu keiner Abweichung von der selbst berechneten Steuer führt. Die Lohnsteuerfestsetzung ist unter dem Vorbehalt der Nachprüfung durchzuführen. Die Festsetzung der Umsatzsteuervorauszahlung steht kraft Gesetzes unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 Abs. 1 Satz 2 AO). In den Erläuterungen zur Festsetzung ist folgender Text personell aufzunehmen:

• Für die Lohnsteuerfestsetzung:

  „Die Lohnsteuer-Anmeldung ist ab dem 1.1.2013 elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung zu übermitteln (§ 41a Abs. 1 Satz 2 EStG). Sie kann nur dann auf Papier abgegeben werden, wenn ein Härtefall (§ 150 Abs. 8 AO) vorliegt. Die von Ihnen auf Papier abgegebene Anmeldung wurde nicht akzeptiert, da keine Gründe, die einen Härtefall rechtfertigen würden, erkennbar sind. Die Steuer wurde statt dessen im Wege der Schätzung festgesetzt. Weitere Informationen zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen erhalten Sie im Internet unter www.elster.de.”

• Für die Umsatzsteuerfestsetzung:

  „Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ab dem 1.1.2013 elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung zu ü...