11.03.2014 | Top-Thema Was Steuerberater bei Mandantenveranstaltungen beachten sollten

Tipps für die Planung und den Zeitplan

Kapitel
Die Veranstaltung muss sorgfältig geplant werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Ob Erfolg oder Pleite einer Veranstaltung: Oft sind es Banalitäten, die darüber entscheiden. Professionelle Räume und aktuelle Technik sind ebenso wichtig wie genügend Getränke, ausreichend Parkplätze und eine verständliche Anfahrtsbeschreibung. Eine Nachbereitung vermeidet zumindest, dass sich Fehler wiederholen.

Unverzichtbar ist es dagegen, sich den Gästen persönlich zuzuwenden: Wenn Partner im Gespräch unter sich bleiben oder sich in längere Zweierdialoge vertiefen, macht dies einen schlechten Eindruck. Denn eines sollte jedem Ausrichter einer Mandantenveranstaltung klar sein: Die einladende Kanzlei, deren Partner, Steuerberater und Mitarbeiter sind der persönliche Gastgeber dieses besonderen Abends.

Im Folgenden erhalten sie wichtige Tipps für die Planung und den Zeitplan einer Mandantenveranstaltung:

Was tun?

Wie anpacken?

Wann beginnen?

Vorüberlegung und Zielsetzung 

Ziel und Rahmenbedingungen festsetzen

mindestens ein Jahr vorher

Veranstaltungsraum

  • abhängig von der Veranstaltung und den Räumlichkeiten in der Kanzlei suchen und reservieren
  • Besichtigen der Räume 

Unter Umständen ein Jahr vorher (besondere Locations sind langfristig ausgebucht)

Ablaufplanung

  • Je nach Zielsetzung skizzieren
  • Rahmenprogramm und Catering planen und organisieren 

Unter Umständen ein Jahr vorher

Vortrag planen

  • Referent buchen oder Thema identifizieren
  • Infomaterial sammeln
  • Präsentation vorbereiten, Skript erstellen 

Individuell, drei bis vier Monate vorher

Einladungen

  • Entwerfen, drucken versenden
  • Rückantwortformular auswerten
  • Bestätigung und Anfahrtsplan versenden

Versand etwa sechs Wochen vorher

Mitarbeiter einweisen

Briefing zur

  • Veranstaltung
  • zum Ablauf
  • zu den Teilnehmern

Sechs Wochen vorher

Technik

Ggf. erforderliche Technik ausleihen und testen

Sechs Wochen vorher

Vortrag

  • Vortrag üben
  • Länge überprüfen
  • ggf. "Probepublikum" einladen 

Individuell, eine Woche vorher

Unterlagen

  • Repräsentatives Material zum Mitnehmen vorbereiten
  • Namensschilder erstellen

Eine Woche vorher (wenn Teilnehmerzahl feststeht)

Nachbereitung

  • Was gibt es zu verbessern?
  • ggf. Dankschreiben oder E-Mail
  • ggf. Nachbericht an Gäste und alle anderen Mandanten
  • Fotos und Bericht auf Homepage etc. 

Im Anschluss an die Veranstaltung





Schlagworte zum Thema:  Steuerberater, Steuerberatung, Kanzleimanagement, Kanzleimarketing

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