21.11.2013 | Top-Thema Handlungsbedarf bei Reisekostenbestimmungen in Unternehmen und Gestaltungsspielräume

Höhere Verpflegungspauschalen

Kapitel
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Der Gesetzgeber vereinfacht dabei die bisherige Regelung, indem er auf einen Teil der Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die dreistufige Staffelung durch eine zweistufige Staffelung der Pauschalbeträge ersetzt.

Nach der Neuregelung ergeben sich für 2014 die folgenden Inlandsverpflegungspauschalen, deren Höhe sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag bestimmt (§ 9 Abs. 4a EStG).

Die bisherige Verpflegungspauschale von 6 EUR ist entfallen. Neu ist auch, dass bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf (§ 9 Abs. 4a Nr. 2 EStG).

Abwesenheitsdauer

Pauschbetrag

bis als 8 Stunden

0 EUR

mehr als 8 Stunden

12 EUR

mindestens 24 Stunden

24 EUR

An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Dies kann der Anreisetag oder Abreisetag, aber auch der auf die Anreise folgende bzw. der auf die Abreise vorangehende Tag sein.

Unverändert bleibt die Verpflegungspauschale von 24 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, die eine mehrtägige (mindestens 3-tägige) berufliche Auswärtstätigkeit voraussetzt. Für mehrtägige Reisetätigkeiten entfällt aufgrund der für den An- und Abreisetag entfallenen Zeitstaffelung die Aufzeichnung der Abwesenheitszeiten durch das Lohnbüro.

Beispiel: Verpflegungspauschalen

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20.00 Uhr und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.

Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 24 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 12 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 12 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht mehr zu prüfen.

Das Beispiel zeigt, dass hinsichtlich der Verpflegungskosten deutlich höhere Spesen steuerfrei gezahlt werden dürfen als bisher. Bei 1-tägigen beruflichen Auswärtstätigkeiten kommt damit nur noch eine Pauschale in Betracht, die bei einer Mindestabwesenheitszeit von 8 Stunden doppelt so hoch ausfällt als bisher. Hauptnutznießer dieser großzügigen Spesenregelung sind die im Außendienst tätigen Arbeitnehmer, die täglich nach Hause zurückkehren.

Insbesondere Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Bau- und Montagearbeiter, Krankenpfleger im häuslichen Pflegedienst profitieren von der Anhebung der 1-tägigen Verpflegungspauschale, die bislang an eine kaum erreichte Abwesenheitsdauer von 12 Stunden geknüpft war. Sie erhalten ab 2014 mit 12 EUR pro Tag im Normalfall eine doppelt so hohe Verpflegungspauschale als bisher. Firmen, die ihre betrieblichen Auslösungen an die steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen geknüpft haben, müssen sich auf deutlich höhere Ausgaben einstellen oder die betrieblichen Reisekostenbestimmungen an an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. 

Hinweis: Anpassung der Reisekostenvorschriften im Unternehmen

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze sind als steuerliche Obergrenze für den steuerfreien Arbeitgeberersatz zu verstehen. Welche Auslösungen der Arbeitgeber für berufliche Auswärtstätigkeiten seiner Arbeitnehmer zu entrichten hat, bestimmt sich dagegen ausschließlich nach den arbeitsrechtlich getroffenen Vereinbarungen. Maßgebend sind die im Tarifvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Einzelarbeitsvertrag getroffenen Bestimmungen. Für Firmen mit umfangreichem Außendienst kann die Verdoppelung der Inlandsverpflegungspauschale auf 12 EUR für Arbeitnehmer mit Abwesenheitszeiten zwischen 8 bis 14 Stunden zu einem deutlichen höheren Reisekostenaufwand.

Dies lässt sich im Einzelfall durch eine Anpassung der betriebliche Reisekostenregelungen vermeiden. Hierbei ist zu unterscheiden, ob die Firma eine dynamische, an die steuerlichen Reisekosten geknüpfte Reisekostenverordnung festgelegt hat oder aber unabhängig von den steuerlichen Verpflegungspauschalen für den Arbeitgeberersatz feste Spesensätze für bestimmte Abwesenheitszeiten vorsieht. Während im letzteren Fall der Spesenaufwand betragsmäßig unverändert bleibt, bewirkt die steuerliche Anhebung der Verpflegungssätze bei dynamischen Reisekostenrichtlinien eine betragsmäßig gleiche Anhebung der betrieblichen Erstattungsleistung. Hier ist bei Bedarf eine Änderung der betrieblichen Reisekostenordnung angezeigt.

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Lohnsteuer, Einkommensteuer, Verpflegungspauschale, Erste Tätigkeitsstätte, Dienstwagen, Firmenwagen

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