Nur noch wenig Zeit bleibt den Unternehmen bzw. ihren Steuerberatern, um die Erstattung von im EU-Ausland angefallener Umsatzsteuer für das Jahr 2011 zu beantragen. Die Frist für die Vorsteuervergütung endet am 30. September 2012.
Im Geschäftsverkehr kommt es häufig vor, dass Unternehmen Eingangsrechnungen mit ausländischer Mehrwertsteuer erhalten. Angestellte besuchen Messen und Ausstellungen in anderen Staaten und verursachen Reisekosten. Unternehmer erbringen Wartungs- und Montagearbeiten an von ihnen gelieferten Maschinen beim Kunden im Ausland. Dafür müssen oft vor Ort Ersatzteile beschafft werden. Die Lkw von Speditionen müssen im Ausland betankt und mit dem Einbau von Ersatzteilen repariert werden etc.
In all diesen Fällen werden die Unternehmen mit Rechnungen konfrontiert, die ausländische Umsatzsteuer enthalten. Im Gegensatz zu inländischen Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug bei der eigenen Umsatzsteuerschuld berechtigen, müssen sich die Unternehmen bei den Auslandsrechnungen in einem besonderen Erstattungsverfahren von der Umsatzsteuer als Kostenfaktor entlasten.
Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer, dem in einem anderen EU-Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann bei der zuständigen zentralen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 EUR betragen.
Der Antrag muss bis zum 30.9. des auf das Jahr der Rechnungstellung folgenden Kalenderjahres gestellt werden. Er ist - für jeden EU-Mitgliedstaat gesondert - auf elektronischem Weg über ein inländisches Portal ( www.elster.de oder www.bzst.de) beim Bundeszentralamt für Steuern - BZSt - einzureichen.
Bei Bemessungsgrundlage > 1.000 EUR Kopien erforderlich
Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 EUR (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 EUR), muss der Antragsteller dem Antrag Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente beifügen, wenn der Vergütungsmitgliedstaat dies vorsieht.
Die über das elektronische Portal eingereichten Anträge werden vom BZSt als für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zuständige deutsche zentrale Behörde auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Stellt das BZSt fest, dass der Antrag zulässig ist, leitet es diesen an den Vergütungsmitgliedstaat über eine elektronische Schnittstelle weiter. Das BZSt übermittelt dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang (des zulässigen Antrags). Die Weiterleitung an den Vergütungsmitgliedstaat muss innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags erfolgen.
Der Erstattungsstaat setzt den Antragsteller auf elektronischem Wege unverzüglich vom Datum des Eingangs des Antrags bei sich in Kenntnis. Er teilt dem Antragsteller auch innerhalb von 4 Monaten ab Eingang des Erstattungsantrags mit, ob die Erstattung gewährt oder abgewiesen wird.
Ist der Erstattungsstaat der Auffassung, dass er nicht über alle relevanten Informationen verfügt, kann er insbesondere beim Antragsteller oder bei den zuständigen Behörden des Ansässigkeitsstaats innerhalb des 4-Monats-Zeitraums elektronisch zusätzliche Informationen anfordern. In diesem Fall teilt er dem Antragsteller innerhalb von 2 Monaten ab Eingang der angeforderten Informationen mit, ob er die Erstattung gewährt oder den Erstattungsantrag abweist. Der Zeitraum, der für die Entscheidung über eine vollständige oder teilweise Erstattung ab Eingang des Erstattungsantrags im Erstattungsstaat zur Verfügung steht, beträgt jedoch auf jeden Fall mindestens 6 Monate. Wenn der Erstattungsstaat weitere zusätzliche Informationen anfordert, teilt er dem Antragsteller innerhalb von 8 Monaten ab Eingang des Erstattungsantrags bei sich die Entscheidung über eine vollständige oder teilweise Erstattung mit.
Die Erstattung erfolgt spätestens innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Ablauf der vg. Fristen. Sie ist im Erstattungsstaat oder auf Wunsch des Antragstellers in jedem anderen Mitgliedstaat auszuzahlen. Im letzten Fall zieht der Erstattungsstaat von dem an den Antragsteller auszuzahlenden Betrag die Kosten der Banküberweisung ab.